Assistante administrative

cdg69; Occitanie; Sur place; EUR 23 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un service public recherche un adjoint administratif pour un poste complet, apportant soutien pour la gestion et communication des activités. Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques, avoir des connaissances en comptabilité et ressources humaines, et faire preuve d'organisation et de discrétion.

Qualifications

• Maîtrise de Word, Excel, Outlook, PowerPoint.
• Connaissances en ressources humaines.
• Capacité à évaluer l’urgence d’une demande.

Responsabilités

• Gestion des flux de documents à travers accueil physique et téléphonique.
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes.
• Suivi comptable et gestion des budgets du service.

Connaissances

Maîtrise des outils de bureautique

Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales

Connaissances en comptabilité

Aisance relationnelle

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service Education et Activités Périscolaires :
L'agent apporte une aide permanente à la responsable du service, en termes de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers.

Les missions sont réalisées :
- sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service Education et Activités Périscolaires
- en relation fonctionnelle avec les agents du service EDAP, les équipes enseignantes, les services internes Missions / conditions d'exercice MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

•Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
• Gestion des flux de documents entrant et sortant
• Recherche d’information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
• Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
• Organisation du traitement et de la diffusion des informations
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate et de l’archivage
• Prise de notes, rédaction et suivi de comptes-rendus
• Gestion de l’agenda et des priorités
• Organisation des réunions (planification et préparation) et des rendez-vous
• Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
• Suivi comptable et ressources humaines des activités du service
• Gestion des points d’étape du suivi des budgets du service (fonctionnement et investissement)
• Gestion des commandes et des stocks (produits d’entretien, fournitures, matériel, pharmacie, etc.) : réalisation de devis et bons de commandes, suivi des commandes (livraison, facturation, réclamations, etc.)
• Assurer le suivi des annualisations et des absences des agents du service Profils recherchés COMPETENCES REQUISES :

Savoirs :
• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint
• Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
• Connaissances en comptabilité
• Connaissances en ressources humaines

Savoir-faire :
• Maitrise orale et écrite de la langue française
• Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
• Gestion des situations délicates

Savoir-être :
• Rigueur, autonomie
• Sens de l’organisation
• Diplomatie
• Sens du relationnel et du travail en équipe
• Force de proposition
• Disponibilité
• Qualité de réserve
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Aisance relationnelle