Assistante / Assistant de direction

Aix-Marseille Université; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française de premier plan recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour sa Direction de la Formation. Les principales missions incluent le soutien au secrétariat de direction, la planification des événements, et la gestion des communications. Le candidat idéal doit être alliant organisation, rigueur et relationnel. Le poste est à pourvoir dès que possible en CDD de 12 mois, avec une rémunération initiale de 1520€ net par mois.

Prestations

Congés annuels jusqu'à 58 jours

Prise en charge des transports en commun

Possibilité de télétravail

Formations professionnelles

Accès à des prestations loisirs et culturelles

Qualifications

• Bonnes capacités de communication et de travail en équipe.
• Aisance dans la gestion de calendriers complexes.
• Expérience dans un environnement d'enseignement supérieur appréciée.

Responsabilités

• Appuyer le secrétariat de direction de la Vice-présidence Formation.
• Planifier et organiser les réunions et déplacements.
• Rédiger des comptes rendus et assurer le suivi des décisions.
• Gérer les messageries partagées et accueillir les visiteurs.

Connaissances

Sens de l'organisation

Compétences relationnelles

Maîtrise des outils bureautiques

Rigueur

Adaptabilité

Formation

Bac à Bac+2 en gestion administrative

Outils

Word

Excel

Outlook

Teams

Description du poste

À propos de nous

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (amU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. amU fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". amU recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté. Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force. amU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

La Direction de la Formation (DIRFOR)

La DIRFOR a pour missions principales le pilotage de la formation et de la pédagogie. Elle est chargée d’assurer les missions dédiées à la mise en œuvre opérationnelle et au pilotage des fonctions soutien « formation et pédagogie » au sein d'amU, en lien très étroit avec le Vice‑président formation et son équipe de vice‑présidents délégués ainsi que des chargés de mission. La DIRFOR pilote le fonctionnement de la Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU). Elle est organisée en trois pôles métiers :

• Pôle Etudes
• Pôle Pilotage et Evaluation (PPE)
• Pôle Pédagogie

et d'une cellule administrative.

Contexte De Poste

La personne sera affectée à la cellule administrative sous l’autorité hiérarchique du responsable de service.

Cette Cellule Regroupe Les Activités Suivantes

• Secrétariat de direction
• Gestion RH, budget et gestion financière
• Gestion de la CFVU
• Gestion et expertise de conventions de partenariat
• Contrôle interne et démarche qualité
• Gestion des marchés publics

Mission

Vous exercez ces missions au sein d’un secrétariat commun partagé entre la Direction de la Formation (DIRFOR) et la Vice‑présidence Formation. Ce secrétariat fonctionne en binôme, chaque assistant disposant d’un périmètre d’action propre tout en assurant la continuité du service et le soutien mutuel dans les activités quotidiennes. Les missions s’articulent autour de trois grands volets :

Profil

• Appui au secrétariat de direction de la Vice‑présidence Formation
• Planifier et organiser les réunions, rendez‑vous et déplacements de la Vice‑présidence (VP Formation et VP délégués)
• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
• Participer à la gestion administrative de dispositifs spécifiques, comme la campagne annuelle de la Prime d’Engagement Pédagogique (PEP)
• Gestion du secrétariat commun (DIRFOR / Vice‑présidence Formation)
• Gérer les messageries partagées et assurer l’accueil physique et téléphonique
• Suivre les circuits de signature et de validation (parapheurs, documents officiels)
• Traiter des dossiers spécifiques confiés par la Vice‑présidence, notamment lors d’évaluations institutionnelles ou d’enquêtes nationales (HCERES, DGESIP, Cour des comptes, etc.)
• Coordonner les échanges entre les services centraux et les composantes de l’université
• Soutien à l’administration de la CFVU
• Préparer le calendrier annuel des réunions et commissions, ainsi que les documents nécessaires à leur tenue
• Assurer la logistique des séances (visioconférences, quorum, votes)
• Contribuer à la mise en ligne et à la diffusion des dossiers et décisions (convocations, avis, délibérations, publication au Recueil des Actes Administratifs)

Doté(e) d’un excellent sens de l’organisation et du service, vous appréciez le travail en équipe et savez évoluer dans un environnement stimulant comme celui de l’université. Vous disposez d’une bonne connaissance du fonctionnement et des missions d’un établissement d’enseignement supérieur, ainsi que des dispositifs et procédures propres au domaine de la formation. À l’aise dans la gestion d’un calendrier dense et de priorités multiples, vous savez faire preuve de rigueur, de méthode et de fiabilité dans la conduite de vos missions. Vous maîtrisez les outils bureautiques et de communication (Word, Excel, Outlook, Teams…) et possédez de solides compétences rédactionnelles, vous permettant de rédiger des documents administratifs clairs et précis. Votre aisance relationnelle et votre sens de la communication vous permettent d’interagir efficacement avec des interlocuteurs variés, qu’ils soient enseignants, personnels administratifs, étudiants ou partenaires extérieurs. Diplomatie, discrétion et respect de la confidentialité sont au cœur de votre pratique professionnelle. Autonome, dynamique et polyvalent(e), vous savez également faire preuve d’adaptabilité et d’esprit d’initiative pour contribuer activement au bon fonctionnement collectif du service. Vous êtes diplôm(e) d’un Bac à Bac+2 dans la gestion administrative ou avez une solide expérience dans ce domaine, rejoignez l’équipe de la DIRFOR pour être au cœur de notre système universitaire !

Poste à pourvoir dès que possible – CDD 12 mois – renouvellement possible Temps complet – du lundi au vendredi Rémunération : 1520€ net / mois environ puis 1595€ net / mois environ après un an de contrat Localisation du poste : 3 avenue Robert SCHUMAN – 13100 Aix en Provence

Un Processus De Recrutement Fluide Et Transparent

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager – Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile‑travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Référence de l'offre : burispqw9e