Assistant(e) de formation F/H

Association AFPJR; Saint-Jeannet; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une organisation à vocation sociale dans les Alpes-Maritimes recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour gérer les sessions de formation. Vous serez responsable de la préparation, de l'organisation et de la communication autour des formations, en lien direct avec les formateurs et les participants. Ce poste est en CDD Tremplin, offrant une expérience utile dans un environnement dynamique. Une autonomie, une bonne gestion des priorités et des qualités relationnelles sont essentielles.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Gérer les convocations et inscriptions des participants.
• Organiser les sessions de formation sur site.
• Assurer une communication efficace entre tous les acteurs.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Gestion de la formation

Excellente gestion des priorités

qualité de communication et d'écoute

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Visioformation

YOOZ

Description du poste

Entreprise

Etablissement de l’AFPJR, l’EA EMS est une entreprise à part entière qui permet à des personnes reconnues travailleurs handicapés par la MDPH d’exercer une activité professionnelle salariée dans des conditions de travail adaptées à leurs besoins. Sa vocation sociale vise à favoriser l’inclusion professionnelle, de développer des compétences et développer l’autonomie au travail au travers de ses différents secteurs d’activités proposés telles que la Restauration, les Espaces verts, l’Entretien des locaux et les Activités multi-services.

Pour en savoir plus sur l’Entreprise Adaptée

Poste

Rattaché(e) directement à la Responsable d’AFPJR Formation, vous jouez un rôle clé dans la gestion administrative, logistique et organisationnelle des actions de formation. Véritable interface entre les formateurs, les participants et les partenaires, vous contribuez activement au bon déroulement des sessions et à la qualité de nos prestations.

Vos principales responsabilités

Gestion administrative des formations

• Préparer et gérer les convocations, inscriptions et dossiers des participants
• Assurer le suivi des présences, attestations, évaluations et documents QUALIOPI
• Planifier les formations en lien avec les formateurs et les clients

Organisation logistique

• Organiser les sessions de formation (salles, matériel, équipements, repas, hébergement)
• Préparer les supports et outils pédagogiques (WIFI, PC, écrans, livrets, évaluations…)
• Accueillir les participants et formateurs lors des formations sur le site de Saint-Jeannet

Suivi, communication et reporting

• Assurer la communication avant, pendant et après les formations
• Collecter et analyser les évaluations, taux de satisfaction et de réussite
• Préparer des reportings et bilans de formation

Support aux formateurs et aux clients

• Apporter un appui administratif et logistique aux formateurs
• Répondre aux demandes des participants et des clients
• Assurer le lien entre tous les acteurs de la formation

Conformité et amélioration continue

• Veiller au respect des obligations réglementaires (QUALIOPI, OPCO, financements)
• Mettre à jour les documents selon les évolutions légales
• Proposer des axes d’amélioration des process et de l’organisation

Gestion budgétaire

• Établir les devis et assurer la facturation (OF, CFA, CDD Tremplin, POEI)
• Réaliser le rapprochement bancaire

Conditions du poste

• Contrat : CDD Tremplin – 6 mois renouvelable 6 mois
• Temps de travail : 35 heures hebdomadaires
• Lieu : CFA de Saint-Jeannet
• Rémunération : à définir selon profil et expérience

Profil

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• À l’aise avec les outils de gestion de la formation (Visioformation), plateformes OPCO et logiciels de facturation/comptabilité (YOOZ)

Compétences organisationnelles

• Excellente gestion des priorités et du temps
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique
• Rigueur administrative et sens du détail

Compétences relationnelles

• Très bonnes qualités de communication et d’écoute
• Aisance au téléphone et en face-à-face
• Esprit d’équipe et sens du service

Qualités personnelles

• Autonomie, réactivité et discrétion
• Capacité à travailler dans un environnement exigeant
• Curiosité, implication et force de proposition

Candidater