Secrétaire Administratif(ve) polyvalent(e) (H/F)

AD31 S.A.S.U; Saint-Gaudens; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée dans les produits CBD à Saint-Gaudens recherche un(e) secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) pour gérer l'administration d'un réseau de 7 boutiques. Vous serez en charge de la gestion des plannings, du suivi financier ainsi que des relations avec les fournisseurs. Ce poste est en CDI à temps partiel (21 h/semaine) et requiert une expérience de 2 ans en gestion administrative.

Qualifications

• Expérience impérative sur un poste de secrétaire ou assistant administratif.
• À l'aise avec les logiciels de planning et de gestion RH.
• Capacité à structurer un système administratif inexistant.

Responsabilités

• Gestion des emails professionnels et des plannings du personnel.
• Suivi des demandes des salariés et de la paie.
• Elaboration de tableaux de suivi financier.

Connaissances

Expérience en gestion administrative

Maîtrise d'Excel

Organisation

Rigueur

Formation

Diplôme en administration ou équivalent

Outils

Logiciels de planning

Description du poste

Offre n° 200TCYF Secrétaire Administratif(ve) polyvalent(e) (H/F)

Secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) - Réseau de 7 boutiques CBD - Temps partiel 20h (H/F)

Missions

En lien direct avec le dirigeant, vous aurez pour missions :

1. Gestion administrative & organisation générale (multi-boutiques) :
   • Gestion des boîtes mails professionnelles (tri, réponses, suivi des demandes).
   • Gestion des plannings du personnel via le logiciel de planning dédié ; prise en main complète du logiciel, paramétrage initial, mise en place d'un système structuré, mise à jour quotidienne.
   • Suivi des demandes des salariés : congés, absences, documents administratifs, contrats, attestations.
   • Classement, archivage et organisation des documents administratifs (papier et numérique).
2. Paie & pré-comptabilité :
   • Collecte des éléments variables de paie (heures, absences, primes, retards, congés).
   • Transmission des éléments au cabinet comptable / gestionnaire de paie.
   • Suivi administratif de la paie et vérification de cohérence.
   • Préparation des documents nécessaires au suivi comptable mensuel.
3. Suivi financier et fiscal mensuel :
   • Elaboration de tableaux de suivi par boutique (charges fixes et variables, chiffres d'affaires mensuels, analyse simple de la rentabilité).
   • Récupération de l'ensemble des documents de fin de mois (factures, relevés, justificatifs).
   • Transmission mensuelle au comptable avec suivi régulier.
4. Gestion des abonnements et fournisseurs de charges :
   • Suivi des abonnements (Internet, Téléphonie, Électricité, Eau).
   • Prise de contact avec les fournisseurs pour renégociation des contrats, optimisation des coûts, suivi des renouvellements et résiliations.
5. Suivi fournisseurs produits CBD :
   • Suivi des commandes de fleurs et résines CBD auprès des fournisseurs.
   • Contrôle des livraisons et bons de commande.
   • Gestion du suivi des factures (factures à payer, réglées, relances).
   • Mise en place d'un tableau de suivi clair et précis.

Profil recherché

Expérience impérative sur un poste de secrétaire / assistant(e) administratif(ve) ou gestion administrative en entreprise.

Expérience souhaitée dans un environnement multisites ou commerce.

À l'aise avec les logiciels de planning et de gestion RH (ou forte capacité d'adaptation).

Très bonne maîtrise d'Excel / outils de suivi.

Autonome, organisée, rigoureuse, méthodique.

Sens aigu de la confidentialité.

Capacité à structurer un système administratif inexistant ou peu organisé.

Contrat

Type de contrat : CDI

Temps partiel – 21 h/semaine, travail en journée.

Rémunération

• Salaire brut : 11,88 € / heure

Expérience

• 2 ans (indispensable)

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Etre force de proposition

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Commerce de détail de produits à base de tabac en magasin spécialisé

Employeur

1 ou 2 salariés – Réseau de 7 boutiques spécialisées dans la vente de produits CBD (Sweet CBD), nous recherchons un(e) secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) chargé(e) de centraliser et structurer l'ensemble de l'administratif du groupe.

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