Référent Services Généraux

HEXANA; Aix-en-Provence; Hybride; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une startup innovante dans l'énergie recherche un(e) Référent(e) Services Généraux à Aix-en-Provence. Le candidat idéal doit assurer le bon fonctionnement des services généraux, gérer les infrastructures et coordonner les prestataires externes. Ce rôle inclut la gestion du budget et la mise en conformité avec les exigences réglementaires. Une forte expérience en gestion de services généraux, accompagnée de compétences en communication et organisation sont essentielles. Position CDI avec option de télétravail.

Qualifications

• Expérience de 2 à 5 ans sur un poste similaire dans un environnement multi-sites.
• Capacité de coordonner différents interlocuteurs.
• Bonnes compétences en gestion des services généraux.

Responsabilités

• Assurer le bon fonctionnement des moyens généraux et des conditions de travail.
• Coordonner les pratiques de gestion des bâtiments et infrastructures.
• Piloter les prestataires externes pour garantir la qualité des services.
• Gérer les équipements de bureau et centraliser les demandes internes.
• Veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité.
• Suivre le budget des services généraux et proposer des améliorations.

Connaissances

Gestion des prestataires et des contrats

Gestion budgétaire

Connaissances techniques en maintenance des bâtiments

Structure et formalisation de processus

Réglementation en matière de sécurité et d’hygiène

Réactivité et sens du service

Organisation et rigueur

Capacité de communication

Gestion des priorités

Polyvalence

Formation

Bac+3 en Gestion, Logistique, Maintenance, Immobilier, Services Généraux

Description du poste

📜CDI 🕒Forfait jour

🏢Aix-en-Provence 🏠Télétravail

Qui sommes-nous ?

HEXANA est une startup qui conçoit, industrialise et commercialise un réacteur nucléaire de petite taille (AMR – Advanced Modular Reactor) basé sur la technologie de réacteur à neutrons rapides refroidi au sodium (RNR-Na). Le système énergétique d’HEXANA est mature, sûr, innovant, flexible, bas-carbone et modulaire. Il est composé d’une paire de réacteurs de 800 MWth associé à un stockage d’énergie pouvant fournir de la chaleur jusqu’à 500°C, de l’électricité ou de l’hydrogène, le tout sans impact sur le climat.

HEXANA aidera nos industries energo-intensives et plus largement nos sociétés à se débarrasser des énergies fossiles. La technologie d’HEXANA permet également une autonomie énergétique pour des siècles et une réduction des déchets nucléaires, tout en étant sobre pour l’environnement (matériaux critiques, consommation d’eau, rejets,…).

HEXANA, créée en 2023, est à la recherche de nombreux talents pour bâtir une équipe d’excellence capable de relever tous ces défis. Nous cherchons des ingénieurs architectes industriels, concepteurs dans les différents corps de métier technique, sûreté, réglementation, supply chain.

Nous aspirons à constituer une équipe crédible, dynamique, engagée, agile et solidaire, déterminée à avoir un impact positif et à changer le monde. Si vous partagez notre ambition et notre humilité, rejoignez-nous dans cette aventure pour créer un avenir meilleur ensemble.

Votre rôle 🎯

En tant que Référent(e) Services Généraux, vous assurez le bon fonctionnement des moyens généraux de l’entreprise afin de garantir des conditions de travail optimales, sûres et conformes aux exigences réglementaires pour tous les collaborateurs. Dans un contexte de croissance rapide et de structuration progressive du projet HEXANA, vous jouez un rôle clé dans la continuité d’activité, la qualité de l’environnement de travail et la maîtrise des risques opérationnels.

Votre mission s’inscrit à la fois dans une logique de professionnalisation et de structuration des pratiques et dans une forte , car vous êtes directement impliqué(e) dans le suivi quotidien des services généraux. Vous intervenez sur l’ensemble des sites de l’entreprise, en veillant à coordonner les pratiques, garantir la qualité des prestations et assurer la conformité des installations, en lien étroit avec les équipes internes et les prestataires externes.

Vous exercez vos missions sous la responsabilité du manager de la Direction des Fonctions Support (DFS) et collaborez étroitement avec l’équipe Administration et Finances, ainsi qu’avec les autres pôles de la DFS, pour assurer la cohérence et l’efficacité de vos actions sur tous les aspects des services généraux.

🔑 Responsabilités principales

Gestion des bâtiments et infrastructures

• Vous assurez le suivi de l’entretien des locaux, des bureaux, des espaces communs et des sites annexes

• Vous coordonnez les interventions de maintenance préventive et curative

• Vous suivez les contrôles réglementaires liés aux bâtiments (sécurité, accessibilité, conformité)

• Vous participez aux projets d’aménagement, de réaménagement et de déménagement des sites

• Vous garantissez la continuité et la qualité des infrastructures mises à disposition des équipes

Gestion des prestataires et fournisseurs

• Vous pilotez les prestataires externes (nettoyage, distribution automatique, maintenance, gestion des déchets, etc.)

