Assistante secrétaire

SECRETARIAT GENERAL COMMUN DEPARTEMENTAL; Besançon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une administration publique locale située à Besançon recherche un(e) assistant(e) de direction pour un CDD de 6 mois. Le candidat idéal prendra en charge l'organisation de réunions, la gestion des agendas des directeurs, ainsi que l'accueil physique et téléphonique. Grande rigueur et autonomie sont requises. La rémunération est de 1900 € à 2300 € brut mensuels selon expérience. Ce poste permet de travailler au cœur d'une équipe dynamique et de contribuer à l'efficacité de la direction.

Qualifications

• Débutant accepté.
• Mise en forme de documents et tenue du classement.

Responsabilités

• Organisation de réunions et prise de rendez-vous.
• Gestion des agendas et des boîtes mail des directeurs.
• Suivi des messages électroniques et gestion du courrier.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches

Formation

Qualification : Employé qualifié

Description du poste

Offre n° 202MDQB

Assistante, secrétaire (H/F)

Le secrétariat de direction est un poste stratégique, particulièrement intéressant, qui permet d'embrasser l'ensemble des missions de la DDT, d'être en relation quotidienne avec les services, le secrétariat du préfet et d'être au plus près des prises de décision.

Concrètement, le poste consiste en :

• Organisation de réunions
• Prise de rendez‑vous
• Gestion des agendas des deux directeurs
• Gestion des boîtes mail de la direction
• Accueil physique et téléphonique au niveau de la direction
• Gestion du courrier « arrivée » et « signature » de la direction
• Mise en forme de documents
• Tenue du classement (papier et informatique) des dossiers de la direction
• Constitution et suivi des dossiers préfet
• Suivi rapproché des affaires sensibles ou urgentes
• Préparation des comités de direction
• Suivi des messages reçus par voie électronique

L’assistant(e) de direction animera le réseau des assistants de service pour s'assurer de la bonne prise en compte des instructions derive la direction, écouter les besoins des services et participer à la bonne marche du collectif de travail.

L’assistant(e) de direction est placé(e) sous l’autorité directe du directeur et de son adjoint. Il/elle travaille en relation avec l’ensemble des agents de la DDT, en particulier les chefs de service. Il/elle est en lien avec les secrétariats des autres services de l’État dans le département. Il/elle travaille en binôme avec le/la chargé(e) de?qn « Appui au pilotage » avec un partage des missions à organiser de manière à assurer une continuité d’activité constante.

Intéressé(e) par un poste polyvalent demandant de la réactivité et du pragmatisme, l’assistant(e) de direction se mobilise pour fluidifier l'emploi du temps et l'organisation du travail de ses deux directeurs. Connaissant les différents services et missions d'une DDT ainsi que ses interlocuteurs et partenaires, il/elle entretient des relations étroites avec leur secrétariat afin de prendre ou donner les informations nécessaires à la bonne conduite des dossiers et événements.

Une grande rigueur et une parfaite organisation, il/elle apporte une grande attention à la gestion des agendas et à la constitution des dossiers de réunion. Le cas échéant, il/elle rédige des courriers simples à la demande des deux directeurs. Réactif(ve) et dynamique, il/elle est en capacité de prendre en charge toute mission ponctuelle liée à des aspects logistiques, budgétaires ou informatiques liés au bon fonctionnement de la direction.

Membre d’une équipe resserrée autour du directeur composée de 5 personnes, il/elle est capable de travailler en autonomie et mobilise son sens du collectif au bénéfice du fonctionnement efficace de la petite équipe de collaborateurs directs du directeur.

Placée au sein de l’équipe de direction, il/elle respecte strictement les règles de confidentialité portant sur l’ensemble des informations sensibles dont il/elle peut avoir connaissance. Ses relations avec les 5 assistants de service au sein de la DDT sont basées sur la confiance et la responsabilisation, sans lien hiérarchique. S’il/elle ne dispose pas des compétences nécessaires, des formations de prise de poste ou des affectations dans d’autres services de l’État sont possibles.

Service déconcentré de l’État, la DDT du Doubs contribue, sous l’autorité du préfet de département et du directeur départemental des territoires, à la mise en œuvre des politiques publiques en matière de développement et d’aménagement du territoire. Elle apporte au préfet expertise technique, appui et conseil stratégique.

Type de contrat : CDD – 6 mois believers
Contrat : travail. Durée du travail : 35 h/semaine. Travail en journée.

Rémunération

• Salaire brut : mensuel de 1900 € à 2300 € sur 12 mois
• INM 470 fonction publique

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - indispensable
• Ass حکم un accueil téléphonique - indispensable
• Gestion administrative du courrier - indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités - indispensable

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d’activité : Administration publique générale

Employeur

0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)

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