HR Operations Specialist

Ortho Clinical Diagnostics; Strasbourg; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

A global diagnostics firm based in Strasbourg is seeking an HR Operations Specialist to support the HR team. The ideal candidate will be fluent in both French and English, possess strong organizational skills, and have a passion for improving employee experience. This position offers strong development potential within the EMEA region, specifically targeting junior candidates. Join us to make an impact in the HR field!

Prestations

Complementary health and welfare

Restaurant tickets

Savings Plan for Collective Retirement

Training support via LinkedIn Learning

Employee Assistance Plan

Qualifications

• University degree or equivalent HR experience preferred.
• Knowledge of employment practices in France.
• Previous experience in HR operations or payroll is a plus.

Responsabilités

• Support HR operations processes for recruitment and onboarding.
• Maintain HR systems and ensure data integrity.
• Assist employees with HR queries regarding pay and benefits.

Connaissances

Fluency in English

Fluency in French

Knowledge of payroll processes

Organizational skills

Attention to detail

Formation

Bachelor's degree in a relevant field

Outils

Workday

Excel

PowerPoint

Description du poste

The Opportunity

QuidelOrtho unites the strengths of Quidel Corporation and Ortho Clinical Diagnostics, creating a world-leading in vitro diagnostics company with award-winning expertise in immunoassay and molecular testing, clinical chemistry and transfusion medicine. We are more than 6,000 strong and do business in over 130 countries, providing answers with fast, accurate and consistent testing where and when they are needed most – home to hospital, lab to clinic.

Our culture puts our team members first and prioritizes actions that support happiness, inspiration and engagement. We strive to build meaningful connections with each other as we believe that employee happiness and business success are linked. Join us in our mission to transform the power of diagnostics into a healthier future for all.

QuidelOrtho – Strasbourg:

For more than 25 years, our Center of Excellence based in Illkirch ( Strasbourg area ) has been a fundamental piece of the Ortho experience. We provide support to all of our customers in Europe, The Middle East and Africa. Within our 145 employees, working across 5 business functions (Technical Service Center, Quality, Distribution, People & Culture and Finance), with 17 nationalities and 9 languages spoken, the site represents an innovative work environment based on multiculturalism and diversity, where everyone is encouraged and empowered to make their impact.

In 2024 we achieved a gender diversity score of 98/100 for the annual "Index d’Egalité Femmes-Hommes". That’s why Ortho is the perfect place to build a solid international experience in the IVD field, joining a Patient and Customers focused company. Excellence and trust for our customers and partners have always been our main values; it is for this reason that Ortho is one of the best players in the IVD sector.

We are currently seeking an HR Operations Specialist to join our EMEA HR Operations Team. Based at our Strasbourg facility, this role will primarily support the Senior HR Operations Analyst with a focus on France.

This is a great opportunity for junior candidates who are eager to grow and begin a career in HR Operations, as it offers strong development potential and future exposure to other countries which may include Belgium, Netherlands, Luxembourg, Egypt, KSA and/or UAE or other countries within our EMEA region.

We are looking for French and English speakers but any additional languages such as Dutch (the Flemish dialect of Dutch), Luxembourgish, or Arabic will be an advantage.

Your new role:

As an HR Operations Specialist, you will play an essential role in supporting Senior HR Operations Specialist to deliver first class operational support to our employees and managers. You will support employees by maintaining systems and processes that are critical to providing a great employee experience. You will be the first point of contact for employees (and their managers) in your region, helping them navigate our various HR processes, programs and initiatives. You will join our EMEA HR Operations team and in your day to day work you will work closely with and be supported by a Senior HR Operations Specialist. You will also work with colleagues in Payroll, Talent Acquisition (TA), Total Rewards (TR), and with the Business Partners (BP). You will report to TR and Operations Manager.

What you’ll be doing:

• Support the HR Operations processes for: Pre-hire: Working with Talent Acquisition and HR Business Partners to produce the necessary documents and checks
• Hire: Working with Business Partners / Total Rewards / Manager to provide an induction and onboarding and register for payroll and benefits.
• Employee lifecycle: to provide day to day support and training for HR queries (including payroll and benefits), HR Systems, and employee data changes.
• Respond and resolve requests from employees on all HR matters (Pay & Benefits, Holidays, Absences, Trainings etc.) and escalate issues to other members of the HR team (Business Partner, Payroll, TR, TA), if appropriate.
• Partner with our Payroll team and be the main point of contact for submitting monthly instructions for payroll processing and payroll input (salary changes, deductions changes, benefit in kind values changes, shift allowance /overtime data, new joiners, leavers etc) ahead of payroll processing
• Execute HR operational processes and services with a focus on employee experience and data integrity
• Develop and maintain documentation and guides for manager and employee self-service
• Identify and drive process improvement efforts, leveraging HR systems and shared folders to automate, digitalize and eliminate manual work where possible
• Support with reporting, dashboards, and metrics to drive decision-making
• Assist in audits and compliance reporting

This position is not currently eligible for visa / work permit sponsorship.

