Gestionnaire administratif.ve – Dispositif « Étudiant·es en exil »

Université de Lille; Villeneuve-d'Ascq; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université renommée à Villeneuve-d'Ascq recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer les dossiers des étudiant.es exilés, tout en apportant un soutien organisationnel. Vous serez responsable de l'accueil et de l'orientation des usagers ainsi que du suivi des données administratives. Les candidats doivent avoir un bon sens relationnel et une bonne maîtrise de l'anglais, ainsi qu'une connaissance des procédures administratives. Ce poste est à pourvoir en CDD d'un an.

Qualifications

• Organisé(e), rigoureux(se) et bon sens relationnel.
• Apprécie le travail en équipe et souhaite s'investir.
• Capacité d'élaborer des documents administratifs.

Responsabilités

• Gestion administrative des dossiers des étudiant.es.
• Appui à la gestion administrative et RH du dispositif.
• Accueil et accompagnement des usagers.
• Suivi des données et logistique de l’activité.

Connaissances

Connaissance du fonctionnement des administrations publiques

Maîtrise des techniques de communication écrite et orale

Anglais courant

Description du poste

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.

Mission

CDD d'un an

Placée sous la responsabilité de la cheffe de projet du dispositif d’accueil des exilé.es, vous assurez des missions polyvalentes de gestion administrative, d’assistance technique et de soutien logistique au dispositif « étudiant·es en exil ». Vous contribuez au bon fonctionnement du dispositif en veillant au respect des procédures, à la qualité du suivi des dossiers et à l’accueil des publics accompagnés.

Vos Activités Principales

Gestion administrative des dossiers

• Vous instruisez et assurez le suivi des dossiers des étudiant.es (candidatures FLE, accès dérogatoires, certificats universitaires, etc.) en vérifiant leur conformité juridique et administrative.
• Vous réalisez la saisie et le suivi numérique des dossiers et veillez à la fiabilité des données.

Appui à la gestion et aux ressources humaines

• Vous participez à la gestion administrative, financière et/ou RH du dispositif en appliquant les procédures dédiées.
• Vous contribuez à la préparation des recrutements (volontaires en service civique, vacataires, tuteurs) : rédaction de fiches de poste, diffusion des offres, organisation logistique des recrutements, en lien avec la cheffe de projet.

Accueil et accompagnement des publics

• Vous assurez un premier accueil physique et téléphonique des usagers : information de premier niveau, orientation vers les services compétents, prise de rendez-vous si nécessaire.
• Vous adoptez une posture bienveillante, pédagogique et respectueuse des publics accompagnés.

Suivi des données et logistique

• Vous organisez, alimentez et mettez à jour les bases de données relatives aux étudiant.es, et assurez le suivi des indicateurs d’activité.
• Vous apportez un soutien logistique au service et aux manifestations organisées (réunions, conférences, séminaires, colloques).

Profil

Vous êtes organisé.e, rigoureux.se et doté.e d’un bon sens relationnel. Vous appréciez le travail en équipe et souhaitez vous investir dans un dispositif à forte dimension humaine et sociale.

🧠 Compétences requises

• Connaissance du fonctionnement des administrations publiques.
• Connaissance des dispositifs et procédures liés au champ d’intervention.
• Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.
• Capacité à élaborer des documents administratifs et de communication.
• Anglais courant (niveau B1 à B2).

📎 Savoir-faire opérationnels

• Gérer son activité dans un cadre administratif structuré et respecter les échéances.
• Appliquer les procédures et règles en vigueur.
• Utiliser les logiciels et outils spécifiques à l’activité.
• Rendre compte de son activité et contribuer à une démarche d’amélioration continue.
• Travailler en équipe et communiquer avec pédagogie.

🤝 Savoir-être

• Sens de l’organisation et rigueur.
• Fiabilité et discrétion professionnelle.
• Sens relationnel et qualité d’écoute.
• Capacité d’adaptation et engagement.

Référence de l'offre : x512knjoe3