Office Manager H/F/X (H/F)

G-ON; Issy-les-Moulineaux; Sur place; EUR 25 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise d'ingénierie à Issy-les-Moulineaux recherche un(e) Office Manager pour gérer le support administratif et les services généraux. Vous serez responsable de l'accueil, de la gestion de matériel, et du suivi des tâches administratives. Le candidat idéal devra avoir 2 ans d'expérience, des compétences organisationnelles, et savoir utiliser des outils numériques. Ce poste en CDI offre un salaire annuel compris entre 25 000 et 44 998 euros.

Qualifications

• 2 ans d'expérience indispensable.
• Capacité à prioriser et assurer un suivi fiable des tâches.
• Aptitude à gérer des missions variées en toute autonomie.

Responsabilités

• Gestion administrative et bureautique.
• Supervision de la gestion du matériel et fournitures de bureau.
• Assistance administrative auprès des collaborateurs.

Connaissances

Organisation et rigueur

Polyvalence et autonomie

Communication et relationnel

Maîtrise des outils numériques

Esprit d'initiative et sens pratique

Discrétion et esprit collaboratif

Formation

Qualification : Employé qualifié

Outils

Pack Office

Google Workspace

ERP

Description du poste

Nous recrutons un.e Office Manager afin de prendre en charges des missions de support administratif, accueil et services généraux au sein de nos locaux.Responsabilités confiées :1. Gestion administrative et bureautique* Gestion du courrier entrant et sortant* Gestion des appels téléphoniques entrants et de la messagerie générale* Classement documentaire et gestion du serveur/drive* Saisie administrative et mise en forme de documents* Intégration de documents administratifs sur les portails fournisseurs des clients* Consolidation de documents administratifs pour les Appels d'Offres (AO)* Accompagnement dans la préparation et la soumission des candidatures aux appels d'offres2. Gestion des services généraux* Supervision de la gestion du matériel et fournitures de bureau* Accueil des collaborateurs (Onboarding) partenaires et visiteurs* Relations avec le gestionnaire des locaux et coordination de la bonne tenue des espaces - rangement des locaux* Organisation logistique des rendez-vous collectifs, réunions et événements internes* Gestion des prestataires externes (ménage, maintenance, fournitures, véhicules de fonction, etc.)* Suivi des contrats liés aux services généraux (copieurs, téléphonie, etc.)* Interface avec le prestataire informatique - suivi du parc informatique* Suivi du parc matériel et fournitures3. Support aux collaborateurs et à la direction* Relais d'information avec la direction et les responsables administratifs internes/externes* Assistance administrative auprès des collaborateurs.trices* Réservation et traitement des demandes de voyages/déplacements (billets, hôtels, taxis, etc.)* Gestion et suivi des notes de frais / intégration des factures CB sur Spendesk* Suivi des* Revue des fiches collaborateurs : vérification des dates d'entretiens et de leur bonne signature* Application des règles d'hygiène et sécurité : EPI, SST, risque incendie.4. Support comptable et financier* Saisie et lettrage des factures fournisseurs dans l'ERP (Everwin SX)* Recouvrement et relances clients* Suivi des règlements et rapprochements administratifs* Préparation d'éléments pour la comptabilité externe (cabinet comptable / expert-comptable)5. Support Ressources humaines* Intégration de nouveaux salariés dans l'ERP* Mises à jour RH ponctuelles (enregistrement et suivi des documents à faire signer)* Gestion et saisie des éléments variables dans SILAE/My Silae (congés, notes de frais, transport, etc.)* Gestion de la commande et du suivi des titres-restaurant (Swile)* Suivi des absences, congés, gestion des dossiers du personnel, suivi des visites médicales* Participation aux process de recrutement (organisation des entretiens, gestion administrative des candidatures)VOS ATOUTS -* Organisation et rigueur : capacité à prioriser et assurer un suivi fiable des tâches.* Polyvalence et autonomie : aptitude à gérer des missions variées en toute autonomie.* Communication et relationnel : sens du service, écoute et aisance avec tous les interlocuteurs.* Maîtrise des outils numériques : Pack Office / Google Workspace et logiciels de gestion (ERP, RH, dépenses).* Esprit d'initiative et sens pratique : anticipation, réactivité et approche orientée solutions.* Discrétion et esprit collaboratif : confidentialité, fiabilité et capacité à travailler en équipe.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Annuel de 25000.0 Euros à 44998.0 Euros sur 12.0 mois

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Ingénierie, études techniques

D'autres offres peuvent vous intéresser :