Gestionnaire administratif de formation H/F (H/F)

UNIVERSITE PARIS-SACLAY; Sceaux; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française recherche un Gestionnaire administratif de formation pour coordonner les liens entre les acteurs et gérer les procédures administratives. Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques et avoir une bonne connaissance de l'enseignement supérieur. Ce poste implique d'accueillir les étudiants et de gérer les inscriptions ainsi que les documents administratifs liés aux formations.

Qualifications

• Connaissance de la réglementation liée à la scolarité universitaire.
• Savoir extraire des données d'Apogée.
• Savoir s'organiser, anticiper, respecter les délais.

Responsabilités

• Assurer le lien entre tous les acteurs de la formation.
• Contrôle d'assiduité des étudiant-es et édition d'attestation.
• Organiser des réunions et des contrôles communs.

Connaissances

Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)

Savoir gérer les situations d'urgence

Accueillir, orienter, renseigner un public

Techniques de secrétariat

Formation

Qualification : Employé qualifié

Outils

APOGEE

SCODOC

PSTAGE

e-CFA

YPAREO

Description du poste

Offre n° 197YJGP Gestionnaire administratif de formation H/F (H/F)

Au sein du Service des Formations et sous la responsabilité du chef de service, le/la gestionnaire administratif de formation évolue dans une structure pédagogique regroupant 40 personnels administratifs et techniques, 90 enseignant-es, 200 vacataires au service de 1600 étudiant-es. L'IUT est une des 15 composantes de l'Université Paris Saclay. L'offre de formation de l'IUT est répartie en 2 spécialités de BUT (TC et GEA) et une licence professionnelle « vente et management en optique et lunetterie ». L'IUT propose de la formation initiale, de la formation continue et par apprentissage. Le/la gestionnaire administratif de formation a pour principale mission d'assurer le lien entre tous-tes les acteurs-rices et de prendre en charge les procédures administratives. Il/elle est en relation permanente avec les étudiant-e-s, les équipes enseignantes, les responsables de formation, les maîtres d'apprentissage, les tuteurs-rices pédagogiques, les entreprises et les Centres de formations d'Apprentissage partenaires. Il/elle a un lien fonctionnel avec Ie/la cheffe de département et avec les responsables de parcours.

Missions principales

• Secrétariat pédagogique
• Accueil, information et orientation des étudiant-es
• Accueil et appui aux enseignantes
• Inscriptions pédagogiques des étudiant-es
• Organisation des réunions annuelles des formations
• Affichage et transmission des informations à destination des étudiantes
• Mise à jour des emplois du temps des formations et réservation de salles de cours
• Contrôle d'assiduité des étudiant-es et édition d'attestation
• Organisation des contrôles communs, gestion des tiers temps, gestion des commandes et reprographie des copies, préparation des copies
• Surveillance des examens (en accompagnement de l'enseignante) et organisation de la consultation de copie
• Contrôle des listes d'émargement
• Préparation des conventions de stage en lien avec l'étudiante, suivi du circuit de signature, contrôle des pièces nécessaires
• Gestion des notes (saisie des notes et des résultats dans Apogée et Scodoc, édition des relevés de notes et des PV de jury)

Missions complémentaires pour les formations en apprentissage

• Relations avec les étudiants-e-s: aide au recrutement des futur-e-s apprenti-e-s (suivi des dossiers de candidature, envoi de convocations, mise à jour des listes jusqu'à finalisation de groupes d'apprentis)
• Accompagnement des candidat-e-s admissibles durant leur recherche d'entreprise (envoi des offres d'alternance, réponse aux demandes d'entreprises)
• Relations avec les entreprises: renseigner les entreprises sur les formations en apprentissage et leur fonctionnement; mise en relation des entreprises avec les CFA partenaires pour la mise en place du contrat d\'alternance
• Relations avec les CFAS: suivi des 14 critères qualité imposés par les CFAS; saisie et mise à jour du calendrier d\'alternance sur les logiciels des CFA; gestion de la présence des apprentis aux cours (vérification des feuilles d\'émargement et saisie des absences)
• Envoi des relevés de présence mensuels par apprenti-e aux employeurs

Profil

Connaissances et savoir-faire

• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et recherche
• Connaissance de la réglementation liée à la scolarité universitaire
• Savoir extraire des données d'Apogée pour répondre à une commande précise, notamment mise en forme sous Excel, statistique
• Savoir s'organiser, anticiper, respecter les délais
• Savoir gérer les situations d'urgence, comprendre le besoin et savoir y répondre
• Savoir rendre compte
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)
• Utiliser des logiciels spécifiques à l'activité (APOGEE, SCODOC, PSTAGE, e-CFA, YPAREO)

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Bureautique et outils collaboratifs
• Contrôler la conformité des données
• Corriger et mettre en forme un document
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Gestion administrative du courrier
• Mettre en forme un document
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Méthode de classement et d\'archivage
• Numériser des documents, médias ou supports techniques
• Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins
• Procéder à l\'enregistrement, au tri, à l\'affranchissement du courrier
• Techniques de secrétariat
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Etre à l\'écoute, faire preuve d\'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d\'activité : Enseignement supérieur

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