Office Manager

Nextep HR; Lille; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société spécialisée en ressources humaines recherche un(e) Office Manager Bilingue à Lille. Vous serez responsable des fonctions administratives et comptables en collaboration avec la direction. Les missions incluent la gestion des fournisseurs, le suivi de la facturation, et le reporting financier pour plusieurs entités. Le candidat idéal doit posséder des compétences exceptionnelles en communication, une maitrise des outils informatiques tels qu'Excel et des connaissances en comptabilité. Ce poste est une excellente opportunité pour des acteurs proactifs et autonomes.

Qualifications

• Excellentes compétences en communication en anglais et français.
• Connaissances comptables pour échanger avec l'expert comptable.
• À l'aise avec divers outils informatiques.

Responsabilités

• Coordonner les différents prestataires pour les bureaux.
• Mettre en place un suivi des échéances de paiement clients.
• Préparer les éléments pour le traitement des salaires.
• Assurer un suivi hebdomadaire des encaissements et décaissements.
• Responsable du reporting mensuel sur les opérations financières.
• Coordonner la préparation des documents pour les AG.

Connaissances

Compétences en communication écrite et orale

Compétences organisationnelles

Proactivité

Autonomie

Outils

Excel

Word

PowerPoint

PennyLane

Description du poste

A propos de l'entreprise :

A propos de l'entreprise :

Nextep HR, société d'intérim et de recrutement spécialisés se distingue sur le marché des solutions RH. Pour nous, RH signifie Richesses Humaines. Nous considérons chaque personnalité comme une valeur ajoutée que nous accompagnons dans son parcours de vie professionnelle chez nos clients. Avec 72 collaborateurs permanents, un réseau de 17 agences en France, nous accompagnons nos clients sur l'ensemble de leurs recrutements.

À cela s'ajoute une offre de diversification RH : portage salarial, formation, évaluation, management de transition.

A propos du poste :

Nous recherchons pour notre client, société internationale IT, un(e) Office Manager Bilingue.

Vous serez responsable de la majorité des fonctions administratives et comptables, en collaboration étroite avec le CEO et l'équipe de direction.

Chargé(e) d'accompagner nos bureaux en France, au Canada et aux États-Unis et en Italie.

En plus des tâches récurrentes listées ci-dessous, vous participerez également à des projets ponctuels tels que l'organisation d'événements.

Vos missions principales :

Gestion des fournisseurs :

Vous assurerez la coordination des différents prestataires pour les bureaux (bailleur, ménage, fournitures, etc.).

Suivi de la facturation clients :

Vous mettrez en place un suivi régulier des échéances de paiement clients et assisterez l'équipe commerciale pour garantir la bonne réception des paiements et la mise à jour de la facturation.

Paie et gestion sociale :

En coordination avec le cabinet comptable, vous préparerez les éléments nécessaires au traitement des salaires et vous assurerez de leur paiement. Vous gérerez également les cartes de restauration.

Vous accompagnerez les managers dans la préparation des arrivées et départs (contrats, documents associés, mutuelle...).

Suivi administratif :

Vous serez en contact direct avec notre expert-comptable, à qui vous transmettrez les éléments nécessaires aux consolidations trimestrielles.

Vous centraliserez également les documents comptables en collaboration avec les managers, notamment les factures d'achat.

Suivi de trésorerie :

Vous effectuerez un suivi hebdomadaire des encaissements, planifierez les décaissements (factures fournisseurs et salaires) et réaliserez un contrôle mensuel de la trésorerie sur l'ensemble des comptes bancaires de la société.

Reporting financier :

Vous serez responsable du reporting mensuel sur les opérations et les finances pour les trois entités du groupe.

Suivi actionnarial :

En collaboration avec le conseiller juridique, l'expert-comptable et l'équipe de direction, vous coordonnerez la préparation des documents liés aux Assemblées Générales (convocations, procurations, procès-verbaux).

Profil recherché :

Vous êtes reconnu(e) pour vos excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et français ainsi que pour vos solides compétences organisationnelles, sens du détail, proactivité et autonomie.

Vous êtes parfaitement à l'aise avec les outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint et autres logiciels).

Vous justifiez de connaissances comptables pour échanger avec l'expert comptable.

Idéalement, vous maîtrisez PennyLane ou la maîtrise d'un logiciel similaire est fortement appréciée.