Secrétaire administratif et pédagogique - Ecole Doctorale Recherches Biomédicales - F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française à Marseille recrute pour un poste de gestionnaire administratif au sein de l’École Doctorale. Le candidat devra assurer l’accueil et le conseil des doctorants, gérer les candidatures et entretenir un environnement de travail dynamique. La connaissance des outils de gestion et de l'environnement universitaire est essentielle. Des avantages tels qu'une flexibilité de travail et des congés généreux sont offerts.

Prestations

Télétravail jusqu’à 2 jours par semaine

50 jours de congés dès la première année

Prime annuelle pour les agents non titulaires

Prise en charge des transports en commun

Accès à des prestations de loisirs et culturelles

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et de secrétariat.
• Capacité à appliquer la réglementation et à respecter les procédures.
• Qualité d’expression écrite et orale.

Responsabilités

• Gérer l’accueil des doctorants et les conseils administratifs.
• Organiser les candidatures et les auditions pour l’inscription en Doctorat.
• Travailler en collaboration avec une gestionnaire de scolarité.

Connaissances

Connaissance de l’environnement universitaire

Autonomie

Dynamisme

Capacité à travailler en équipe

Outils

Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)

ADUM

APOGEE

SIFAC

Description du poste

Profil de l’entreprise

À propos de nous

L’entreprise

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d\'emplois sont handi-accessibles.

Mission

Activités principales

Assurer le secrétariat pédagogique et la gestion administrative de l’Ecole Doctorale

1 – Gestion administrative

• Assurer au quotidien l’accueil (en présentiel, par téléphone et courriel) des doctorants et leur apporter un conseil de premier niveau dans leurs démarches administratives
• Gérer des tableaux bord sur des enquêtes relatives aux Doctorants et Docteurs (notamment enquêtes ministérielles)

2 – Gestion pédagogique

• Gestion des candidatures pour l’inscription en Doctorat via le site de l’Ecole Doctorale (réception et vérification des dossiers) avant validation du Directeur de l’ED
• Gestion des candidatures pour l’attribution des contrats doctoraux via le site de l’Ecole Doctorale, organisation des Commissions d’admission, organisation des auditions, communications résultats
• Validation des inscriptions et des soutenances de thèse sur le logiciel ADUM
• Gérer la validation des formations obligatoires suivies par les doctorants
• Accompagner à l’insertion professionnelle des Docteurs

Activités associées

• Travailler en collaboration avec une gestionnaire de scolarité pour le suivi des dossiers des doctorants (inscriptions, soutenances)

Activités annexes

• Participer aux évènements de l’UFR (surveillances d’examens, élections …)

Positionnement hiérarchique

Sous la responsabilité du Directeur de l’Ecole Doctorale en lien avec la scolarité et le comité scientifique.

Profil

Connaissances Et Savoirs

• Connaissance de l’environnement universitaire, de l’organisation administrative
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat, outils bureautique (Pack Office : Word, Excel et PowerPoint)
• Connaissances des outils de gestion souhaitées (ADUM, APOGEE, SIFAC)
• Qualité d’expression écrite et orale

Savoir-faire :

• Appliquer la réglementation et respecter les procédures
• Savoir organiser et planifier ses activités
• Savoir en référer à sa hiérarchie

Savoir-être :

• Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l\'exercice de ses attributions
• Capacité d\'adaptation
• Dynamisme, réactivité, rigueur
• Capacité à travailler en équipe
• Disponibilité, conscience professionnelle

Un Processus De Recrutement Fluide Et Transparent

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d\'un parcours d\'accueil et d\'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU

Réjoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu\'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d\'ancienneté selon le service concerné
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu\'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l\'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Référence de l'offre : p99pdti65u