Executive Assistant & Office Manager H / F

TALENTS UNIS; Boulogne-Billancourt; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une société de services à Boulogne-Billancourt recherche un(e) assistant(e) pour le fondateur. Le poste nécessite d'organiser des rendez-vous, de préparer des supports de communication et de gérer l'administration. Le candidat idéal a au moins 5 ans d'expérience dans une petite entreprise, une grande rigueur et maîtrise des outils digitaux. Anglais courant apprécié. Flexibilité pour travailler 1 à 2 jours par semaine est nécessaire.

Qualifications

• Au moins 5 ans d'expérience en support à une petite entreprise.
• Expérience dans le secteur du conseil, de la chasse de tête ou de la finance est un plus.
• Maîtrise des outils informatiques et digitaux.

Responsabilités

• Organiser les RDV, sessions de feedback et appels clients.
• Gérer l’administration et proposer des améliorations de processus.
• Assurer la gestion RH pour les salariés et nouveaux entrants.

Connaissances

Organisation

Communication

Rigueur

Anglais courant

Sens relationnel

Formation

Diplôme d'études supérieures

Description du poste

Vue d’ensemble

Au sein de cette petite équipe d'experts soudée, vous aurez un rôle central. Assistant(e) du fondateur, vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres de l'équipe pour l’organisation des agendas, des RDV clients, partenaires et candidats, des réunions récurrentes et des séminaires.

En collaboration avec l'équipe, vous préparerez les supports de communication, de prospection, et toute la documentation liée au suivi des missions. Vous contribuerez activement au succès des missions, en veillant avec proactivité à l'exécution des différentes étapes du process: organisation des RDV, sessions de feedback, appels client ou candidat, gestion des priorités et de l’urgence, et veille documentaire. Vous assurerez également la gestion administrative de cette TPE et proposerez des améliorations de process.

Vous pourrez proposer de nouvelles initiatives en accord avec les valeurs et objectifs de l'entreprise.

Responsabilités

• Organiser les RDV, les sessions de feedback, les appels clients ou candidats, et les réunions récurrentes et les séminaires.
• Préparer les supports de communication, de prospection et la documentation liée au suivi des missions.
• Veiller à l’exécution rigoureuse des étapes du process et à la gestion des urgences et des priorités.
• Gérer l’administration de la TPE et proposer des améliorations des processus existants.
• Assurer la gestion RH pour les salariés et les nouveaux entrants, passer les commandes et mettre à jour la base de contacts.
• Servir de point de relais avec les prestataires externes (expert-comptable, IT, etc.) et insuffler de nouvelles initiatives RSE.

Qualifications et profil

• Nature rigoureuse et organisée, sens du détail et de l’excellence, parfaite orthographe et maîtrise des outils informatiques et digitaux.
• Diplômé(e) d’études supérieures, avec au moins 5 ans d’expérience en support à une petite entreprise.
• Idéalement expérience dans le secteur du conseil, de la chasse de tête ou de la finance.
• Fiable, engagé(e), sens relationnel élevé et discrétion naturelle.
• Esprit entrepreneurial et enthousiasme pour rejoindre une TPE en croissance reconnue pour la qualité de service.
• Anglais courant (usage écrit fréquent, usage oral ponctuel).
• Disponibilité flexible 1 à 2 jours par semaine; présence appréciée pour partager l’esprit d’équipe.