Gestionnaire administratif.ive (h/f)

Université PSL; Aubervilliers; Hybride; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur recherche un gestionnaire administratif pour gérer les activités administratives et financières du laboratoire. Vous serez chargé de l'organisation d'événements, de la coordination budgétaire et de la communication digitale. Un intérêt pour l'Inde ancienne et des compétences en technologies numériques seront valorisés. Le poste inclut également la possibilité de télétravail un jour par semaine.

Prestations

Télétravail possible un jour par semaine

Opportunité de développement professionnel

Qualifications

• Une première expérience en gestion administrative ou en secrétariat de direction au sein d’un établissement public serait un plus.
• Des compétences en matière budgétaire seraient un plus.
• Une certaine appétence pour les technologies numériques est bienvenue.

Responsabilités

• Gérer l'administration du laboratoire et ses budgets.
• Organiser des événements scientifiques et assurer la communication.
• Maintenir le site web du laboratoire et animer ses réseaux sociaux.

Connaissances

Compétences rédactionnelles

Sens de l’organisation

Réactivité

Autonomie

Aisance relationnelle

Formation

Diplôme de l'enseignement supérieur

Outils

Suite Microsoft Office

CMS Wordpress

Mailchimp

Canva

Description du poste

À propos de nous

À propos de l’employeur et du contexte institutionnel: L’École Pratique des Hautes Études (EPHE) est un grand établissement d’enseignement supérieur et de recherche, composante de l’Université PSL et membre fondateur du Campus Condorcet. L’EPHE est implantée sur plusieurs sites en métropole et en Polynésie française, avec 3 sections et 44 laboratoires répartis sur le territoire.

Environnement et contexte de travail: L’EPHE fait partie de l’Université PSL, située au cœur de Paris, et collabore avec chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs et dirigeants. Le siège de l’EPHE est prévu au Campus Condorcet dans les prochaines années.

Structure d’accueil: Le GREI (Groupe de recherches en études indiennes) est une unité sous tutelle conjointe de l’EPHE-PSL et de l’USN. Il porte sur les langues, littératures, religions et cultures de l’Inde ancienne et médiévale, avec une approche historico-philologique et paléographique. Le GREI compte neuf membres statutaires, une quinzaine de doctorant(e)s et de nombreux membres associés, et héberge divers projets de recherche et collaborations internationales. Le GREI est basé au Campus Condorcet (Aubervilliers) dans le Bâtiment de recherche nord.

Mission: Le poste concerne la gestion administrative et financière du laboratoire, l’organisation et la coordination d’événements scientifiques et la maintenance du site web du laboratoire (www.grei.fr) et son alimentation régulière.

Activités principales et associées:

ACTIVITÉS ASSOCIÉES

• GESTION ADMINISTRATIVE COURANTE: Traiter les courriers électroniques et convocations; classer/archiver des documents; gérer des dossiers transversaux; collecter des données (publications, missions, etc.) des membres; participer et aider à l’organisation d’événements scientifiques; collaborer avec les gestionnaires des projets FAn, MANTRAMS/MANTRATANTRAM, RESILIENCE, les gestionnaires de l’USN et le référent recherche de l’unité; organiser la « rentrée des doctorants et doctorantes du GREI » et présenter les procédures et informations utiles.

GESTION BUDGÉTAIRE DE L’EA

• Élaborer le budget avec la direction de l’EA; engager les dépenses, gérer les bons de commande, attester du service fait et suivre les factures; suivre le traitement des demandes de financement; établir des conventions de reversement de fonds; établir les ordres de mission et gérer les réservations de train et de nuitées d’hôtel.

MISSIONS DE COMMUNICATION

• Animer le compte LinkedIn du GREI en postant régulièrement les actualités des membres;
• Rassembler et rédiger les contenus destinés à la Lettre d’information du GREI, éditer et diffuser la lettre via Mailchimp;
• Assurer la maintenance d’un site web Wordpress;
• Rassembler et produire des contenus destinés à alimenter le site web;
• Assurer une veille sur les événements indianistes et diffuser les informations pertinentes (en lien avec les membres de l’EA).

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE ET FONCTIONNEL

Le/la gestionnaire administratif/administrative du Groupe de recherches en études indiennes (EA2120) travaillera sous la supervision de Vincent Eltschinger, directeur d’études à l’EPHE en section des Sciences religieuses, et directeur de l’unité de recherche.

PROFIL

SAVOIRS ET COMPÉTENCES ATTENDUS

• Secteur de l’enseignement supérieur et de la recherche en France
• Fonctionnement d’un établissement public
• Des compétences en matière budgétaire (secteur public) seraient un plus
• Un intérêt pour l’Inde ancienne serait un plus
• Une certaine appétence pour les technologies numériques est bienvenue

SAVOIR-FAIRE OPÉRATIONNEL

• Compétences rédactionnelles
• Sens de l’organisation

COMPÉTENCES NUMÉRIQUES

• Suite Cocktail : gfc-missions ; gfc-Situation et gfc-dépenses (formation possible)
• Globéo Travel (formation possible)
• Messagerie Outlook
• Suite Microsoft Office : Excel, Word et PowerPoint
• CMS Wordpress
• Mailchimp
• Réseau social LinkedIn

COMPÉTENCES GRAPHIQUES / CRÉATIVES

• Maîtrise de Canva (ou autre) pour la création de visuels
• Capacité à appliquer des principes de design graphique
• Création de contenus visuels cohérents avec l’identité visuelle de l’EPHE-GREI

COMPÉTENCES LINGUISTIQUES

• Anglais B1 / B2
• Français C2

SAVOIR-ÊTRE

• Réactivité, rigueur
• Autonomie et sens de l’initiative
• Adaptation, sociabilité et aisance relationnelle

DIPLÔME ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Une première expérience en gestion administrative ou en secrétariat de direction au sein d’un établissement public serait un plus.

CONDITIONS D'ACTIVITÉ PARTICULIÈRES

Télétravail possible un jour par semaine.

NON-DISCRIMINATION, OUVERTURE ET TRANSPARENCE

Notre établissement, comme l’ensemble de l’Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Poste ouvert aux fonctionnaires de catégorie B et aux contractuels pour un CDD d’un an renouvelable.