What you’ll need to succeed:

• University, bachelor’s degree in a relevant field or equivalent HR experience (preferred)
• Knowledge of employment practices, benefits and compliance in France (and/or other countries within EMEA) .
• Fluency in English and French is essential for this role (knowledge of other languages is desirable)
• Previous experience in HR Operations, HRIS or payroll (ADP would be ideal)
• Knowledge of multiple HR areas including HRIS, Payroll, Benefits and Compliance
• Strong knowledge of Workday system is highly desirable.
• Advanced user of Word Excel and PowerPoint
• Experience in writing, maintaining, and updating policies, procedures and employee guides.
• A positive attitude and passion for learning. This role is a high impact with many opportunities to influence culture and change.
• A passion for making employee experiences simple, pleasant, and productive
• Expert organization skills and an ability to prioritize effectively – you must be able to easily handle multiple tasks at the same time.
• Strong drive for delivering impeccable work and adding value through doing things with high level of craftsmanship and attention to detail
• Systems and process orientation with excellent attention to detail
• Comfort in data generating, data analysis and metrics
• Empathetic, clear, fluent, employee-oriented in communication

What we offer:

• Complementary health and welfare
• Restaurant tickets, dining chits, meal tickets
• Participation/Incentive
• Sustainable mobility package
• Savings Plan for Collective Retirement with top-up
• Training support via our collective skills development plan and LinkedIn Learning
• Employee Assistance Plan (EAP)
• Recognition program
• Referral program

Equal Opportunity

QuidelOrtho believes in Equal Opportunity for all and is committed to ensuring all individuals, including individuals with disabilities, have an opportunity to apply for those positions that they are interested in and qualify for without regard to race, religion, color, national origin, citizenship, sex, sexual orientation, gender identity, age, veteran status, disability, genetic information, or any other protected characteristic. QuidelOrtho is also committed to providing reasonable accommodations to qualified individuals so that an individual can perform the duties. If you are interested in applying for an employment opportunity and require special assistance or an accommodation to apply due to a disability, please contact us at [e-mail] .

Ready to Make an Impact?

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About QuidelOrtho – Strasbourg:

Depuis plus de 25 ans, notre Centre d'Excellence basé à Illkirch (près de Strasbourg) est une pièce fondamentale de l'expérience QuidelOrtho. Nous accompagnons tous nos clients en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique. Grâce à nos 145 collaborateurs, représentant 14 nationalités et 9 langues parlées, le site représente un environnement de travail innovant basé sur le multiculturalisme et la diversité, où chacun est encouragés et habilités à avoir leur impact. QuidelOrtho est l’endroit idéal pour acquérir une solide expérience internationale dans le domaine de l'IVD, en rejoignant une entreprise axée sur les patients et les clients.

En 2024, nous avons obtenu un score de diversité de genre de 98/100 pour l’Index d’Egalité Femmes-Hommes. C’est pourquoi QuidelOrtho est l’endroit idéal pour bâtir une solide expérience internationale dans le domaine du DIV, en rejoignant une entreprise axée sur les patients et les clients. L'excellence et la confiance envers nos clients et partenaires ont toujours été nos principales valeurs; c'est pour cette raison qu'QuidelOrtho est l'un des meilleurs acteurs du secteur de l'IVD.

Nous recherchons actuellement un Spécialiste des Opérations RH pour rejoindre notre équipe EMEA. Basé à Strasbourg, ce poste viendra principalement en soutien du Spécialiste RH Senior, en particulier pour la France.

Il s'agit d'une excellente opportunité pour les candidats juniors désireux de se développer et de commencer une carrière dans les opérations RH car elle offre un fort potentiel de développement et une exposition future à d'autres pays qui peuvent inclure la Belgique, les Pays-Bas, le Luxembourg, l'Égypte, l'Arabie saoudite et/ou les Émirats arabes unis ou d'autres pays de notre région EMEA.

Nous recherchons des candidats francophones et anglophones, mais toute langue supplémentaire telle que le néerlandais, le luxembourgeois ou l'arabe sera un avantage.

Votre nouveau role :

En tant que Spécialiste des Opérations RH, vous jouerez un rôle essentiel en apportant du soutien au Spécialiste des Opérations RH Senior et ainsi un appui opérationnel de premier ordre à nos employés et managers. Vous assurerez également la maintenance des systèmes et des processus, essentiels à la qualité de l’expérience employé. Vous serez le premier point de contact pour les employés (et leurs managers) de votre région, les aidant à s'y retrouver dans nos différents processus, programmes et initiatives RH. Vous rejoindrez notre équipe des Opérations RH EMEA et, au quotidien, vous travaillerez en étroite collaboration avec le Spécialiste des Opérations RH Senior et bénéficierez de son soutien. Vous collaborerez également avec les services Paie, Recrutement (Talent Acquisition), Rémunération Globale (Total Rewards) et Responsables RH (Human Ressources Business Partners). Vous serez rattaché au Responsable des Opérations RH et Rémunération Globale.

