Secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) (H/F) CDI

UDAF - Union départementale des associations familiales; Perrigny-lès-Dijon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation à but non lucratif recherche un(e) assistant(e) administratif(ive) pour gérer le secrétariat et soutenir les associations. Le candidat idéal possède une formation Bac à Bac+2 et une expérience dans le secrétariat administratif, avec de bonnes compétences en outils bureautiques et rédaction. Postes basés à Dijon avec des déplacements occasionnels. Date limite de candidature : 11/11/2025.

Qualifications

• Expérience confirmée en secrétariat administratif, idéalement dans le milieu associatif.
• Capacité à respecter des délais et à gérer des tâches multiples.

Responsabilités

• Organisation et suivi des instances statutaires.
• Suivi du dispositif de gestion des adhérents.
• Gestion administrative des réunions et soutien aux associations.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Capacités rédactionnelles

Sens de l’organisation

Discrétion et loyauté

Esprit d’équipe

Formation

Formation de niveau Bac à Bac+2

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Description du poste

Classification : Selon la grille et en fonction du profil et de l’expérience. Lieu de travail : Dijon (siège de l’u̩daf de Côte-d’Or). Date de prise de poste souhaitée : au plus tôt.

Contexte du recrutement

L’Union Départementale des Associations Familiales de Côte-d’Or (UDAF 21), reconnue d’utilité publique et investie d’une mission légale de représentation des familles (art. L. 211-3 du Code de l’action sociale et des familles), œuvre pour la défense des intérêts matériels et moraux des familles et fédère plus de 100 associations familiales dans le département.

Missions principales

• Organisation et suivi des instances statutaires
• Préparation et suivi des Conseils d’administration, Bureaux et Assemblées générales (convocations, logistique, rédaction des comptes rendus, formalités postérieures…)
• Gestion des commissions internes et de contrôle (convocations, organisation, rédaction des procès-verbaux)
• Suivi du dispositif de gestion des adhérents
• Suivi du dispositif de financement : complétude du rapport, mise à jour des tableaux de répartition, correspondances avec les associations et classement des comptes rendus financiers.
• Secrétariat général et appui administratif
• Gestion de la boîte mail générique et du courrier
• Accueil physique et téléphonique
• Appui administratif quotidien : rédaction, mise en page et diffusion de documents, suivi de dossiers administratifs, gestion des bases de données, impression, diffusion et archivage…
• Organisation logistique des réunions et des déplacements.
• Soutien aux associations et représentants familiaux
• Accueil, accompagnement et appui administratif aux associations adhérentes et partenaires dans les locaux de l’Udaf : réservation et préparation des salles, installation du matériel visio, intendance…
• Suivi des représentations familiales : gestion des appels à candidatures, désignations et renouvellements des représentants familiaux.
• Appui à la formation et à la communication des bénévoles.
• Secrétariat de la Médaille de l’Enfance et des Familles
• Préparation, vérification et transmission des dossiers à la préfecture.
• Organisation des commissions, suivi des enquêtes, envoi des distinctions aux mairies.

Compétences attendues

Connaissances et savoir-faire

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, outils collaboratifs).
• Capacités rédactionnelles et de synthèse (rédaction de comptes rendus et de courriers officiels).
• Sens de l’organisation, rigueur et respect des délais.
• Connaissance du fonctionnement associatif et des procédures administratives.

Savoir‑être professionnel

• Discrétion, loyauté et sens du service public associatif.
• Esprit d’équipe et aptitude à coopérer avec des interlocuteurs variés.
• Disponibilité, autonomie, réactivité et diplomatie.
• Capacité à représenter les valeurs familiales et citoyennes portées par l’Udaf 21.

Profil recherché

• Formation de niveau Bac à Bac +2 (secrétariat, gestion administrative, assistant de direction ou équivalent).
• Expérience confirmée en secrétariat administratif, idéalement dans le milieu associatif ou institutionnel.

Conditions d’exercice

• Déplacements occasionnels (préfecture, réunions partenariales, cérémonies).
• Moyens mis à disposition : poste informatique, téléphonie, logiciels internes, salle de réunion équipée.

Procédure de candidature

Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à adresser avant le 11/11/2025 au soir à Madame la Présidente de l’UDAF de Côte-d’Or.