Assistant.e en gestion administrative - Ecole doctorale

Campus des Métiers et des Qualifications; Créteil; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école supérieure spécialisée recherche un coordinateur administratif pour gérer les activités d'une école doctorale. Le candidat devra gérer les doctorants, assister le directeur, et assurer le suivi budgétaire. Une bonne connaissance de l'enseignement supérieur est souhaitée, ainsi que des compétences en rédaction et en élaboration de tableaux de bord. Le poste est basé à Créteil et offre un CDD de 12 mois.

Qualifications

• Connaissances souhaitées sur les objectifs de l'établissement et l'organisation de l'enseignement supérieur.
• Compétences en techniques d'élaboration de documents.
• Connaissances budgétaires et des ressources humaines.

Responsabilités

• Coordonner les activités de gestion administrative et financière de l'école doctorale.
• Gérer les doctorants sur les plans administratif et pédagogique.
• Assurer le suivi budgétaire de l'école doctorale.

Connaissances

Synthèse

Rédaction de rapports

Conception de tableaux de bord

Description du poste

Vous aurez pour mission principale de coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome les activités de gestion administrative et financières d’une école doctorale :

• Gérer les doctorants sur les plans administratif et pédagogique
• Assister le directeur d’école doctorale dans ses missions

Activités détaillées :

• Élaborer, concevoir des outils de gestion administrative, préparer et contrôler des actes de gestion administrative liés à l’inscription des doctorants, au suivi de leur scolarité, à leur soutenance de thèse et à la délivrance de leur diplôme
• Participer et assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire (bourses de cotutelle, de mobilité, recrutement candidats à contrats doctoraux)
• Coordonner les aspects logistiques de l’école doctorale (manifestations, journées d’études, séminaires, organisation de réunions, d’auditions de candidats, publications de résultats, etc…)
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques (réponse à enquêtes ministérielles, suivi dossier d’accréditation)
• Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de l’établissement et les partenaires extérieurs
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure (doctorants, unités de recherches, directeurs de thèse, services supports de l’établissement)
• Suivre l’évolution de la réglementation relative aux études doctorales
• Assurer le suivi budgétaire de l’école doctorale
• Assurer la mise à jour du site WEB de l’école doctorale

Localisation :

Champs-sur-Marne (Cité Descartes) + Créteil (Upec Pyramide)

Agents contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation (entre 1660 € et 1960 € nets mensuels pour les agents contractuels en fin de carrière)

Connaissances souhaitées ou à acquérir :

• Objectifs et projets de l’établissement
• Organisation de l’enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation
• Techniques d’élaboration de documents
• Connaissances budgétaires générales, des ressources humaines
• Langue anglaise appréciée

Savoir-faire :

• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents administratifs
• Concevoir des tableaux de bord

Savoir être :

• Rigueur et fiabilité
• Réactivité
• Sens relationnel
• Autonomie