CDD - Chargé administratif - Studio des Collections H/F/X

CHANEL; Paris; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une maison de luxe à Paris recherche un Chargé administratif pour intégrer le Studio des Collections. Dans ce rôle, vous serez responsable de la coordination de la facturation, du suivi des budgets et de l'amélioration des processus administratifs. Les candidats doivent faire preuve de rigueur, d'organisation et avoir une excellente maîtrise du Pack Office, ainsi qu'un bon niveau d'anglais. Ce poste est en contrat à durée déterminée pour une durée de 12 mois.

Qualifications

• Expérience dans la coordination administrative.
• Capacité à interagir avec diverses équipes.
• Compétences en gestion budgétaire et contractuelle.

Responsabilités

• Coordonner le processus de facturation des freelances.
• Suivre les budgets de frais de recherche.
• Gérer les outils Basware, Flow et Coupa.
• Participer à des projets transverses.

Connaissances

Rigueur

Aisance avec les chiffres

Intelligence relationnelle

Capacité d'organisation

Excellente maîtrise du Pack Office

Anglais écrit/oral

Description du poste

Chargé administratif - Studio des Collections H/F/X

CDD,– A pourvoir dès que possible pour une durée de 12 mois

Basé à Paris, rue Cambon

LA DIVISION MODE

La Mode est l'activité originelle de la Marque. Deux collections de Haute Couture, six collections saisonnières de Prêt-à-Porter et d’accessoires et deux collections capsules d’inspiration sportswear et lifestyle - Coco Beach et Coco Neige - proposent un style captant l’air du temps et s’inscrivent dans le quotidien des femmes. Une silhouette en mouvement et des accessoires constituent une part essentielle de l’allure de CHANEL et des codes intemporels de la Marque.

VOTRE IMPACT CHEZ CHANEL

Intégré(e) au sein du Studio des Collections et rattaché(e) au département en charge de la Coordination du Studio des Collections vous avez pour responsabilités principales de:

• Coordonner et assurer le suivi du processus de facturation des honoraires et dépenses des freelances, en lien étroite avec les équipes Finance et Juridique.
• Contribuer au suivi des signatures des contrats de prestation, en collaboration avec les équipes Juridiques.
• Suivre les budgets de frais de recherche par équipe et piloter l’ensemble du processus de gestion des vintages, de l’achat jusqu’à la mise en stock.
• Assurer le suivi des voyages, des dépenses T&E et des budgets associés pour les équipes du Studio des Collections.
• Gérer les notes de frais des équipes du Studio des Collections et veiller à leur conformité avec les règles de gestion définies par la Finance.
• Assurer le suivi des présences, absences et déplacements de l’équipe du Studio des Collections.
• Gérer les outils Basware, Flow et Coupa pour l’ensemble du Studio des Collections.
• Proposer et mettre en œuvre des améliorations visant à optimiser et fluidifier les processus budgétaires, administratifs et contractuels.
• Participer à des projets et missions transverses, tels que la mise à jour des bases de données (vintages, partenaires), la coordination des listings et leur diffusion…

Ce que vous apporterez

• Votre grande rigueur et votre aisance avec les chiffres
• Vos qualités de structuration et déorganisation.
• Votre curiosité, votre énergie, votre sens du service et votre envie de soutenir des projets d’ampleur, clefs pour notre Maison
• Votre intelligence relationnelle et votre capacité à interagir avec des interlocuteurs variés et à nourrir des relations de confiance
• Votre excellente maîtrise du Pack Office
• Votre excellent niveau d’anglais écrit/oral