Chargé.e d’accueil, d’information et de gestion administrative - DEVU

Université Rennes 2; Rennes; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française à Rennes cherche un agent pour le Guichet unique. Le candidat devra accueillir le public, gérer les demandes administratives et travailler dans un environnement collaboratif. Des compétences relationnelles, de rigueur et de connaissance du système éducatif sont essentielles. Le poste offre des avantages tels que des jours de congé supplémentaires et un remboursement des frais de transport.

Prestations

Télétravail jusqu'à 2 jours/semaine

54 jours de congés annuels

Remboursement de 75 % des frais de transport

Qualifications

• Maîtrise des techniques d’accueil téléphonique et physique.
• Bonne connaissance du public et de ses attentes.
• Connaissance des règles de fonctionnement de l'Université.
• Bonne compréhension du système éducatif supérieur.
• Maîtrise des procédures d'inscriptions.

Responsabilités

• Assurer l'accueil et l'information des usagers.
• Vérifier la recevabilité des dossiers soumis.
• Traiter les demandes de retrait et d'envoi de diplôme.
• Gérer les demandes de rendez-vous pour étudiants en situation de handicap.

Connaissances

Accueil du public

Utilisation d'outils bureautiques

Rédaction de documents

Travail en équipe

Rédaction de mails

Compétences linguistiques en anglais

Description du poste

À propos de nous

Faire le choix de travailler à Rennes 2, c’est œuvrer ensemble pour l’accomplissement d’une mission commune : accompagner les étudiants dans leurs projets de formation, tout en participant à la construction d’une recherche innovante.

Forte de ses 1500 personnels et 21 000 étudiants, Rennes 2 c’est également une vie culturelle et sociale riche, une communauté étudiante active, des professionnels investis dans leurs missions.

Travailler dans notre établissement, c’est l’opportunité de concilier parcours professionnel et épanouissement personnel.

Mission

L’agent évolue au sein du pôle ressources et activités transverses, pôle intégré à la direction des Etudes et de la Vie Universitaire (DEVU). Il·elle est placé·e sous l’autorité hiérarchique de la responsable de pôle.

• Au sein du Guichet unique et dans les limites du périmètre de la DÉVU, l’agent a pour mission d’assurer l’accueil et l’information des usagers et une partie de la gestion administrative.
• Cette mission est assurée en binôme, en collaboration avec la direction et les autres pôles de la DÉVU et en lien avec les services et composantes de l’université.

Activités liées à l’accueil et à l’information des usagers

• Dans le cadre de l’Espace Accompagnement, assurer l’accueil du public (lycéens, étudiants, public en reprise d’études, candidats étrangers…) et lui fournir des informations générales sur l’ensemble des procédures coordonnées par la DÉVU
• Traiter les demandes formulées par téléphone et via l’adresse mél [e-mail]
• Pour les demandes complexes, planifier un rendez‑vous individuel ou transmettre au référent
• Participer aux journées portes ouvertes de l’université et aux journées de rentrée

Activités liées la gestion administrative

• Réceptionner et vérifier la recevabilité des dossiers transmis par les usagers, puis les transmettre aux référents
• Traiter des demandes de retrait et d’envoi de diplôme
• Éditer ou produire, à la demande, des documents de scolarité : certificats de scolarité, relevés de notes, attestation de réussite, reconstitution des parcours effectués avant 1997 (attestations de blocs)
• Participer aux tâches administratives courantes (ex : courrier)
• Gérer les demandes de rendez‑vous des étudiants en situation d handicap pour le relais handicap
• Alimenter les tableaux de bord de suivi d’activité et produire un bilan annuel
• Décliner les activités du périmètre du guichet unique en procédures
• Traiter les demandes de transferts de dossiers universitaires sortants
• Être le correspondant fonctionnel de ESUP‑Transferts (application de gestion des transferts universitaires)
• Assurer la gestion opérationnelle des archives : réception, contrôle, tri et classement des dossiers des étudiants non réinscrits : interlocutrice guichet unique pour l’archiviste de l’université R2 (DAJI)
• Participer aux missions et activités transversales du service

Profil

Connaissances

• Techniques d’accueil téléphonique et physique (maîtrise ou expert)
• Bonne connaissance du public, de ses besoins et de ses attentes (maîtrise ou expert)
• Connaissance des règles de fonctionnement de l’Université et de l’organisation des formations (maîtrise ou à acquérir)
• Bonne connaissance du système éducatif, notamment de l’enseignement supérieur et de la réglementation en vigueur (maîtrise ou à acquérir)
• Maîtrise des procédures et des calendriers d’inscriptions (maîtrise ou à acquérir)
• Connaissance des applications Apogée et E‑Candidat (maîtrise ou à acquérir)

Compétences opérationnelles

• Accueillir le public
• Utiliser des outils bureautiques
• Rédiger des documents
• Travailler en équipe
• Rédiger des mails
• Compétences linguistiques en anglais souhaitées

Compétences comportementales

• Sens relationnel
• Grande rigueur
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Capacité à analyser les problèmes et les résoudre en lien avec sa hiérarchie

CONTRAINTES ET CONDITIONS D’EXERCICE

• Ouverture tous les après‑midis à partir de 13h
• Ouverture sur certaines périodes où il n’y a pas de cours mais l’université reste ouverte (vacances Toussaint, février et Pâques) : Organisation à penser avec son binôme
• Poste non télétravaillable

Nos avantages

• télétravail jusqu’à 2 jours/semaine, selon nécessités et organisation du service
• régime indemnitaire pour les titulaires
• 54 jours de congés annuels dès la première année
• remboursement de 75 % des frais de transport en commun et forfait mobilité durable
• politique active en faveur de l’insertion professionnelle des personnes en situation de handicap

Modalités De Candidature

• Lettre de motivation et CV à adresser au plus tard le 19 décembre 2025
• Entretiens prévus le 19 janvier 2026 - comprenant un cas pratique et test orthographique
• Poste à pourvoir à compter du 25/03/2026

Poste De Catégorie C

• Ouvert aux titulaires de catégorie C (corps des Adjoints techniques) de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation. Groupe RIFSEEP du poste : 2
• Ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD d’1 an renouvelable Rémunération : du 1er au 7e échelon de la grille des Adjoints techniques selon expérience, soit de 1801,80€ à 1831,28€ brut mensuel

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Référence de l'offre : c2xnplyee0