Office et operations manager

EXCILIENCE; Paris; Hybride; EUR 25 000 - 35 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une entreprise de conseil à taille humaine à Paris recherche un Office and Operations Manager. Ce poste central se concentre sur la coordination administrative, le soutien aux ressources humaines et la gestion opérationnelle quotidienne. Le candidat idéal doit être fiable, rigoureux et capable de travailler dans un cadre entrepreneurial dynamique, tout en ayant une excellente maîtrise de l'anglais et des outils Microsoft. Un temps partiel est envisageable avec un modèle hybride.

Prestations

Environnement bienveillant

Modèle hybride

Qualifications

• Personne extrêmement fiable et rigoureuse dans un environnement exigeant.
• Capacité à travailler de manière autonome et à coordonner une équipe à distance.
• Volonté de progresser et d'apprendre dans un cadre entrepreneurial.

Responsabilités

• Assurer la coordination et le suivi de la facturation clients et fournisseurs.
• Structurer, documenter et améliorer les process internes.
• Gérer la logistique et l'agenda de la dirigeante.
• Participer à la gestion administrative des recrutements.

Connaissances

Anglais courant

Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, Teams)

Compétences digitales

Bases en comptabilité et gestion administrative

Description du poste

Office and Operations Manager

Rôle central et évolutif | Temps partiel possible | Cabinet de conseil à taille humaine

Nous cherchons la personne qui empêche les problèmes d’exister.

Pas par contrôle excessif, mais par anticipation, fiabilité et sens du détail.

Ce poste n’est ni un poste support, ni un poste administratif classique.

C’est un rôle clé, au cœur du fonctionnement de l’entreprise, qui permet que tout soit juste, fluide, anticipé et tenu jusqu’au bout.

Nous recherchons une personne capable d’évoluer dans un environnement exigeant, tout en appréciant la proximité, la chaleur et l’agilité d’une petite structure entrepreneuriale.

Le poste reporte directement à la fondatrice et dirigeante et s’exerce en collaboration étroite avec elle, tout en étant pleinement intégré au cœur de l’équipe.

Il est évolutif, à mesure de la croissance du cabinet, avec la possibilité de coordonner une organisation à Madagascar.

Un temps partiel est possible, avec une organisation hybride.

Notre contexte

Nous sommes un cabinet de conseil en développement, d’une dizaine de personnes, en forte progression, porté par une énergie entrepreneuriale forte et une ambition de croissance assumée. Chez nous, la qualité d’exécution, la fiabilité et le sens du service sont des standards partagés.

Le poste s’exerce dans une logique de dialogue, de priorisation et d’apprentissage progressif, en lien étroit avec la dirigeante et l’équipe. Vous participez à toutes les réunions d’équipe et êtes au cœur du réacteur.

C’est un rôle pivot, souvent invisible de l’extérieur, mais essentiel.

Il s’inscrit dans un cadre collectif structuré, avec une dirigeante et une équipe présentes au quotidien.

Vos responsabilités

Pilotage administratif et financier

• Vous assurez la coordination et le suivi de la facturation clients et fournisseurs, des paiements et des relances simples.
• Vous préparez et fiabilisez les éléments nécessaires aux clôtures comptables.
• Vous êtes un point d’appui clé dans la relation avec l’expert-comptable.

Organisation et coordination globale

• Vous êtes un référent opérationnel pour l’organisation du quotidien du cabinet.
• Vous contribuez à structurer, documenter et améliorer les process internes dans une logique d’amélioration continue.
• Vous assurez le suivi des achats et des relations avec les fournisseurs clés.
• Vous veillez au bon fonctionnement du quotidien et aux attentions qui nourrissent la vie d’équipe : anniversaires, frigo plein, décoration, réunions d’équipe.

Support RH et vie d’équipe

• Vous participez à la gestion administrative des recrutements, des arrivées et des départs.
• Vous coordonnez les tâches RH récurrentes avec notre partenaire social en charge de la paie.
• Vous contribuez activement à un environnement de travail fluide, professionnel et chaleureux.

Interface et représentation

• Vous travaillez en étroite collaboration avec la dirigeante sur la gestion de son agenda, de ses rendez-vous et de la logistique associée.
• Vous adaptez votre communication selon les interlocuteurs et les situations.
• Vous pouvez être en relation avec des clients, y compris des décideurs.
• Vous représentez le niveau de qualité, de sérieux et de professionnalisme du cabinet dans chaque interaction.

Coordination d’équipe à distance :

Selon votre temps de travail et l’évolution de l’activité, vous pourrez coordonner et animer le travail d’un membre de l’équipe basé à Madagascar. Cette organisation évoluera progressivement selon les besoins et la croissance du cabinet.

Le profil que nous cherchons

Nous recherchons avant tout une personne extrêmement fiable, rigoureuse et structurée avec un « savoir être » adapté à notre activité

Ce poste est volontairement ouvert à des profils en début ou fin de parcours, en construction ou atypiques, dès lors qu’ils présentent un fort potentiel, une intelligence pratique élevée et une réelle envie de progresser.

Vous aimez sécuriser, anticiper, fiabiliser et pousser les sujets jusqu’à leur aboutissement.

Vous appréciez de contribuer activement au bon fonctionnement d’une structure exigeante sur pleins de domaines différents pour apprendre et avoir de l’impact. Le nouveau ne vous fait pas peur, voire vous donne envie.

Compétences indispensables

• Anglais courant, à l’oral comme à l’écrit.
• Maîtrise professionnelle de la suite Microsoft : Outlook, Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, Teams et autres applications collaboratives.
• Aisance avec les outils digitaux et capacité à en adopter rapidement de nouveaux.
• Bases en comptabilité et gestion administrative.

Ce poste n’est pas pour vous si…

• Vous ne poussez pas naturellement les sujets jusqu’au bout, dans le détail.
• Vous avez du mal à gérer plusieurs sujets en parallèle sans perdre en qualité.
• Le sens du service et le travail en équipe ne sont pas des réflexes professionnels.
• Vous êtes inconfortable avec la responsabilité, le feedback ou des interlocuteurs exigeants.
• Vous êtes peu à l’aise avec les outils digitaux ou la structuration numérique.

Conditions

Poste basé à Paris 17e (métro Wagram).

Package global compris entre 25 000 et 35 000 € brut annuel à temps plein, selon le profil, l’expérience et le niveau d’autonomie.

Ce poste s’adresse à des profils à potentiel et est pensé comme une base de développement. Il peut évoluer significativement en fonction de l’engagement, de la progression et de la croissance du cabinet.

Temps partiel possible (50% minimum).

Dans ce cas, l’organisation reposera sur un modèle hybride, avec une partie des opérations assurée en coordination avec un pôle basé à Madagascar, sous la responsabilité opérationnelle du poste.

Environnement entrepreneurial, exigeant et profondément bienveillant.