Assistant(e) formation (H/F)

Pole Emploi; Saint-Jeannet; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de formation située à Saint-Jeannet recherche un(e) coordinateur(trice) de formation pour gérer l'administration et l'organisation des sessions de formation. Le candidat idéal doit maîtriser les outils bureautiques et avoir d'excellentes compétences relationnelles. Les responsabilités incluent la gestion des convocations et la planification des formations. La rémunération sera définie selon le profil et l'expérience.

Qualifications

• Autonomie et capacité à travailler dans un environnement dynamique.
• Rigueur administrative et sens du détail.
• Très bonnes qualités de communication et d'écoute.

Responsabilités

• Gérer les convocations et inscriptions des participants.
• Organiser les sessions de formation sur site.
• Assurer la communication et le suivi des formations.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Gestion de la formation (Visioformation)

Communication

Gestion des priorités

Outils

Word

Excel

PowerPoint

YOOZ

Description du poste

35H/semaine

Travail en journée

Jamais

Votre mission :

Rattaché(e) directement à la Responsable Formation, vous jouez un rôle clé dans la gestion administrative, logistique et organisationnelle des actions de formation. Véritable interface entre les formateurs, les participants et les partenaires, vous contribuez activement au bon déroulement des sessions et à la qualité de nos prestations.

Vos principales responsabilités

Gestion administrative des formations

• Préparer et gérer les convocations, inscriptions et dossiers des participants
• Assurer le suivi des présences, attestations, évaluations et documents QUALIOPI
• Planifier les formations en lien avec les formateurs et les clients

Organisation logistique

• Organiser les sessions de formation (salles, matériel, équipements, repas, hébergement)
• Préparer les supports et outils pédagogiques (WIFI, PC, écrans, livrets, évaluations.)
• Accueillir les participants et formateurs lors des formations sur le site de Saint-Jeannet

Suivi, communication et reporting

• Assurer la communication avant, pendant et après les formations
• Collecter et analyser les évaluations, taux de satisfaction et de réussite
• Préparer des reportings et bilans de formation

Support aux formateurs et aux clients

• Apporter un appui administratif et logistique aux formateurs
• Répondre aux demandes des participants et des clients
• Assurer le lien entre tous les acteurs de la formation

Conformité et amélioration continue

• Veiller au respect des obligations réglementaires (QUALIOPI, OPCO, financements)
• Mettre à jour les documents selon les évolutions légales
• Proposer des axes d'amélioration des process et de l'organisation

Gestion budgétaire

• Établir les devis et assurer la facturation (OF, CFA, CDD Tremplin, POEI)
• Réaliser le rapprochement bancaire

Profil recherché

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• À l'aise avec les outils de gestion de la formation (Visioformation), plateformes OPCO et logiciels de facturation/comptabilité (YOOZ)

Compétences organisationnelles

• Excellente gestion des priorités et du temps
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique
• Rigueur administrative et sens du détail

Compétences relationnelles

• Très bonnes qualités de communication et d'écoute
• Aisance au téléphone et en face‑à‑face
• Esprit d'équipe et sens du service

Qualités personnelles

• Autonomie, réactivité et discrétion
• Capacité à travailler dans un environnement exigeant
• Curiosité, implication et force de proposition

Rémunération : à définir selon profil et expérience