Assistante de Direction Générale H / F

Ifpass; Puteaux; Sur place; EUR 32 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Un acteur incontournable de la formation recherche un(e) Assistant(e) de Direction Générale pour soutenir l'équipe exécutive. Le candidat devra gérer divers enjeux administratifs et organisationnels, tout en étant un relais clé entre la direction et les parties prenantes externes. Ce poste offre un environnement stimulant et dynamique.

Qualifications

• Expérience dans l'assistance de direction, idéalement en PME.
• Capacité à organiser, prioriser et répondre aux imprévus.
• Aisance à l'écrit comme à l'oral.

Responsabilités

• Gérer l'agenda et les déplacements du Directeur Général.
• Organiser des événements et assurer la logistique.
• Servir d'interface pour la Direction Générale avec les interlocuteurs externes.
• Gérer des tâches comptables et administratives.

Connaissances

Aisance relationnelle

Capacité à créer du lien

Sens du service

Maîtrise des outils bureautiques

Autonomie

Diplomatie

Rigueur

Outils

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Description du poste

Vous aspirez à un poste polyvalent dans un environnement dynamique ?

L'Ifpass recrute un(e) Assistant(e) de Direction Générale pour accompagner notre Directeur Général dans son activité quotidienne.

A ce titre, vous avez la responsabilité de différentes tâches telles que :

• Gestion de l'agenda et des déplacements : Planifier des rendez-vous, organiser des déplacements professionnels (centres en région et autres entités du groupe) et coordonner des réunions (Assemblées générales, Conseils d'administrations, Comités divers)
• Organisation d'événements : Préparer la logistique des réunions, conférences, tournages télévision et autres événements institutionnels (cérémonie de diplômes, concours d'éloquence) et assurer les échanges avec les prestataires.
• Communication et interface : En tant que relais de la Direction Générale, assurer l'accueil des interlocuteurs externes, souvent de haut niveau (Cadres Dirigeants, Acteurs Décisionnaires) et la liaison avec leurs secrétariats. Traiter les appels et mails, ainsi que la diffusion d'informations à destination des équipes internes.
• Gestion comptable et administrative : Pointer les relevés bancaires, gérer les paiements CB en ligne et abonnements presse. Préparer et centraliser les dossiers, rédiger des notes et courriers, assurer la relecture de divers documents (catalogues, articles, flyers) avant publication, la mise à jour de supports de présentation et le suivi / archivage des dossiers administratifs.
• Missions transversales : Vous apportez ponctuellement votre appui aux autres directions, en fonction des projets et de la charge d'activité.

Pourquoi rejoindre l'Ifpass ?

• Un environnement stimulant : Rejoindre l'Ifpass, c'est intégrer un acteur incontournable de la formation dans le secteur de l'assurance, reconnu pour son expertise, son innovation pédagogique et son engagement en faveur du développement des compétences.
• Des missions variées : Vous évoluerez dans un environnement à la fois dynamique et polyvalent, où la diversité des missions vous permettra de favoriser votre développement professionnel.
• L'opportunité de contribuer à la formation des professionnels de l'assurance : Votre rôle sera essentiel dans le soutien des activités de la Direction Générale et dans la coordination des événements institutionnels.

Et si ce poste était fait pour vous ?

Vous avez déjà évolué dans les coulisses d'une direction générale et savez ce que cela implique : anticipation, fiabilité, discrétion. Vous êtes la personne de confiance sur qui l'on peut compter.

Fort(e) d'une solide expérience dans l'assistanat de direction - idéalement en PME - vous avez appris à gérer divers sujets à la fois avec calme, méthode et efficacité. Organiser, prioriser, répondre aux imprévus : c'est votre quotidien, et vous y excellez.

Vos super-pouvoirs :

• On vous reconnaît pour votre aisance relationnelle, votre capacité à créer du lien et votre sens du service.
• Vous avez un excellent niveau d'expression, à l'écrit comme à l'oral.
• Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) et une bonne aisance avec les outils collaboratifs (plannings partagés, visios, réseaux d'entreprise).
• Vous êtes autonome, diplomate, rigoureux(se) ? Vous cherchez un environnement de travail stimulant et formateur où vos compétences feront vraiment la différence ?

Alors vous êtes peut-être la personne que nous attendons !