Responsable administratif.ve adjoint.e du Collège Doctoral

Campus des Métiers et des Qualifications; Créteil; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique à Créteil recherche un soutien administratif pour la coordination des écoles doctorales. Le candidat idéal devrait avoir un Bac+5 ou une expérience significative en administration. Les responsabilités incluent la gestion d'équipe, l'organisation d'événements et le suivi de la production de bilans. Compétences en Word et Excel sont nécessaires. Rémunération entre 1793 € et 2440 € nets mensuels.

Qualifications

• Expérience en gestion d'équipe et administration souhaitée.
• Bonne connaissance des dispositifs de formation doctorale appréciée.
• Capacité à proposer des méthodes de travail claires.

Responsabilités

• Coordonner l’activité des écoles doctorales.
• Soutenir l'organisation d'événements liés au Collège Doctoral.
• Établir et suivre des tableaux de bord et bilans.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Sens relationnel

Polyvalence

Formation

Bac+5 ou expérience significative en administration

Outils

Word

Excel

ADUM

Apogée

Description du poste

Vous secondez la responsable administrative du Collège doctoral. Vous intervenez plus particulièrement sur les domaines suivants :

1. Coordination de l’activité des écoles doctorales, sous l’autorité de la Direction du collège :

• Diffuser les informations et les décisions de la Direction et du Conseil du Collège

• Coordonnerl’activité des 6 assistantes en gestion administrative des écoles doctorales sur les sujets d’ordre transversal, communs à l’ensemble des écoles doctorales, et définir les processus communs (l’encadrement porte principalement sur les questions administratives communes auxdites assistantes dont l’encadrement fonctionnel est assuré par des directions d’écoles doctorales)

• Vérifier et viser les documents transmis par les écoles doctorales à la Direction de l’établissement

• Proposer des outils de gestion administrative, des processus et documents afin d’améliorer le fonctionnement du service

2. Soutien à la coordination et gestion de l’activité relevant du Collège Doctoral:

• Participer à l’organisation et la coordination des évènements en lien avec le service communication (exemples: Journées de rentrée, Ma thèse en 180 secondes, Cérémonie de remise des prix de thèse, de diplômes…)

• Co-piloter administrativement certaines actions spécifiques du Collège Doctoral (exemples: prix de la chancellerie, allocation de mobilités, professeurs invités)

• Réaliser totalement ou partiellement des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et statistiques notamment dans le cadre des évaluations HCERES

• Interagir avec les responsables des autres services du Collège Doctoral (notamment les services financiers, communication et ressources humaines) et avec les responsables de service liés à la gestion de l’activité doctorale des établissements membres

• Participer activement aux réponses à enquêtes du Ministère de l’Enseignement Supérieur relatives à l’activité doctorale (exemple: enquête SISE, suivi de Carrière des Docteurs)

• Participer au suivi budgétaire

Sites: CRETEIL – site Pyramide (métro: Créteil -Echat) avec des déplacements sur Cité Descartes(Champs-sur-Marne)

Agents contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des assistants ingénieurs (entre 1793 € et 2440 € nets mensuels pour les contractuels en fin de carrière)

Formation / expérience recommandée(s) : Bac+5 ou expérience significative en tant que responsable dans le domaine de l’administration

Connaissances souhaitées ou à acquérir :

• Enseignement supérieur et de la recherche

• Dispositifs de formation doctorale très appréciée

• Budgétaires (générales)

• Anglais apprécié

• Outils bureautiques: Word, Excel, messagerie; connaissance d’ADUM ou Apogée appréciée

Savoir-faire :

• Encadrer et animer une équipe

• Être en capacité de proposer des méthodes de travail et d’organisation claires et efficaces

• Collecter et diffuser des informations clés auprès d’interlocuteurs variés

• Savoir rendre compte régulièrement des activités et des temps forts à la direction du Collège Doctoral

Savoir être :

• Organisation, rigueur et fiabilité

• Sens relationnel

• Polyvalence