Assistant du Directeur de la Sécurité

Rothschild & Co; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Un groupe international de services financiers recherche un(e) assistant(e) du Directeur de la Sécurité à Paris. Vous serez chargé(e) de la gestion administrative et organisationnelle du service, de la coordination des déplacements à risque et de la sécurité pour des événements. Le candidat idéal doit avoir une excellente maîtrise de l'anglais, de fortes compétences organisationnelles et la capacité à travailler dans un environnement sensible. Un bon niveau d'outils bureautiques est également nécessaire.

Qualifications

• Excellente organisation et gestion des priorités.
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Excel, Teams).
• Maîtrise parfaite de l’anglais (oral et écrit).
• Bonne élocution + aisance dans conversations téléphoniques français/anglais.
• Compétences rédactionnelles + rapports + réponses aux e-mails.
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Capacité à travailler en environnement sensible et réactif.
• Compétences en mise en forme de présentations, rédaction de processus.

Responsabilités

• Assurer le support administratif et organisationnel du service Sécurité.
• Coordonner les activités liées à la sécurité des collaborateurs.
• Gérer les déplacements à risque des collaborateurs.
• Suivre les événements internes et externes.
• Organiser les réunions et préparer les documents nécessaires.

Connaissances

Excellente organisation

Gestion des priorités

Maîtrise des outils bureautiques

Maîtrise de l'anglais

Compétences rédactionnelles

Discrétion

Capacité à travailler en environnement sensible

Outils

Outlook

Excel

Teams

Description du poste

Rothschild & Co

Rothschild & Co est un groupe international de services financiers de premier plan, contrôlé par la famille depuis sept générations et au centre des marchés financiers depuis plus de 200 ans.

Notre expertise, notre savoir-faire et notre réseau mondial nous permettent de proposer une vision unique qui bénéficie à l’activité et la richesse de nos clients et de nos parties prenantes, en respectant notre planète.

Nos équipes de 4 200 spécialistes du conseil financier présents sur le terrain dans plus de 40 pays, apportent une vision internationale unique à travers quatre activités de premier plan – Global Advisory, Wealth Management, Asset Management et Five Arrows.

En notre qualité de groupe familial fondé sur les relations humaines, nous attachons une importance particulière au recrutement et au développement de carrière de nos collaborateurs afin qu'ils puissent s'épanouir dans leur parcours professionnel.

L'assistant(e) du Directeur de la Sécurité assure le support administratif, organisationnel et documentaire du service Sécurité, en garantissant la fluidité des processus internes, la coordination des activités liées à la sécurité des collaborateurs et des événements, ainsi que la préparation des supports de communication et formation. Il/elle a notamment en charge les sujets suivants :

Gestion administrative du service Sécurité

• Suivi des dossiers et archivage des documents liés à la sécurité.
• Mise à jour des procédures internes et des registres réglementaires.
• Renouvellement administratif des dossiers de Vidéo Protection et autres...
• Coordination avec les prestataires (contrats, facturation, suivi des interventions, appel d’offre).
• Suivi et traitement des demandes de badges après validation.
• Réponse et orientation des autres requêtes adressées au service Sécurité (informations, incidents, coordination avec prestataires).
• Maintien d’un suivi rigoureux des échanges pour garantir la traçabilité.

Organisation des déplacements à risque

• Application et suivi du processus sécurité pour les déplacements des collaborateurs
• Gestion des demandes urgentes et des imprévus.
• Mise à jour de la liste des pays à risque
• Gestion du tableau de suivi des déplacements à risque
• Attribution des téléphones satellites
• Contrôle des formulaires décrivant les étapes de prise en charge (détails des vols, dispositions en place dès l’accueil à l'aéroport, trajets jusqu’à l’hôtel, adresses des réunions dans le pays à risque, protection prévue, etc.)
• Relations avec l’agence de voyage
• Création des cartes «International SOS» et Communication auprès de tous les collaborateurs qui se déplacent à l’étranger
• Création des cartes assurance «Allianz» (uniquement certains Associés)

Sécurité des événements

• Suivi administratif du processus sécurité pour les événements internes et externes.
• Coordination avec les équipes Relation publique et les prestataires

Support au Directeur de la Sécurité

• Gestion de l’agenda, organisation des réunions et déplacements.
• Préparation des documents et présentations pour les comités ou audits si nécessaire
• Mise en forme des présentations, des processus et des supports de formation.

Coordination avec les équipes sécurité

• Suivi des plannings et des missions des équipes.
• Interface possible entre le service sécurité et les autres départements.

Compétences requises

• Excellente organisation et gestion des priorités.
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Excel, Teams).
• Maîtrise parfaite de l’anglais (oral et écrit).
• Bonne élocution + aisance dans les conversations téléphoniques français/anglais
• Compétences rédactionnelles + rapports + réponses aux e-mails
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Capacité à travailler en environnement sensible et réactif.
• Compétences en mise en forme de présentations, rédaction de processus et supports de formation.