Gestionnaire administratif de formation

SORBONNE UNIVERSITE; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de recherche publique à Paris recherche un Gestionnaire administratif pour organiser les sessions de formation destinées à son personnel. Le candidat idéal doit avoir une solide expérience en gestion administrative, un bon sens de l'organisation et des compétences interpersonnelles. Les missions incluent la planification logistique des formations et la gestion des inscriptions. Ce poste en CDD de 6 mois commence le 1er janvier 2026.

Qualifications

• Connaissance de l'environnement de la Fonction publique et de l'Enseignement supérieur.
• Avoir le sens de l'organisation et de la planification.
• Maîtriser les outils de gestion administratifs.

Responsabilités

• Préparer et organiser les sessions de formation au niveau administratif et logistique.
• Suivre les inscriptions et gérer la logistique des formations.
• Évaluer les sessions de formation et gérer les attestations de présence.

Connaissances

Organisation

Maîtrise des outils bureautiques

Qualités rédactionnelles

Travail en équipe

Capacités d'adaptation

Description du poste

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Gestionnaire administratif-ve de formation F / H

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

CDD de 6 mois.

Prise de fonctions souhaitée : 1er janvier 2026.

Rattaché.e à la responsable du pôle gestion, le ou la gestionnaire formation participe activement à l'organisation et au déploiement d'actions de formation à destination de l'ensemble des personnels de Sorbonne Université.

Missions principales :

• Préparer et organiser les sessions de formation au niveau administratif et logistique
• Organiser les formations
  • Saisie des inscriptions : création des sessions dans le logiciel, réception et traitement des demandes, inscriptions des demandes dans les formations correspondantes, suivi des volumes d'inscriptions
  • Réservation des salles, installation logistique des lieux des formations (ordinateur, vidéoprojecteur, paper board, …), ouverture en présentiel de la session de formation ou à distance
  • Envoi des convocations par mail,
  • Suivi des conventions de formation et échanges avec les prestataires,
  • Lien avec le service financier pour les engagements financiers
  • Évaluation des sessions
  • Saisie des présences et envoi des attestations de présence
  • Accueil des stagiaires, des formateurs et des intervenants extérieurs.
  • Diffusion des informations en relation avec l'activité de formation auprès de la communauté
• Echanger avec les organismes de formations pour la planification en lien avec les besoins de l'établissement
• Veiller au bon déroulement des sessions de formation et être l'interlocuteur privilégié des agents et du formateur tout au long de la session de formation
• Gérer et suivre la boite mail partagée du service
  • Gérer quotidiennement le système d'inscription dématérialisé

Connaissances transversales requises :

• Connaissance de l'environnement professionnel, de l'organisation de la Fonction publique, de l'Enseignement supérieur et de l'université
• Connaissance des métiers de la fonction publique et en particulier les métiers de la recherche et de l'enseignement supérieur

Savoir-faire :

• Avoir le sens de l'organisation et de la planification
• Maîtriser les outils bureautiques et avoir une agilité avec les outils informatiques
• Posséder de bonnes qualités rédactionnelles
• Savoir collecter, exploiter les informations et alimenter la base de données propre à la formation
• Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir-être :

• Faire preuve d'autonomie, de réactivité et de disponibilité
• Savoir respecter la confidentialité des informations et des données, faire preuve de discrétion
• Faire preuve de rigueur, d'anticipation et avoir le sens de l'organisation
• Savoir travailler en équipe, sens relationnel
• Avoir le sens du contact et des relations humaines
• Etre polyvalent-e et posséder des capacités d'adaptation