Gestionnaire pédagogique F / H

SORBONNE UNIVERSITE; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de recherche plurielle à Paris cherche un(e) Gestionnaire pédagogique pour le niveau L3 en physique. Le rôle implique la gestion des inscriptions des étudiants, l'élaboration des plannings d’enseignement et le suivi logistique des examens. Une expérience administrative est requise. Poste à pourvoir dès que possible avec un contrat de 3 ans.

Qualifications

• Connaissance des procédures administratives de gestion des étudiants.
• Capacité à gérer les plannings d’enseignement et les inscriptions.
• Savoir-faire en communication écrite et orale.

Responsabilités

• Gestion des inscriptions pédagogiques des étudiants.
• Élaboration et suivi des plannings d’enseignement.
• Organisation de la logistique des examens.

Connaissances

Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité à travailler en équipe

Compréhension de l'anglais

Formation

Diplôme de niveau correspondant aux exigences du poste

Outils

APOGEE

Moodle

Description du poste

Overview

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche. Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4 000 doctorants et 12 300 étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3 300 enseignants-chercheurs et enseignants chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de BIATSS et 2 000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions.

Contexte et organisation du poste

L’activité s’exerce au sein du département de la Licence de physique sous la responsabilité de la responsable administrative, des responsables des parcours et du directeur du département. Cette activité implique également des relations suivies avec les secrétariats pédagogiques des autres départements de formation.

Le département de la licence de physique prépare les étudiants en vue de deux types de débouchés : la poursuite d’études en Master ou en école d’ingénieur. Près de 200 enseignants dispensent les cours à environ 725 étudiants inscrits dans les différents parcours de la licence de physique (monodisciplinaire ou bidisciplinaire) auxquels s’ajoutent plus de 370 étudiants de Sorbonne Université qui suivent des enseignements de physique gérés également par le département. L’équipe administrative est chargée de la gestion des étudiants et des enseignements de physique.

Localisation : Campus Jussieu, 4 place Jussieu 75005 Paris

Fonctions : Gestionnaire pédagogique du niveau L3

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : Tech

BAP : J - Gestion et pilotage

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

A pourvoir dès que possible.

Activités principales

• Accueil, information et orientation des étudiants et personnels enseignants
• Gestion pédagogique du niveau L3 représentant un total d’environ 300 étudiants, 15 unités d’enseignement (U.E.) et 12 groupes de TD / TP
• Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants sur l’outil APOGEE : parcours mono-disciplinaire, 14 parcours bi-disciplinaires, 8 parcours bi-disciplinaires intensifs, 1 mineure
• Gestion des groupes de TD et TP, suivi des absences en TP et planification des rattrapages (via Moodle)
• Élaborer et suivre les plannings d’enseignement : saisie des demandes de réservations de salles / amphis, diffusion auprès des étudiants et enseignants via Moodle, mise à jour des plannings
• Gestion logistique des examens : élaboration des calendriers, réservation des amphis, édition des listes d’émargement
• Organisation de la consultation des copies : calendrier, réservation des salles, diffusion
• Préparation des jurys : procédure d’import/export des fichiers notes APOGEE, vérification et édition des procès-verbaux, participation aux délibérations, édition des relevés de notes et attestations
• Contrôle des inscriptions administratives des étudiants, en collaboration avec la responsable administrative
• Interaction avec les autres départements de formation de licence, le Service handicap santé étudiant, le bureau planning
• Synchronisation des actions APOGEE (IP, Résultats, etc.) avec les acteurs concernés dans le cadre de l’offre majeure-mineure
• Transmettre les informations aux étudiants et enseignants via Moodle

Autres activités

• Participer aux réunions relatives à APOGEE et à la synchronisation avec les autres départements de licence
• Participation aux tests et retours d’expérience relatifs à APOGEE

Conduite de projets

Non

Encadrement

Non

Conditions particulières d’exercice

• Accepter des contraintes d’horaires et de congés en fonction de l’activité de la licence de physique niveau L3 : semaines de congé imposées, horaires adaptés à l’accueil du public et aux périodes de fortes activités

Connaissances transversales requises

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

Savoir-faire

• S’exprimer oralement ou par écrit
• Comprendre l’anglais, s’exprimer en anglais par écrit
• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à la gestion des étudiants
• Appliquer la réglementation et respecter les procédures
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Prendre et rédiger des notes, documents de tout ordre

Savoir-être

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Se montrer autonomie, avoir de la méthode et de la rigueur
• Avoir le sens de l’organisation et de la coordination
• Avoir une aptitude à travailler en équipe
• Se montrer disponibilité, discret et confidentiel
• Avoir le sens du contact et des relations humaines
• Être polyvalent et avoir une capacité d’adaptation