Office manager (H/F)

SYNBOLI; Mérignac; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique basée à Mérignac recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour gérer la facturation, la comptabilité, et l'organisation des événements. Vous aurez un rôle clé dans la gestion administrative et financière, tout en veillant au bien-être du bureau. La maîtrise du français et de l'anglais est essentielle. Le poste est en CDI, 37H30/semaine, avec des avantages tels qu'un ordinateur portable et des primes en fonction du profil.

Prestations

Participation à la mutuelle

Ordinateur portable

Primes selon profil

Qualifications

• 4 ans d'expérience minimum sur un poste similaire.
• Français courant (C2) et Anglais opérationnel (B2/C1).

Responsabilités

• Gestion de la facturation et suivi des paiements.
• Interface avec l'expert-comptable.
• Gestion des locaux et des prestataires.
• Organisation des événements internes.

Connaissances

Gestion Administrative

Outils Collaboratifs

Rédactionnel

Event Planning

Organisation

Intelligence Émotionnelle

Débrouillardise

Discrétion

Formation

Bac+2 (BTS Support à l'Action Managériale, Gestion PME-PMI)

Outils

Google Workspace

Alan

Description du poste

Rattaché(e) directement à la Direction, vous serez le point de contact privilégié de toute l'équipe. Vos journées ne se ressembleront pas !

Responsabilités principales

1. Administration & Finance
   Gestion de la facturation clients/fournisseurs et suivi des paiements.
   Suivi de la comptabilité et établissement du reporting financier.
   Interface avec notre expert-comptable (collecte des pièces, notes de frais).
   Gestion administrative du personnel (onboarding, visites médicales, mutuelle).
   Réalisation des tâches administratives liées à la vie de l'entreprise.
2. Office Management & Vie du bureau
   Gestion des locaux et des prestataires (ménage, travaux, entretien technique, fournitures).
   Gestion des commandes et des livraisons, y compris pour notre laboratoire de chimie.
   Suivi des procédures de santé et de sécurité.
   Garant(e) du "bien‑être" au bureau : s'assurer qu'il ne manque jamais rien.
   Accueil physique et téléphonique des visiteurs.
3. Evénementiel
   Organisation des événements internes (team buildings, séminaires).
   Participation à l'amélioration de la culture d'entreprise.

Qualifications

• Formation : Bac+2 minimum (BTS Support à l'Action Managériale, Gestion PME‑PMI) ou équivalent universitaire.
• Expérience : Minimum 4 ans d'expérience sur un poste similaire, d'Assistant(e) de Direction ou en Gestion Administrative.
• Langues : Français courant (C2) et Anglais opérationnel (B2/C1) à l'écrit comme à l'oral.

Compétences

• Gestion Administrative : Capacité à gérer la pré‑comptabilité (facturation, relances, notes de frais) et l'interface avec le cabinet comptable.
• Outils Collaboratifs : Aisance avec les outils modernes (Google workspace, Alan).
• Rédactionnel : Orthographe et syntaxe irréprochables pour la rédaction de courriers et newsletters internes.
• Event Planning : Expérience dans l'organisation logistique d'événements (séminaires, team buildings).
• Organisation : Gestion des priorités, capacité à traiter plusieurs sujets de front sans perdre le fil.
• Intelligence Émotionnelle : Grande capacité d'écoute, diplomatie et sens du service.
• Débrouillardise : Capacité à trouver des solutions rapides à des problèmes pratiques (panne internet, fuite d'eau, urgence logistique).
• Discrétion : Confidentialité absolue concernant les données RH et financières.

Salaire et avantages

Salaire selon expérience, Participation à la mutuelle, Possibilité de temps partiel (80 %)

Contrat et conditions

• Type de contrat : CDI
• Durée du travail : 37H30/semaine
• Travail en journée
• Déplacements : Jamais
• Avantages : Complémentaire santé, Ordinateur portable, Primes selon profil et expérience.

Profil souhaité

48 Mois Cette expérience est indispensable

Expérience

Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Cette compétence est indispensable
• Créer, organiser ou coordonner un évènement Cette compétence est indispensable
• Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
• Organiser et contrôler un approvisionnement Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer un accueil téléphonique
• Classer des documents
• Collecter et analyser des données, des informations
• Gérer un planning
• Méthode de classement et d'archivage
• Normes rédactionnelles
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Utiliser les outils numériques
• Français Cette langue est indispensable

Savoir‑être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités des sièges sociaux

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