Gestionnaire administratif et financier (F / H)

École normale supérieure - PSL; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique prestigieuse à Paris recherche un gestionnaire administratif et financier pour accompagner les départements Lettres dans leurs démarches. Vous gérerez les contrats de recherche, suivrez les dossiers de recrutement et conseillerez secrétaires, enseignants, et étudiants. Ce poste implique d'assurer l'accueil et de participer à l'animation du réseau des secrétaires. Les candidats doivent avoir une expérience en gestion administrative et financière, ainsi qu'un diplôme pertinent.

Qualifications

• Expérience dans la gestion administrative et financière.
• Capacité à travailler en collaboration avec diverses parties prenantes.
• Aptitude à gérer plusieurs projets en même temps.

Responsabilités

• Gérer des lignes budgétaires de contrats de recherche.
• Suivre les dossiers de recrutement du PRL.
• Conseiller et soutenir les utilisateurs dans leurs démarches.
• Assurer l'accueil des interlocuteurs.
• Accompagner les montages de projets financiers.

Connaissances

Gestion financière

Connaissance des procédures administratives

Compétences en communication

Veille réglementaire

Formation

Diplôme dans un domaine pertinent

Description du poste

Environnement et contexte de travail

Notre établissement fait partie de l’Université PSL. Située au cœur de Paris, elle fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l’innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE

Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l’Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.

Non‑discrimination, ouverture et transparence

Les établissements membres de l’Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Missions

Activités principales

Accompagner les départements Lettres dans leurs démarches administratives et assurer la gestion financière et administrative de contrats de recherche du périmètre du PRL. Département ou service de la structure : Pôle Ressources Lettres. Corps / Grade : Catégorie B– Gestionnaire administratif et financier – jc42.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Créé en 2015, le Pôle Ressources Lettres est un service où sont rassemblées des activités de suivi administratif et financier de projets pédagogiques et de recherche de l’École Lettres. Le PRL est à la disposition de la communauté : membres des départements (secrétaires, enseignants, chercheurs et étudiants) et personnels administratifs des autres services ; il se donne pour mission de les aider et de les accompagner dans leurs démarches au sein de l’ENS-PSL.

Le PRL est également un service de gestion de contrat de recherche. En lien avec le SAAP de PSL, l’équipe est en mesure d’accompagner un candidat à un appel à projet pour monter son dossier, établir son budget et, le cas échéant, assurer la mise en place des crédits obtenus, engager les dépenses, traiter les factures, assurer les recrutements ainsi que les opérations de reporting nécessaires. Actuellement le service gère plus de 2M€ / an.

La responsable du Pôle Ressources Lettres cherche un(e) adjoint(e) pour l’aider dans ces missions de service public, au sens noble du terme.

PLACE DU POSTE DANS L’ORGANISATION

Poste sous l’autorité directe de la responsable de pôle, et en étroite collaboration avec les 2 autres membres du PRL.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Gérer des lignes budgétaires de contrats de recherche (établir les commandes, traiter les factures, mettre en place les missions), en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (à date, 35 projets différents);
• Suivre les dossiers de recrutement du périmètre du PRL, en lien avec le Service des ressources humaines;
• Conseiller et soutenir les secrétaires, enseignants, chercheurs et étudiants Lettres dans leurs démarches administratives;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des divers interlocuteurs (usagers, personnels, fournisseurs…);
• Accompagner les montages de projets, les suivis de convention, les mises en place de crédits et les opérations de reporting financier en lien étroit avec les services de l’ENS;
• Assurer une veille réglementaire et s’informer sur les possibilités de financements; diffuser les informations auprès des usagers du pôle;
• Participer à l’animation du réseau des secrétaires Lettres;
• Assurer un soutien ponctuel pour les secrétaires du périmètre (Départements et unités de recherche Lettres), soit en assurant une partie des tâches soit en organisant le relais inter‑départements; former les nouveaux arrivants sur ces postes.

SPECIFICITES DU POSTE

Gestion de contrats de recherches