• Vous lancez, suivez et renouvelez les contrats de prestations en lien avec la Direction des Fonctions Support

• Vous contrôlez la qualité des services rendus et traitez les réclamations éventuelles

• Vous entretenez une relation de suivi régulière avec les fournisseurs et prestataires

• Vous contribuez à l’optimisation des coûts et à l’amélioration continue de la qualité des prestations

Gestion des équipements et services aux collaborateurs

• Vous gérez les équipements de bureau (mobilier, fournitures, matériel divers)

• Vous centralisez et suivez les demandes internes liées aux services généraux via les outils dédiés

• Vous mettez en place et formalisez des procédures pour améliorer le confort, la qualité de vie au travail et l’efficacité opérationnelle

• Vous participez aux actions RSE sur le périmètre services généraux (énergie, déchets, sobriété des ressources)

Sécurité, prévention et conformité

• Vous veillez au respect des règles d’hygiène et de sécurité sur l’ensemble des sites

• Vous participez à la mise en œuvre des plans de prévention et de sécurité

• Vous contribuez à la sensibilisation des collaborateurs aux bonnes pratiques

• Vous travaillez en lien avec les équipes de la Direction des Fonctions Support pour garantir la conformité des pratiques et des installations

Gestion administrative et budgétaire

• Vous suivez le budget des services généraux et participez au pilotage financier du périmètre

• Vous optimisez les coûts et proposez des actions d’amélioration continue

• Vous mettez à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi (activité, coûts, qualité de service)

• Vous rédigez des procédures, comptes rendus et documents de référence liés aux services généraux.

• Vous contribuez à la structuration des processus et à la capitalisation des retours d’expérience (REX).

🧠Compétences Requises

Au niveau technique :

• Vous avez une expertise solide dans la gestion des prestataires et des contrats, et savez coordonner efficacement différents fournisseurs

• Vous maîtrisez la gestion budgétaire et le suivi financier du périmètre services généraux

• Vous possédez des connaissances techniques en maintenance des bâtiments

• Vous êtes capable de structurer des processus et de formaliser des procédures pour améliorer l’efficacité et la qualité des services

• Vous avez une bonne compréhension de la réglementation en matière de sécurité et d’hygiène, pour garantir la conformité des installations et des pratiques

Au niveau de votre personnalité :

Vous êtes animé(e) par un fort sens du service et savez faire preuve de réactivité pour répondre aux besoins des équipes. Votre organisation et votre rigueur vous permettent de gérer efficacement les tâches quotidiennes, tout en restant autonome et force de proposition dans vos missions. Vous disposez d’un bon relationnel et d’une réelle capacité de communication, qui vous permettent de travailler facilement avec différents interlocuteurs. Vous savez gérer les priorités et faire face aux imprévus, tout en restant efficace et orienté(e) résultat. Enfin, votre polyvalence vous permet de contribuer à différents aspects des services généraux, en apportant toujours une valeur ajoutée tangible.

👤 Profil recherché

Vous justifiez d’une expérience de 2 à 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans un environnement multi-sites en forte croissance, où vous avez su gérer des missions variées et coordonner différents interlocuteurs.

Vous êtes titulaire d’unBac+3 en Gestion, Logistique, Maintenance, Immobilier, Services Généraux ou d’une formation équivalente, et souhaitez mettre vos compétences au service d’un projet dynamique et structurant.

Environnement de Travail

Nous rejoindre à la ZAC de l’Enfant dans le Pôle d\'Activités d\'Aix-en-Provence, c’est se rendre dans un lieu où l’innovation rencontre la convivialité. Un cadre de travail mêlant performance et bien-être des collaborateurs.

Aix-en-Provence, c'est entre autre :

• 300 jours de soleil par an

• Un patrimoine historique et culturel exceptionnel

• Des paysages emblématiques : La Sainte-Victoire, Le Luberon et bien-sûr, la Méditerranée qui s’apprécie tout au long de l’année.

A ce cadre s'ajoute des commodités qu'on vous laissera le plaisir d'apprécier !

Le poste en pratique

CDI 🕒Forfait jour 💵 A partir de 40 k€

🏢Aix-en-Provence 🏠Télétravail 2j/semaine

🗓️Début dès que possible 🧳Déplacements occasionnels

Suite du processus de recrutement

1. Entretien de préqualification téléphonique

2. Entretien avec Liza RUIZ (Chargée de Recrutement) et Candice BAUDET (Coordinatrice du Pôle Administration et Finances)

3. Entretien avec Sandrine BOUGEARD (Directrice des Fonctions Support)

4. Début du onboarding