Vos missions :

• Soutien aux processus opérationnels RH pour:
  • Pré-embauche: Collaborer avec l’équipe Recrutement et les HRBP pour obtenir les documents et procéder aux vérifications nécessaires
  • Embauche: Collaborer avec les HRBP, le service Rémunération Globale et le responsable d’équipe pour assurer l'intégration en paie et l’adhésion aux avantages sociaux.
• Cycle de vie des employés: Fournir un soutien quotidien en répondant à toutes les questions concernant les RH (y compris la paie et les avantages sociaux), les systèmes RH et les modifications des données des employés.
• Répondre aux demandes des employés concernant toutes les questions RH (paie et avantages sociaux, congés, absences, formations, etc.) et les résoudre, relayer les problèmes aux autres membres de l'équipe RH (HRBP, Paie, Rémunération Globale, Recrutement), le cas échéant.
• Collaborer avec notre équipe Paie et être le point de contact principal et assurer la transmission des instructions mensuelles relatives au traitement et à la saisie de la paie (modifications de salaire, de retenues, de la valeur des avantages en nature, des indemnités heures supplémentaires, des nouvelles embauches, des départs, etc.)
• Exécuter les processus et services opérationnels RH en veillant à l'expérience employé et l'intégrité des données.
• Développer et tenir à jour la documentation et les guides à destination des managers et des employés.
• Identifier et piloter les efforts d'amélioration des processus en exploitant les systèmes RH et les dossiers partagés, automatiser, numériser et éliminer le travail manuel lorsque cela est possible.
• •Participer à la création de rapports, de tableaux de bord et d'indicateurs pour orienter la prise de décision.
• Participer aux audits et aux rapports de conformité.

Ce poste n'est actuellement pas éligible au parrainage de visa/permis de travail.

Profil recherché :

• Diplôme universitaire, licence dans un domaine pertinent ou expérience RH équivalente (souhaitable)
• Connaissance des pratiques d'emploi, des avantages sociaux et de la conformité en France (et/ou dans d'autres pays de la zone EMEA).
• La maîtrise de l'anglais et du français est essentielle pour ce poste (la connaissance d'autres langues est souhaitable).
• Expérience préalable en opérations RH, SIRH ou paie (ADP serait idéal).
• Connaissance de plusieurs domaines RH, notamment SIRH, paie, avantages sociaux et conformité.
• Une solide connaissance de Workday est fortement souhaitée.
• Maîtrise de Word, Excel et PowerPoint.
• Qualités rédactionnelles, maintenance et mise à jour de politiques, procédures et guides des employés.
• Attitude positive et envie d'apprendre. Ce poste a un fort impact et offre de nombreuses opportunités d'influencer la culture et le changement.
• Goût pour rendre l'expérience employé simple, agréable et productive.
• Excellent sens de l'organisation et capacité à prioriser efficacement: vous devez être capable de gérer facilement plusieurs tâches simultanément.
• Forte volonté de fournir un travail impeccable et d'apporter une valeur ajoutée grâce à un savoir-faire de haut niveau et un souci du détail.
• Orientation systèmes et processus avec un excellent souci du détail.
• Aisance dans la production, l'analyse et la mesure des données.
• Communication empathique, claire, fluide et orientée vers les employés.

Ce que nous offrons :

• Complémentaire santé et prévoyance
• Tickets restaurants
• Participation/Intéressement
• Forfait mobilité durable
• Plan d’Epargne pour la Retraite Collectif avec abondement
• Support dans la formation via notre plan collectif de développement des compétences et LinkedIn Learning
• Dispositif d’assistance des employés (EAP)
• Programme de reconnaissance des Compétences
• Dispositif de cooptation

Égalité des chances

QuidelOrtho croit en l'égalité des chances et s'engage à garantir que toutes les personnes, y compris celles handicapées, aient la possibilité de postuler sans distinction de race, de religion, de couleur, d'origine nationale, de citoyenneté, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité sexuelle, d'âge, de statut d'ancien combattant, de handicap, d'informations génétiques ou de toute autre caractéristique protégée. QuidelOrtho s'engage également à fournir des aménagements raisonnables aux personnes qualifiées afin qu'elles puissent exercer leurs fonctions. Si vous souhaitez postuler et avez besoin d'une assistance particulière ou d'un aménagement en raison d'un handicap, veuillez nous contacter à l'adresse [e-mail].

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