Office Manager

THE YARD VFX; Vanves; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un studio d'effets spéciaux numériques recherche un(e) Office Manager à Vanves. Le candidat idéal sera polyvalent, organisé et autonome, avec une bonne maîtrise de l'anglais et de la suite Office. Le rôle implique la gestion des bureaux, l'accueil des visiteurs, l'organisations des déplacements et l'assistance administrative. Le poste est proposé en temps partiel, avec un contrat de 6 mois, renouvelable, à partir de mars ou avril 2026.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et des services généraux.
• Capacité à organiser et gérer des déplacements.
• Compétence en assistanat administratif.

Responsabilités

• Assurer la gestion des locaux et l'accueil des visiteurs.
• Gérer les fournitures de bureau et l'interface avec les prestataires.
• Organiser les déplacements et rendez-vous des Directeurs.
• S'occuper de l'onboarding et offboarding des employés.
• Organiser des événements internes pour favoriser la culture d'entreprise.

Connaissances

Polyvalent(e)

Organisation

Autonomie

Rigueur

Bon relationnel

Capacité d'adaptation

Maîtrise de l'anglais écrit et parlé

Maîtrise de la suite Office

Description du poste

A propos de nous

The Yard VFX est un studio d’effets spéciaux numériques pour le cinéma et les plateformes de diffusion épisodique, basé à Paris et à Montpellier. Conseil à la Création, Supervision, Création et intégration d’images 3D, le studio travaille avec les plus grands clients nationaux et internationaux (MARVEL, DISNEY, NETFLIX, PATHE, ARTE…)

En pleine croissance, The Yard VFX évolue et se transforme. Des projets d’envergure internationale nous amènent à renforcer nos équipes et The Yard VFX recherche un(e) Office Manager.

Rôle et missions

En tant qu’Office Manager vous aurez la responsabilité du bon fonctionnement et de la coordination des bureaux, allant des activités administratives jusqu’à l’accompagnement au quotidien des collaborateurs qui les composent.

Malgré l’importance des tâches administratives et organisationnelles, le relationnel reste un élément important de ce poste.

Vous serez en contact permanent avec les collaborateurs du studio.

En qualité d’Office Manager, vous travaillerez en étroite collaboration avec l’Office Manager de Montpellier et vos missions seront les suivantes :

Gestion administrative et des services généraux du studio

• Gestion des locaux: Assurer l’ouverture des locaux, l’accueil des visiteurs (candidats, clients, prestataires, ..), la gestion du courrier…
• Interface avec les prestataires extérieurs (propriétaire locaux, société de ménage, de réparations …)
• Gestion du matériel et des commandes (fournitures, mobiliers, matériel informatiques, ..)
• Gestion des devis, des factures …

Assistanat du CoDir

• Organisation des déplacements;
• Gestion et organisation des rendez-vous;
• Assistanat administratif des Directeurs;
• Rédaction de notes de services, courriers…

Gestion des Ressources Humaines

• Onboarding / Offboarding : accueil des nouveaux arrivants, gestion badge-contrats-places…

Happiness

• Organisation d’événements internes ou externes;
• Être attentif à l’ensemble des collaborateurs et garder une atmosphère joviale et bienveillante (petit‑déjeuner d’anniversaire, invitation aux projections…)

Profil recherché

• Polyvalent(e), organisé(e), autonome et rigoureux(euse);
• Profil doté d’un bon relationnel, ayant le sens du service et capable de s’adapter aisément aux situations variées qu’il/elle rencontre;
• Appétence pour l’optimisation qui lui permettra de gérer au mieux les priorités dans son quotidien;
• Sa polyvalence le/la conduira à être très sollicité(e) par les collaborateurs et l’ensemble des contacts du studio, il lui faudra donc savoir conserver son professionnalisme et sa disponibilité;
• Maîtrise de l'anglais écrit et parlé;
• Maîtrise de la suite Office.

Informations

• Type d'emploi : Temps partiel, CDD, Freelance, Intermittence;
• Date de prise de poste : entre mars et avril 2026;
• Durée de la mission : 6 mois, renouvellement possible;
• Lieu du poste : En présentiel sur notre site de Vanves (92170).