Cadre Administratif (H/F) - PAM Médecine du GHC - HCL

HOSPICES CIVILS DE LYON; Lyon; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital public en France recherche un cadre administratif de pôle pour participer à la gestion administrative et au suivi des ressources. Le poste implique de contribuer à l’animation du pôle et d’accompagner divers projets. Idéal pour un professionnel junior, ce rôle offre des opportunités uniques pour développer des compétences en gestion, pilotage de projet et travail pluridisciplinaire. Ce poste est un tremplin pour une première expérience enrichissante au sein du secteur hospitalier.

Qualifications

• Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PPT), compétences dans la production et l’analyse de données.
• Capacité à concevoir, piloter et mettre en œuvre des projets.
• Expérience en gestion de projets et en management souhaitée.

Responsabilités

• Assister le Directeur Référent et le Chef de Pôle dans le pilotage médico-économique.
• Participer à des réflexions stratégiques et propositions d’actions.
• Encadrer les coordinatrices des secrétariats médicaux.

Connaissances

Aptitude à l’analyse et la synthèse

Rigueur

Sens des responsabilités

Capacité d’écoute et de communication

Formation

Diplôme de niveau Bac +3 minimum

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Description du poste

Le PAM de médecine du Groupe Hospitalier Centre (GHC) recherche un cadre administratif de pôle (CAP) pour un remplacement jusqu’au 31 Mars 2025. Aux cotés du directeur référent de pôle, le CAP participe à la gestion administrative du pôle, au suivi de ses ressources, à l’animation de la vie du pôle et à l’accompagnement de ses projets. Ce poste polyvalent et transversale, positionné comme réel adjoint du directeur référent, représente une opportunité de découvrir l’univers hospitalo‑universitaire, en développant des compétences de gestion, de pilotage de projet et de travail pluridisciplinaire. Le champ d’intervention couvre des thématiques juridiques, financières, de gestion d’activité hospitalière et de suivi de Ressources Humaines qui représenterons un cadre d’apprentissage stimulant. Idéal pour un professionnel junior souhaitant se constituer une solide première expérience sur un poste à forte valeur ajoutée au service du soins.

Présentation de la structure

Intitulé de l'établissement : Groupement Hospitalier Centre des Hospices Civils de Lyon – Hôpital Edouard Herriot

Adresse de l'établissement : 5 place d’Arsonval – 69437 LYON CEDEX 03

L’hôpital Edouard Herriot compte 22 pavillons dédiés aux soins et une trentaine de bâtiments pour toutes les fonctions supports, répartis sur un site de 16 hectares. Près de 4000 personnes dont plus de 500 médecins travaillent dans l’établissement. Avec une capacité d’environ 800 lits ou places, ce sont 70 000 hospitalisations, 23 000 interventions chirurgicales et 230 000 consultations qui sont réalisées.

Présentation du pôle clinique où l’attaché va exercer : le pôle de médecine regroupe des activités de d’hospitalisation conventionnelle et de médecine ambulatoire sur les spécialités suivante : Médecine légale, transplantation, néphrologie, médecine interne, médecine vasculaire et cardiaque, soins palliatifs, rhumatologie, dermatologie – toxidermie, UASS, CEGID.

Equipe du pôle : 1 directeur référent, 1 cadre administratif de pôle, 1 assistants de direction, 1 cadre supérieur de santé, 1 coordinatrice des secrétariats.

Positionnement dans la structure

• Liaisons hiérarchiques : Le cadre administratif de pôle travaille sous l’autorité hiérarchique du Directeur référent du pôle d’activité médicale (lui-même relevant de l’autorité hiérarchique du Directeur du groupement hospitalier).
• Liaisons fonctionnelles : Il est sous l’autorité fonctionnelle des chefs de pôle.

Pour mener à bien ses missions, le cadre administratif de pôle est accompagné d’une assistante de direction et d’une coordinatrice des secrétariats.

Définition générale de la fonction

Le cadre administratif de pôle assiste le Directeur Référent et le Chef de Pôle dans le pilotage médico‑économique du Pôle en contribuant, notamment, à l’élaboration de tableaux de bord.

