Legal Secretary

NRF United Kingdom; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société internationale à Paris recherche un(e) secrétaire pour assurer le secrétariat quotidien de l’équipe, gérer les communications et organiser les réunions. Le candidat idéal maîtrise le Pack Office, fait preuve de rigueur et d'adaptabilité, et sait gérer le stress. Ce poste offre un environnement de travail dynamique au cœur de Paris.

Qualifications

• Bonne maitrise des outils informatiques, notamment Word et Excel.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer les priorités.
• Qualités organisationnelles et de flexibilité exigées.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat quotidien de l’équipe.
• Gérer les e-mails et les appels téléphoniques.
• Planifier les rendez-vous et organiser les réunions.
• S'occuper de l'impression et de la mise en forme de documents.
• Contribuer au business développement et aux appels d'offres.

Connaissances

Maitrise des outils informatiques (Pack Office)

Rigueur

Adaptabilité

Gestion du stress

Description du poste

Mission principale du poste :

En équipe/ pool avec une ou plusieurs autres secrétaires, vous aurez pour mission d’assurer le secrétariat quotidien de l’équipe (Associés, Counsels et Avocats).

Secrétariat :

•Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d’appel et la prise des messages ;

•Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l’équipe ;

•Prendre en charge l’impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ;

•Assurer la frappe, la relecture, la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais ;

•Effectuer le classement et l’archivage des dossiers électroniques et physiques de l’équipe

•Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters ;

•Editer, traduire et vérifier les descriptifs et l’envoi des factures aux clients en fin de période ;

•Relancer et suivre les factures

•Mettre à jour les dossiers dans la base de données des opérations du cabinet ;

•Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses, des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e-Barreau (RPVA) ;

Business développement :

•Actualiser la base de données contacts Interaction (1) en gérant les contacts de votre associé/équipe, (2) en rentrant les activités de Business Development;

•Contribuer aux appels d’offres (ouverture de dossiers non facturables, mise à jour de la base de données des appels d’offres, mise en page des réponses à appels d’offres et des listes de références, entre autre, mise à jour de la base de données des CV) ;

•Aider à la préparation d’évènements marketing pour promouvoir l’activité arbitrage et compliance (réservation de salle, restauration, création de liste d’envoi, invitations, relances, badges, accueil, suivi post-évènement).

Compétences requises

-Bonne maitrise des outils informatiques (Pack Office en particulier Word et Excel)

-Rigueur, adaptabilité, flexibilité

-Gestion du stress et des priorités