Office Manager & Assistant(e) de Direction

Horizon Trading Solutions; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise FinTech recherche un(e) Office Manager pour garantir la fluidité des opérations depuis les bureaux parisiens. Le candidat doit avoir au moins 3 ans d'expérience dans un rôle similaire et maîtriser l'anglais professionnel. Les responsabilités incluent la gestion des locaux, l'organisation des déplacements professionnels, et la coordination entre plusieurs sites. Un environnement de travail dynamique et des bureaux idéalement situés à Paris sont proposés. Télétravail possible.

Prestations

Télétravail possible

Bureaux situés près du Parc Monceau

Environnement bienveillant

Qualifications

• Expérience confirmée (minimum 3 ans) sur un poste d’Office Manager ou équivalent.
• Excellentes capacités d'organisation et de priorisation.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

Responsabilités

• Garantir le bon fonctionnement des locaux parisiens.
• Organiser les déplacements professionnels et les réunions de Direction.
• Gérer la logistique des bureaux en France et à l'international.

Connaissances

Organisation

Coordination

Anglais professionnel

Discrétion

Capacité à travailler sous pression

Outils

Pack Office

Description du poste

Office Manager & Assistante de direction

Horizon Trading Solutions est une FinTech à taille humaine (environ 150 collaborateurs), spécialisée dans la conception d’une plateforme de trading électronique multi-actifs. Présente en France et à l’international (Asie, Moyen-Orient, Amérique du Nord), l’entreprise évolue dans un environnement exigeant, innovant et en forte croissance.

Engagée pour une finance plus responsable, Horizon Trading Solutions est certifiée B-Corp depuis 2022 et mène des actions concrètes en faveur de l’impact environnemental et social.

Dans ce contexte, nous recrutons un(e) Office Manager & Assistante de direction en CDI, rôle central pour garantir la fluidité des opérations quotidiennes, la qualité de vie au travail et l’efficacité de la coordination interne depuis nos bureaux parisiens.

Votre rôle

Rattaché(e) au département Finance, vous êtes un pilier opérationnel du siège parisien et un point de coordination pour les autres bureaux.

Vous intervenez avec un haut niveau d’autonomie, dans un environnement international, et encadrez un(e) alternant(e).

Office Management & services généraux

• Garantir la bonne tenue et le bon fonctionnement des locaux parisiens
• Accueillir visiteurs, candidats, prestataires et nouveaux collaborateurs
• Gérer le courrier, les colis et les flux entrants
• Créer et suivre les badges d’accès collaborateurs et visiteurs
• Piloter les prestataires (maintenance, ménage, sécurité, équipements, services généraux)
• Participer aux projets de déménagement, réaménagement et optimisation des espaces

Achats, fournisseurs & coordination multi-sites

• Gérer les commandes et le suivi des stocks (fournitures, consommables, snacks, boissons)
• Sourcer, comparer et coordonner les fournisseurs
• Suivre les facturations et assurer l’interface avec les équipes internes concernées
• Coordonner les prestataires pour les bureaux en France et à l’international, en lien avec les relais locaux
• Contribuer à la structuration, à la formalisation et à l’amélioration continue des processus Office Management

Déplacements professionnels

• Organiser les déplacements professionnels (transports, hébergements)
• Mettre à jour et appliquer la politique des déplacements professionnels
• Gérer les documents d’assurance et le lien avec les partenaires concernés
• Assurer le suivi, le reporting et les prévisions liées aux déplacements
• Appuyer l’organisation des réunions de Direction et des instances de gouvernance
• Coordonner la logistique des réunions du COMEX et conseils (préparation, convocations, organisation matérielle)
• Gérer certains agendas de Direction selon les besoins
• Être l’interface logistique avec les parties prenantes internes et externes
• Manipuler des informations sensibles avec un haut niveau de confidentialité

Profil recherché

• Expérience confirmée (minimum 3 ans) sur un poste d’Office Manager, Assistante de direction ou équivalent
• Expérience en environnement PME appréciée
• Excellentes capacités d’organisation, de coordination et de priorisation
• Rigueur, fiabilité, discrétion et sens du service
• Aisance relationnelle, diplomatie et capacité à gérer des situations sous pression
• Anglais professionnel obligatoire (écrit et oral)
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office)
• Un rôle central, transversal et visible dans une entreprise internationale à taille humaine
• Un environnement structuré, exigeant mais bienveillant
• Une entreprise engagée, certifiée B-Corp
• Télétravail possible, selon l’organisation et les besoins du poste
• Des bureaux idéalement situés à deux pas du Parc Monceau

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