Assistant.e de projet administratif, financier et logistique (H / F)

Aktor Interactive Group; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de coopération internationale recherche un(e) assistant(e) pour gérer l'administratif et la logistique des projets. Les principales responsabilités incluent la gestion administrative, logistique et financière. Le candidat doit avoir un diplôme en coopération internationale, ainsi qu'une maîtrise du français et de l'anglais. Ce poste basé à Paris inclut une rémunération attractive avec un bon nombre de congés annuels et d'autres avantages sociaux.

Prestations

13e mois mensualisé

Part variable de 3%

Plus de 45 jours de congés annuels

Allocation repas de 9 euros par jour

Prise en charge de 50% des frais de transports

Mutuelle santé gratuite

Qualifications

• Méthodique et organisé(e), capable d'anticiper les besoins.
• Capacité à travailler en autonomie avec proactivité.
• Aisance relationnelle et sens du travail en équipe.

Responsabilités

• Gestion administrative et archivage des pièces justificatives.
• Assister à l'organisation d'événements liés aux projets.
• Vérifier la conformité des pièces pour mise en paiement.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion logistique

Gestion financière

Compétences rédactionnelles

Maîtrise du français et de l’anglais

Formation

Diplôme pertinent en métier de la coopération internationale

Description du poste

Responsabilités

• Gestion administrative
  • Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives liées aux activités logistiques
  • Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets
  • Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet
  • Enregistrement et classement des livrables et documents projet, notamment au format numérique, selon les procédures d’Expertise France
  • Contractualisation des experts (long-terme, locaux, court-terme) : suivi des contrats, vérification des feuilles de temps et lancement des paiements
• Gestion logistique
  • Assister la chargée de projet dans l’organisation d’événements (séminaires, ateliers, formations) liés aux activités des projets
  • Anticiper les démarches nécessaires pour la programmation, l’organisation et le bon déroulement des missions (transports, hébergements, ordres de mission, négociation des devis, contrôle de la facturation)
  • Suivi des perdièmes et justificatifs
  • Faciliter la contractualisation de contrats d’expertise et d’achats, en lien avec le pôle Achat et Juridique
  • Suivi des avances et des factures des fournisseurs
• Gestion financière
  • Vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement
  • Assurer la mise en paiement en renseignant les Bons à Payer dans le logiciel Atlas
  • Archiver les pièces comptables et les BAP
  • Suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires et les services comptables
  • Assurer le suivi des avances
  • Renseigner le journal de dépenses à chaque dépense et fiabiliser l’information financière (ajouter les nouvelles dépenses, harmoniser les libellés budgétaires, vérifier les formules, vérifier la cohérence des écritures d’inventaire)
  • Identifier les écarts entre Atlas et X3 et les justifier

Qualifications et compétences

• Diplôme pertinent en métier de la coopération internationale
• Maîtrise du français et de l’anglais
• Bonnes capacités rédactionnelles

Expérience professionnelle

• Expérience préalable dans des fonctions liées ou a des tâches équivalentes à celle du poste
• Expérience dans le domaine de la gestion de projets et de la coopération internationale au développement serait un atout

Compétences et qualités recherchées

• Être méthodique et organisé.e, anticiper les besoins et difficultés
• Capacité à s’adapter à l’environnement de travail
• Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative
• Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe>
• Bonne gestion des urgences et réactivité, capacité à gérer les priorités

Lieu

L’assistant(e) sera basé(e) au bureau d'Expertise France, Gare de Lyon, à Paris.

Rémunération

• 13e mois mensualisé dès la prise de poste
• Part variable de 3% du salaire brut annuel
• Plus de 45 jours de congés annuels, avec possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT
• Part d'intéressement liée aux résultats annuels de l'entreprise
• Allocation de 9 euros par jour pour les repas (Carte Pluxee)
• Prise en charge de 50% des frais de transports en commun
• Mutuelle santé gratuite, prise en charge par l'agence