Office Manager (F/H) Programme Marguerite pour la Fabrique de la logistique - CDD

Orientation Durable; Paris; Hybride; EUR 38 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet de recrutement spécialisé à Paris recrute un Office Manager. Ce poste nécessite au moins trois ans d'expérience en gestion administrative, à l'aise avec la comptabilité et les ressources humaines. Le candidat idéal aura des capacités d'organisation solides et une sensibilité aux enjeux de la transition écologique. Le contrat est un CDD à temps plein avec une rémunération entre 38 000 € et 42 000 €.

Prestations

Télétravail 2 jours par semaine

Prise en charge de 50% des frais de transport

5 semaines de congés payés + 10 jours de RTT

Qualifications

• Au moins 3 ans d'expérience en gestion administrative, coordination RH et comptable.
• Sensibilité aux enjeux de transition écologique souhaitée.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Suivi de la comptabilité courante et gestion des factures.
• Coordonner la logistique des séminaires et événements.
• Identifier et mettre en place des outils d'amélioration.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Coordination RH

Compétences en comptabilité

Proactivité

Expression écrite et orale

Formation

Expérience d'au moins 3 ans en management d'entreprise

Outils

Google Workspace

Excel

Description du poste

Orientation Durable, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l’économie sociale et solidaire et de l’intérêt général recrute un Office Manager (F/H) en CDD pour son client La Fabrique de la Logistique.

Ce poste est pour celle de vos connaissances qui :

• A une expérience d’au moins 3 ans en en gestion administrative, coordination RH et comptable ou office management
• A de solides capacités d’organisation et de priorisation
• Est sensible aux enjeux de la transition écologique

CONTEXTE DU RECRUTEMENT

Marguerite est un Programme CEE (Certificats d’Economies d’Energie) piloté par le Ministère de la Transition Écologique, porté par La Fabrique de la Logistique, en partenariat avec CMA France et l’Association des CCI Métropolitaines (ACCIM).

Son objectif : Aider les artisans et commerçants, détenteurs d\'un véhicule thermique à s\'en affranchir partiellement ou totalement en externalisant la part logistique de leur activité. Pour ce faire, le Programme constitue des catalogues de solutions territoriaux et propose à cette cible d\'en essayer les services en bénéficiant d\'une incitation financière dans le but qu\'ils en pérennisent ensuite l\'usage à leurs propres frais.

Le projet est déployé dans 6 territoires démonstrateurs, pour un budget de 12M€. L’équipe centrale de la Fabrique de la Logistique est composée de 9 personnes : un directeur de programme, quatre chef.fe.s de projet, deux ingénieur.e.s d’étude, un chargé de communication et une alternante communication. Cette équipe travaille en étroite coopération avec 12 coordinateurs territoriaux répartis sur les Chambres de Commerce et d’’Industrie (CCI) et les Chambres de Métiers et de l\'Artisanat (CMA) des 6 territoires démonstrateurs.

Plus d’infos ici: https://www.lafabriquedelalogistique.fr/marguerite/

Jusqu’ici assurée à raison de 1,5 jours par semaine par une consultante freelance, la fonction d’Office Manager devient stratégique avec l’accélération du Programme et la hausse du volume administratif. Dans ce cadre, la Fabrique de la Logistique ouvre au recrutement le poste d’Office Manager à temps plein.

MISSION

En lien direct avec le directeur de programme et en collaboration avec toute l’équipe, l’office manager (F/H) sera le garant de l’organisation interne, du suivi administratif et financier et du soutien opérationnel transversal.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Finance & comptabilité :

• Suivi de la comptabilité courante (pointage, échanges avec le cabinet d’expertise comptable)
• Emission des factures Fabrique de la Logistique et suivi des paiements clients
• Suivi et règlement des fournisseurs et prestataires
• Collecte, vérification et règlement des notes de frais
• Mise à jour régulière des tableaux financiers et rapports de suivi budgétaire
• Suivi administratif et financier des appels à projets
• Achat de fournitures
• Relations bailleur (état des lieux d\'entrée, de sortie, gestion du bail)

Ressources humaines :

• Suivi administratif des collaborateurs (contrats, mutuelle, médecine du travail, etc.)
• Intégration et sortie des salarié·e·s et alternant·e·s
• Interface avec le cabinet RH de la Fabrique de la Logistique pour assurer la conformité et le suivi des dossiers

Logistique et événements :

• Coordonner la logistique des séminaires, ateliers et événements du Programme Marguerite (réservation salles, traiteur, matériel)
• Coordonner la logistique des Assemblées Générales et de certains évènements de la Fabrique de la Logistique
• Organiser les déplacements et missions terrain (billets, hébergements, notes de frais)
• Être la personne de référence pour l’organisation des temps collectifs internes

Amélioration continue :

• Identifier et mettre en place des outils et process pour améliorer l’efficacité collective
• Respecter et faire vivre la charte d’équipe
• Participer aux réunions d’équipe et en assurer le suivi (compte rendu, mise à jour des documents de référence et process)
• Force de proposition et participer à l’enrichissement des travaux collectifs

PROFIL RECHERCHÉ

Formation, connaissance et expérience :

• Minimum 3 ans d’expérience en gestion administrative, coordination RH et comptable, office management
• Une expérience dans un environnement associatif, public ou programme multi-partenaires est un plus

Compétences et savoir-être :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Google Workspace, Excel)
• Solides capacités d’organisation, de planification et de priorisation
• Sens aigu du service et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés
• Très bonne expression écrite et orale
• Sensibilité aux enjeux de transition écologique et d’innovation territoriale
• Rigueur et fiabilité
• Polyvalence et adaptabilité
• Proactivité
• Esprit d’équipe

ADHÉSION AUX ASPECTS PRATIQUES

• Contrat : Contrat cadre de 39H / semaine. CDD de mission allant jusqu’à fin décembre 2026 (extensible si le programme obtient une prolongation)
• Période d’essai : 4 mois
• Prise de poste : Dès que possible
• Lieu de travail : Paris 20ème
• Rémunération brute annuelle : De 38 000 € à 42 000 € selon expérience + Prime de 10% de l’intégralité de la rémunération brute perçue à fin de contrat
• Télétravail : 2 jours par semaine, dont 1 jour fixe le vendredi
• Congés : 5 semaines de CP + 10 jours de RTT par an
• Transport : Prise en charge de 50% des frais de transports en commun
• Mutuelle : Prise en charge de 50% de la Mutuelle
• Processus : Entretiens en présentiel à Paris 20 le 8 octobre idéalement

TOUTES LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES

Dans le cadre du processus de recrutement, Orientation Durable s’engage à examiner avec attention chaque candidature sans la moindre discrimination conformément à l’article L1132-1 du Code du Travail, sur le seul critère de conformité aux compétences demandées pour le poste.

Quelle que soit l’issue du processus de recrutement, Orientation Durable s’engage à contacter tous les candidats, par mail ou par téléphone, pour leur faire un retour sur leur candidature.