Assistant opérationnelle régionale

Babcock Wanson International; Nancy; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de transition énergétique recherche un coordinateur administratif pour gérer l’accueil, les plannings des techniciens et diverses tâches administratives. Le candidat idéal justifie d'une formation en assistanat et d'une première expérience similaire. La maîtrise du Pack Office est indispensable, et des qualités telles que la rigueur, l’organisation et le sens du service sont essentielles. Ce poste offre un salaire fixe, un 13ème mois et des primes d'objectifs dans un environnement dynamique.

Prestations

Salaire fixe selon profil

13ème mois

Primes d'objectifs

RTT

Perspectives d'évolution

Qualifications

• Justifier d'une première expérience sur une fonction similaire.
• Capacité à assimiler du vocabulaire technique.
• Être rigoureux, réactif et organisé.

Responsabilités

• Gérer l'accueil téléphonique et physique de l'agence.
• Établir et gérer les plannings des techniciens.
• Traiter les tâches administratives liées à la gestion des affaires.
• Gérer l'aspect administratif du renouvellement des contrats de maintenance.
• Participer au système QHSE au niveau de l'agence.

Connaissances

Sens du service client

Organisation

Rigueur

Réactivité

Formation

Formation en assistanat

Outils

Pack Office

Description du poste

Babcock Wanson Group est un acteur international majeur de la transition énergétique, fournisseur d'équipements et de solutions pour les chaufferies industrielles. Fort de plus de 100 ans d'expérience, le groupe fournit des solutions sur mesure pour réduire la consommation d'énergie et l'impact environnemental de ses clients.

Depuis plusieurs années, Babcock Wanson mène une politique pour promouvoir la place des femmes dans l'entreprise.

Rattaché(e) au Responsable Régional, au sein de notre Agence EST vous êtes en charge de coordonner l'ensemble des aspects administratifs du service.

Vos principales missions:

• Gérer l'accueil téléphonique et physique de l'agence,
• Etablir et gérer les plannings des techniciens, dans l'outil de gestion de la relation client (Mobility), en lien avec les chargés d'affaires concernés et les clients,
• Traiter les tâches administratives liées à la gestion des affaires et à la vie de l'agence, et mettre à jour l'outil de gestion de la relation client (Mobility),
• Gérer l'aspect administratif du renouvellement des contrats de maintenance,
• Assurer les tâches administratives et participer au système de management de la Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement (QHSE) au niveau de l'agence,
• Jouer le rôle de coordinateur sécurité MASE (Manuel d'Amélioration Sécurité Entreprise),
• Passer, traiter et réceptionner les commandes d'achat,
• Assurer le reporting de l'activité des techniciens : ?temps de travail et frais,
• Compléter et mettre à jour l'outil de gestion de la relation client (Mobility),
• Elaborer l'offre formation : de la prise en compte du besoin client jusqu'à l'administration des ventes

Mettre en oeuvre les propositions d'offre Régie

• Préparer et envoyer au client le devis issu du progiciel de gestion de l'entreprise (GPIC),
• Encoder le devis sur le progiciel de gestion de l'entreprise (GPIC) pour passer en régie,
• Envoyer au client un accusé de réception de la commande avec confirmation de la date d'intervention et le nom du technicien intervenant.

Préparer l'arrivée des nouveaux salariés

• Commander le matériel et le cas échéant, les EPI, la valise combustion,
• Commander auprès du service informatique le téléphone, la création du compte et le matériel informatique,
• Commander le véhicule en collaboration avec le Service Achats,
• Planifier et gérer les formations tutorales.

Issu(e) d'une formation en assistanat, vous justifiez d'une première expérience sur une fonction similaire.

Vous êtes rigoureux(se), réactif(ve), organisé(e) et avez un sens poussé du service clients avec une capacité à assimiler du vocabulaire technique.

La maitrise du Pack Office est indispensable.

Ce que nous offrons

• Salaire brut fixe selon votre profil et expériences, 13ème mois, primes d'objectifs, prime de participation et d'intéressement, RTT.
• Une entreprise dynamique où les valeurs humaines, la sécurité et la performance technique sont primordiales.
• Des perspectives d'évolution au sein d'un groupe en pleine croissance.