Assistante administrative et coordinatrice (H/F)

LE POLE; La Courneuve; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une structure spécialisée en formation et accompagnement recherche une assistante administrative et coordinatrice. Vous serez en charge de la gestion administrative et du suivi des parcours de formation. Le poste nécessite au moins 5 ans d'expérience en assistanat et une excellente maîtrise du français. Le contrat est un CDD de 18 mois à temps plein, avec un salaire brut compris entre 2 143,82 € et 2 200 € par mois.

Prestations

Indemnité transports

Titres restaurant

Complémentaire santé

Ordinateur portable

Téléphone mobile

6 semaines de congés annuels

Qualifications

• Expérience confirmée en assistanat administratif et/ou coordination.
• Excellente maîtrise du français oral et écrit (niveau professionnel exigé).
• Connaissance du public primo‑arrivant et des procédures liées au séjour en France appréciée.
• Capacité à coordonner et animer une équipe.
• Aisance rédactionnelle, sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
• Intérêt pour les enjeux sociaux, éducatifs et interculturels.
• Maîtrise de langues étrangères appréciée.
• Disponibilité et souplesse dans la gestion du temps de travail.

Responsabilités

• Constitution et suivi des dossiers administratifs des parcours de formation.
• Etablissement et suivi des factures fournisseurs et clients.
• Participation au suivi et à l’amélioration continue de la démarche qualité.
• Gestion et suivi du planning du personnel et des intervenants.
• Organisation et coordination d’évènements.

Connaissances

Gestion administrative et organisationnelle

Facturation et suivi comptable

Coordination d’équipe et gestion de planning

Communication écrite et orale de haut niveau

Utilisation des outils bureautiques et numériques

Communication digitale et réseaux sociaux

Formation

Titre professionnel employé administratif et d’accueil

Description du poste

Offre n° 201VYYF - Assistante administrative et coordinatrice (H/F)

Offre d’emploi – Assistante administrative et coordinatrice (H/F)

Description de la structure : LE POLE est une structure engagée dans l’accompagnement et la formation de publics primo‑arrivants. Nous mettons en œuvre des parcours de formation linguistique et numérique répondant aux exigences de qualité et aux référentiels en vigueur (Qualiopi).

Dans le cadre de notre développement, nous recrutons une assistante administrative pour accompagner la direction et l’équipe pédagogique et administrative afin d’assurer le bon fonctionnement administratif, organisationnel et qualitatif de nos actions.

Missions

Sous l’autorité de la direction, vous interviendrez sur des missions transversales :

Gestion administrative et des parcours de formation

• Constitution, suivi et archivage des dossiers administratifs des parcours de formation (liasses, conventions, feuilles d’émargement, bilans, attestations)
• Rédaction de comptes rendus de réunions, bilans, courriers et documents administratifs
• Interface avec les partenaires institutionnels et opérationnels

Facturation et suivi comptable

• Etablissement et suivi des factures fournisseurs et clients
• Préparation et transmission des éléments comptables à la comptabilité
• Suivi mensuel des éléments variables nécessaires à l’établissement des bulletins de paie (plannings, absences, heures travaillées)

Qualité et conformité (Qualiopi)

• Participation au suivi et à l’amélioration continue de la démarche qualité
• Mise à jour des procédures, tableaux de suivi et documents qualité
• Contribution à la préparation des audits

Coordination et organisation interne

• Gestion et suivi du planning du personnel et des intervenants
• Coordination et animation d’une équipe de collaborateurs
• Appui organisationnel à la direction et gestion de son agenda

Communication et valorisation de la structure

• Organisation et coordination d’évènements (réunions partenaires, actions de valorisation, événements institutionnels)
• Participation à la communication interne et externe
• Suivi et animation des réseaux sociaux et des supports de communication

Profil recherché

• Expérience confirmée en assistanat administratif et/ou coordination
• Excellente maîtrise du français oral et écrit (niveau professionnel exigé)
• Connaissance du public primo‑arrivant et des procédures liées au séjour en France appréciée
• Capacité à coordonner et animer une équipe
• Aisance rédactionnelle, sens de l’organisation, rigueur et autonomie
• Intérêt pour les enjeux sociaux, éducatifs et interculturels
• Maîtrise de langues étrangères appréciée
• Disponibilité et souplesse dans la gestion du temps de travail

Compétences attendues

• Gestion administrative et organisationnelle
• Facturation et suivi comptable
• Coordination d’équipe et gestion de planning
• Communication écrite et orale de haut niveau
• Utilisation des outils bureautiques et numériques
• Communication digitale et réseaux sociaux

Conditions du poste

Type de contrat : CDD 18 mois • Temps de travail : temps plein • Lieu : La Courneuve, Île‑de‑France • Salaire de base : 2 143,82 € brut (Coefficient 226, Palier 12 de la grille de la convention collective des OF)

Informations salariales supplémentaires

• Salaire brut : mensuel de 2 140 à 2 200 €
• Indemnité transports
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé
• Ordinateur portable
• Téléphone mobile
• 6 semaines de congés annuels

Déplacements : ponctuels

Profil souhaité

• 5 ans d’expérience (indispensable)

Expérience

• Accueillir, orienter, renseigner un public (indispensable)
• Contrôler la conformité des données (indispensable)
• Mettre à jour un dossier, une base de données (indispensable)
• Titre professionnel employé administratif et d’accueil (indispensable)
• Utiliser les outils numériques (indispensable)

Savoir‑être professionnels

• Être à l’écoute, faire preuve d’empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d’adultes

Employeur

20 à 49 salariés