Office Manager H / F

French Flair Agency; Malakoff; Hybride; EUR 35 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence innovante basée à Malakoff recherche un(e) Office Manager tech-savvy pour être le pilier opérationnel de la startup. Le candidat idéal doit maîtriser Google Workspace, être familier avec des outils comme Notion, et avoir une passion pour l'automatisation et l'IA. Ce rôle inclut des responsabilités de gestion administrative ainsi que le soutien au Président. Un environnement stimulant et dynamique attend le candidat, avec des opportunités d'innovation au sein de l'équipe.

Prestations

Télétravail partiel possible

Événements team building

Qualifications

• Expérience avec les outils de productivité modernes.
• Capacité à naviguer efficacement dans des logiciels financiers et RH.
• Sensibilité aux enjeux de confidentialité et de protection des données.

Responsabilités

• Structuration de l'écosystème documentaire avec Notion.
• Optimisation des abonnements SaaS.
• Gestion de l'agenda du Président.

Connaissances

Maîtrise avancée de la suite Google Workspace

Expérience avec Notion

Utilisation intuitive de ChatGPT

Vision systémique

Outils

Notion

Slack

Pennylane

PayFit

Description du poste

French Flair Agency - Paris 14e (75) - CDI Rémunération : 35 000 à 38 000 € brut annuel selon expérience Télétravail partiel possible 1. Organisation et Structuration de l'Environnement de Travail - Structuration de l'écosystème documentaire à l'aide de Notion - Mise en place d'un système de rappels automatisés dans Notion pour les échéances critiques (déclarations, paiements, renouvellements de contrats) - Optimisation des abonnements SaaS de l'entreprise pour identifier et éliminer les dépenses redondantes 2. Gestion Administrative et Sociale Digitalisée - Préparation complète des processus de gestion de la paie RH via PayFit : onboarding, déclarations sociales, suivi des congés et gestion des variables de paie - Administration financière simplifiée avec Pennylane : intégration automatisée des factures (via OCR), préparation des notes de frais et classification comptable en collaboration avec le Directeur Général - Centralisation et sécurisation des documents légaux dans une architecture documentaire sur Google Drive, avec système de permissions et de partage adapté 3. Support Opérationnel - Optimisation de l'expérience collaborateur : approvisionnement du bureau, organisation d'événements team building, gestion des prestataires - Facilitation du quotidien des équipes : préparation des déplacements, gestion proactive des imprévus, traitement prioritaire des urgences - Production Communication interne : animation de Slack, création et diffusion de newsletters internes via Notion, partage des informations importantes 4. Innovation et Transformation Digitale - Exploitation des capacités de l'IA générative (ChatGPT, Claude) pour : - Rédiger et optimiser des communications internes et externes - Synthétiser des informations complexes - Proposition de nouvelles solutions pour accroître l'efficacité opérationnelle, comme : 5. Support conjoint à la direction (20% du temps) Gestion administrative - Gestion des l'agenda du Président via Google Calendar - Préparer les dossiers pour réunions stratégiques - Rédiger les comptes-rendus - Centraliser les documents confidentiels - Coordonner leurs déplacements professionnels

Nous recherchons un(e) Office Manager tech-savvy qui sera le pilier opérationnel de notre startup, capable de jongler entre organisation méthodique et résolution créative de problèmes. Compétences Essentielles - Maîtrise avancée de la suite Google Workspace pour une collaboration efficace et une gestion documentaire optimisée - Expérience avec les outils de productivité modernes : Notion (ou équivalent), Slack, Trello / Asana - Compréhension des logiciels financiers et RH : capacité à naviguer efficacement dans Pennylane et PayFit (partie gestion) - Appétence pour l'IA et l'automatisation : utilisation intuitive de ChatGPT et capacité à identifier les opportunités d'automatisation - Vision systémique et anticipation : aptitude à concevoir des processus efficaces et à prévoir les besoins avant qu'ils ne deviennent urgents Atouts Significatifs - Expérience en environnement startup ou scale-up - Connaissance de base en comptabilité et en droit social - Sensibilité aux enjeux de confidentialité et de protection des données