Assistante de Direction

Bpifrance; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une banque publique d’investissement recherche un(e) Assistant(e) de Direction à Paris pour gérer l’agenda du Directeur Exécutif et organiser des événements. Le candidat idéal doit avoir au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire, ainsi qu'une formation Bac +3. Compétences requises incluent une grande aisance relationnelle, autonomie, et maîtrise des outils bureautiques. Ce poste propose une rémunération attractive et divers avantages, contribuant au soutien à l'innovation et à la croissance des entreprises françaises.

Prestations

Jours de congé

Ticket restaurant

Mutuelle et prévoyance santé

Télétravail

Formations continues

Qualifications

• 5 ans minimum d'expérience dans un poste similaire.
• Compétences en gestion des urgences et des délais.
• Bonne maîtrise du français à l'oral et à l'écrit.

Responsabilités

• Gérer l’agenda et les déplacements du Directeur exécutif.
• Organiser les réunions et événements.
• Préparer les dossiers pour les réunions internes et externes.

Connaissances

Aisance relationnelle

Méthode et organisation

Capacité d'adaptation

Autonomie

Dynamisme

Formation

Bac +3 en Assistanat de Direction

Outils

Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)

Outils collaboratifs (Teams, Sharepoint)

Description du poste

Vos missions

Dans ce poste, la dimension relations humaines est capitale. Nous recherchons une personne dotée d’aisance relationnelle, d'aptitudes à travailler en équipe et à nouer de bonnes relations de travail avec un entourage professionnel varié et exigeant, tant en interne qu'en externe. Une bonne présentation, le sens de la diplomatie ainsi qu’une excellente expression orale et écrite sont requis pour ce poste. Il faut être capable de faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, et surtout de méthode et d’organisation.

Gestion d’agendas complexes, déplacements, événements & comités

• Vous prenez en charge l’agenda de l’emploi du temps quotidien du directeur exécutif (prise de rendezvous, gestion des appels téléphoniques, courriers, emails).
• Vous organisez et préparez les réunions, réservez les salles, accueillez les visiteurs.
• Vous organisez les déplacements professionnels du Directeur en France et à l’étranger (logistique, hôtellerie, transport, visas, feuille de route, dossiers, etc.).
• Vous avez la capacité de vous déplacer fréquemment pour accompagner votre Directeur à l’occasion d’évènements et/ou de déplacements professionnels.
• Vous contribuez à l’organisation des événements (déjeuners, dîners, séminaires…) mis en œuvre à l’initiative de la Direction.
• Vous organisez les différents comités / Codir de l’équipe de direction.

Organisation du travail administratif & suivi

• Vous gérez l’organisation administrative et personnelle du Directeur Exécutif (Notes de frais, congés …).
• Vous suivez les différents abonnements du Directeur (cartes de voyage, presse, date providers, etc.).
• Vous gérez les notes de frais, les commandes de fournitures et de cartes de visites de la direction. Vous aurez à réaliser la gestion administrative des devis, contrats et factures des différents prestataires.
• Vous êtes le/la correspondant(e) pour la gestion des habilitations informatiques des équipes et serez chargée d’organiser l’arrivée et le départ des nouveaux arrivants et des stagiaires (bureaux, matériel informatique).

Rédaction et préparation de supports marketing & d'information

• Vous préparez, avec rigueur, les dossiers nécessaires aux réunions internes et externes.
• Vous rédigez les notes, les courriers, ainsi que les comptes-rendus de réunions.

Cette description prend en compte les principales responsabilités du poste ; elle n’est pas limitative.

Profil recherché

Issu(e) d’une formation du type Bac +3 en Assistanat de Direction, vous avez plusieurs années d’expérience professionnelle (5 ans minimum) dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de la communication.

Vous êtes dynamique et faites preuve d’une grande réactivité (gestion des urgences et des délais). Vous êtes autonome et avez une bonne capacité d’adaptation. Vous aimez également travailler en équipe.

Enfin, vous maîtrisez parfaitement le pack office (Word, Excel, Powerpoint) ainsi que l’utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise (Teams, Sharepoint, Intranet, etc.).

Avant de postuler, nous vous invitons à consulter notre politique relative à la gestion des données à caractère personnel disponible sur notre site.

Pourquoi nous rejoindre?

• Missions à impact : Soutenez l'innovation et la croissance des entreprises françaises.
• Engagement sociétal : Contribuez au déploiement du Plan Climat, pour réduire notre empreinte carbone de 40 %.
• Avantages et rémunération : Rémunération attractive, jours de congé, ticket restaurant, mutuelle et prévoyance santé, mobilité durable, Gymlib, parentalité avantageuse, CSE, télétravail, intéressement, participation.
• Développement et carrière : Accédez à des programmes de formation continue au sein d’une entreprise élue meilleur employeur Glassdoor. Des parcours de carrière au sein du groupe Caisse des Dépôts et de ses filiales.

Bpifrance, la banque de l’avenir

Bpifrance, la Banque Publique d’Investissement, est le moteur de l’économie française pour le compte de l’État. Nous dynamisons et rendons les entreprises plus compétitives avec une gamme complète de solutions de financement et d’accompagnement, à chaque étape de leur croissance, en France et à l’international.

Avec plus de 4 000 collaborateurs répartis sur 50 implantations régionales et avec plus de 150 métiers différents, nous sommes présents au cœur des régions pour soutenir les entrepreneurs français afin de Servir l’Avenir.

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