Dans le cadre des missions qui lui sont confiées par le Directeur Référent :

• Il participe à toutes les réflexions stratégiques et décisions prises au sein du pôle.
• Il propose, en lien avec les cadres supérieurs de santé, des plans d’actions visant à optimiser l’utilisation des ressources du pôle et participe à l’ensemble des démarches d’évolution d’activité ou d’organisation.
• Il participe à l’évaluation annuelle du contrat entre la Direction Générale et le Pôle.
• Il peut également être responsable de dossiers transversaux relevant de la politique générale du pôle (réalisation d’études de faisabilité, mise en œuvre du projet d’établissement dans sa déclinaison au sein du pôle, qualité, gestion des risques…).

Missions permanentes

• Management et gestion de projets
  • Pilotage et animation de projet et de groupes de travail
  • Participation à des réflexions institutionnelles impactant le secteur d’activité dans lequel il travaille
  • Participation au pilotage de projets transversaux dans le cadre des orientations stratégiques définies par le pôle
  • Encadrement des coordinatrices des secrétariats médicaux du pôle et autorité hiérarchique des personnels administratifs
• Gestion des ressources humaines
  • Suivi des effectifs du pôle (personnel médical et paramédical) et de l’affectation des personnels du pôle
  • Préparation et pilotage du tableau des emplois et des données RH
  • Préparation, en lien avec le cadre supérieur de santé, des dialogues de gestion entre le PAM et la DRH
  • Contribution, en lien avec le cadre supérieur de santé, à la préparation du plan de formation en cohérence avec le projet du pôle et celui du groupement
  • Coordination de la procédure d’évaluation des agents dans le respect de la politique des HCL
• Gestion économique et financière
  • Préparation, en lien avec le cadre supérieur de santé, des dialogues de gestion entre le PAM et la DAF (Objectifs d’activité – recettes/moyens)
  • Participation à la construction des dossiers d’activité nouvelle et suivi de leur mise en œuvre
  • Suivi de l’exécution du budget et de l’activité du Pôle par centres de responsabilité et services (propositions de réajustement, faisabilité technique des possibilités de fongibilité, perspectives de clôture)
  • Gestion de la production et l’analyse de donnée sur le périmètre du PAM, ainsi que la réponse aux différentes sollicitations internes et enquête extérieure
  • Dans le cadre de l’optimisation du circuit du patient, contribution à l’amélioration du processus d’accueil, de codage, de facturation et de recouvrement de l’activité, en lien la coordinatrice des secrétariat, l’UHIM et le bureau des admissions
• Gestion/suivi des équipements médicaux, hôteliers, informatiques et prestations travaux
  • Participation, en liaison avec les directions fonctionnelles du Groupement, à la préparation et à l’instruction des plans d’équipements (biomédical, hôtelier, travaux)
  • Suivi des opérations de maintenance et participation aux arbitrages économiques entre maintenance des équipements et renouvellement
  • Collaboration avec les directions fonctionnelles du Groupement au suivi économique et qualitatif des prestations hôtelières, informatiques et logistiques
  • Contribution à l’évolution des systèmes d’information dans son champ de compétence
  • Suivi des travaux engagés
  • Collaboration aux opérations de déménagement en lien avec la direction des services logistiques
• Gestion de la qualité et gestion des risques
  • Participation à l’élaboration et à la formalisation du plan qualité du Pôle
  • Analyse de certains évènements indésirables dans son domaine de compétences et proposition d’actions correctives
  • Participation/contribution à la certification
  • Recueil et traitement des problématiques soulevées dans son champ de compétences.

Missions spécifiques

Le cadre administratif de pôle se voit également confier par la délégation du Directeur référent, la responsabilité de dossiers transversaux relevant de la politique générale du pôle (réalisation d’études de faisabilité, mise en œuvre du projet d’établissement dans sa déclinaison au sein du pôle, qualité, gestion des risques etc…) et, à ce titre peut notamment participer à des réunions inter‑pôles.

Connaissances particulières attendues

• Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PPT) ; compétences dans la production et l’analyse de données
• Capacité à concevoir, piloter et mettre en œuvre des projets

Qualités professionnelles attendues

• Aptitude à l’analyse et la synthèse
• Rigueur et sens de l’organisation
• Sens des responsabilités, esprit d’initiative, disponibilité
• Capacité d’écoute, de communication, d’animation et de médiation
• Sens relationnel afin de gérer les interfaces avec les services, l’encadrement médical et paramédical, les différentes directions de l’institution
• Intérêt pour le management des activités médicales