Assistante de direction

UNIVERSITE PARIS CITE; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur recherche une assistante de direction pour gérer l'ensemble des tâches administratives du secrétariat. Vous serez en charge de l'accueil des personnels, la gestion des courriers, l'organisation des réunions et le suivi de diverses demandes. Un diplôme de niveau Bac et une expérience de 2 ans sont requis. Ce poste est basé à Paris, avec un contrat CDD de 12 mois et un salaire brut mensuel entre 2400 et 2800 Euros.

Qualifications

• 2 ans d'expérience est indispensable pour ce poste.
• Capacité à gérer des priorités et à travailler en équipe.
• Doit faire preuve d'empathie et de sens des responsabilités.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des différents publics.
• Gérer l'agenda, les déplacements et les réunions.
• Organiser les réunions et rédiger les comptes-rendus.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches

Description du poste

Référence 19096 Odontologie
RÉSUMÉ DU POSTE
Sous l'autorité du doyen, de la cheffe des services administratifs et de la cheffe des services administratifs adjointe, l'assistante de direction assure l'ensemble des tâches administratives liées au fonctionnement du secrétariat de la Direction.

Descriptif des activités

• Accueil téléphonique et physique des personnels administratifs, des enseignants, des étudiants et du public extérieur
• Traitement des courriers postaux et électroniques
• Filtrer les appels téléphoniques
• Gestion de l'agenda, des déplacements, des réunions
• Assurer le circuit des parapheurs entre les différents services : gestion des demandes de mise en signature des différents services et du laboratoire par mail et papier avec la création de bordereaux de signature
• Saisir et mettre en forme divers documents
• Veille, traitement et diffusion des informations internes et externes
• Organiser les réunions en présentiel ou Zoom, les instances locales et les convocations
• Rédiger les comptes-rendus
• Gestion logistique (commandes fournitures, réservations déplacements, réservations salles)
• Demandes de devis de prestataires et vérification de la conformité des livraisons et services réalisés
• Organiser et préparer la logistique des réunions et événements
• Gestion de l'archivage de la Direction
• Établir les courriers d'autorisations d'exercice des étudiants et envoi aux conseils de l'ordre
• Gestion des locations de salles, suivi administratif des conventions et demandes de devis
• Organiser l'envoi des convocations de la commission CESP et assurer le suivi des lauréats
• Participer aux élections locales de l'UFR

Profil recherché

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de sens des responsabilités

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

5000 à 9999 salariés

Conditions

• Type de contrat : CDD - 12 Mois
• Durée du travail : 37H30/semaine
• Travail en journée
• Salaire : Mensuel brut de 24000.0 Euros à 28000.0 Euros sur 12 mois

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