Assistante Administrative - CFA Centre de Formation d'Apprentis H / F

Mon Campus; Le Crès; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de formation recherche une assistante administrative pour gérer la documentation des apprentis et des entreprises partenaires. Le poste implique la gestion des contrats d'apprentissage, le suivi administratif et la coordination avec divers interlocuteurs. Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques, avoir une bonne connaissance des procédures d'apprentissage et exhiber d'excellentes capacités relationnelles.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative dans un contexte de formation.
• Compétences en gestion de contrats et relations avec diverses parties prenantes.

Responsabilités

• Gérer et suivre administrativement les apprentis et entreprises.
• Assurer le montage des contrats d'apprentissage.
• Coordonner avec diverses parties prenantes pour le suivi des apprentissages.

Connaissances

Bonne maîtrise des outils bureautiques

Connaissance des procédures liées aux contrats d'apprentissage

Capacités rédactionnelles et de suivi administratif

Aisance relationnelle

Rigueur, précision et sens du détail

Description du poste

Profil

L\'assistante administrative assure la gestion et le suivi administratif des apprentis, des entreprises partenaires et des formations. Elle a un rôle central dans le montage des contrats d\'apprentissage et conventions, le suivi administratif en entreprise au sein du CFA.

Domaines d\'intervention

1. Accueil et gestion des communications
   • Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels entrants.
   • Accueillir, orienter et renseigner les différents interlocuteurs (entreprises, apprenants, formateurs, partenaires).
   • Assurer un relais d\'information efficace entre les différents services.
2. Montage des contrats et conventions
   • Élaborer et renseigner les contrats d\'apprentissage (CERFA).
   • Vérifier la conformité des informations avec les entreprises et les apprentis.
   • Établir et suivre les conventions de formation entre le CFA, l\'apprenti et l\'entreprise.
   • Assurer la transmission des contrats aux OPCO et organismes compétents.
   • Suivre les retours, corrections éventuelles et valider la prise en charge.
3. Suivi en entreprise
   • Assurer le lien administratif entre le CFA et les entreprises partenaires.
   • Suivre l\'évolution des contrats (avenants, ruptures, prolongations).
   • Accompagner les entreprises dans leurs démarches administratives liées aux apprentis.
   • Centraliser et traiter les informations relatives à la présence et à l\'évaluation des apprentis en entreprise.
4. Appui à la direction
   • Participer à l\'élaboration des plannings et des outils de pilotage.
   • Monter les contrats de partenariats pour nos conseillers indépendants.
   • Contribuer à la rédaction de tableaux de bord, bilans et rapports d\'activité.
   • Assister le directeur dans la gestion quotidienne de l\'établissement.
5. Coordination avec le conseiller en formation
   • Collaborer avec les conseiller en formation pour assurer la continuité entre le placement des candidats et la signature des contrats.
   • Échanger les informations nécessaires au suivi des apprentis.
6. Suivi qualité et conformité
   • Veiller au respect des obligations légales et réglementaires liées à l\'apprentissage.
   • Participer au suivi des indicateurs qualité (Qualiopi, évaluations, taux de réussite).
   • Préparer les audits internes / externes en rassemblant les pièces justificatives.
7. Suivi financier complémentaire
   • Assurer le suivi des prises en charge OPCO et autres financements (subventions, aides).
   • Vérifier la concordance entre les conventions, contrats et facturations.
   • Tenir à jour des tableaux de suivi budgétaires.

Compétences requises

Techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Connaissance des procédures liées aux contrats d\'apprentissage (CERFA, OPCO, conventions).
• Capacités rédactionnelles et de suivi administratif.
• Utilisation d\'outils de gestion de formation (logiciel CFA, ERP, bases de données).

Organisationnelles

• Rigueur, précision et sens du détail.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Respect des délais réglementaires.

Relationnelles

• Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés (apprentis, familles, entreprises, OPCO, institutions).
• Pédagogie et sens du service.
• Diplomatie et discrétion professionnelle.

Qualités personnelles

• Polyvalence et adaptabilité.
• Autonomie et sens des responsabilités.
• Réactivité et gestion des priorités.
• Esprit d\'équipe et coopération.