Assistant de Direction

Ville d'Épinal; Merville; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour la direction de la Communication à Épinal. En tant que membre de l'équipe, vous serez responsable de l'accueil des visiteurs, de la gestion du courrier, et de l'organisation des réunions. Une formation d'assistant(e) de direction est requise, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques. Ce poste offre des conditions de travail attrayantes avec des avantages tels que des titres restaurant et un protocole de télétravail.

Prestations

Titres restaurant avec participation de 60%

75% de prise en charge des abonnements de transports en commun

Protocole télétravail / 1 jour par semaine

Comité d’Action Sociale

Qualifications

• Expérience significative dans un poste similaire en collectivité territoriale appréciée.
• Sens du service et capacité à réagir face aux demandes.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs.
• Gestion du courrier postal et électronique.
• Organisation des réunions et rédaction de comptes-rendus.
• Suivi des projets de communication municipale.

Connaissances

Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, Power Point)

Sens du contact

Rigueur dans l'organisation

Capacité à travailler en équipe

Formation

Formation d’assistant(e) de direction ou équivalent (BAC+2 minimum)

Description du poste

Poste à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle. Catégorie B ou C. Filière Administrative. Pour la direction de la Communication.

Epinal (33 410 habitants surclassée à 40 000 habitants en tant que commune touristique) est une ville emblématique située au cœur des Vosges, ville-centre de la Communauté d’agglomération d’Épinal, et ville siège de la préfecture. Souhaitant préserver un cadre naturel exceptionnel, Épinal s’engage activement dans la transition écologique, favorisant les initiatives durables en œuvrant pour un environnement préservé. Dynamique sur le plan culturel avec le Musée de l’Image, la ville d’Epinal organise régulièrement des événements d’envergure : des festivals et des expositions qui enrichissent la vie locale, et favorise le bien vivre ensemble. La Ville d’Épinal est attractive pour sa qualité de vie.

Au sein de la Direction Communication composée de 10 agents, vous assistez le directeur, son adjoint et l’ensemble du service dans les tâches administratives et dans des missions propres à la Direction de la communication. Vous participez à l’organisation des événements comme l’accueil des nouveaux agents de la collectivité ou des nouveaux habitants.

Missions principales

• Accueil physique et téléphonique ;
• Gestion du courrier postal et électronique ;
• Organisation du plan de classement du service et mise à jour de l’archivage ;
• Gestion du stock de matériel (banderoles, kakémonos, goodies…) ;
• Mise en forme de travaux de bureautique (courriers, notes, …) ;
• Organisation des réunions et rédaction des comptes-rendus ;
• Gestion des ordres de missions et remboursements des frais ;
• Approvisionnement en fournitures de bureau ;
• Suivi budgétaire ;
• Gestion des abonnements presse ;
• Réalisation de la revue de presse et diffusion de celle-ci ;
• Programmation et suivi de l’affichage (centralisation des demandes, planification, suivi des relations avec les prestataires, programmation des panneaux numériques) ;
• Suivi de la distribution du magazine municipal et des dépôts légaux des publications municipales ;
• Installation du dispositif de retransmission vidéo des conseils municipaux ;
• Suivi du stock de matériel photo et vidéo ;
• Gestion de la photothèque (indexation, recherche iconographique).

Profil et compétences

• Issu(e) d’une formation d’assistant(e) de direction ou équivalent (BAC+2 minimum), bénéficiant d’une expérience significative dans ce domaine et idéalement en collectivité territoriale sur un poste similaire, vous disposez d’une culture territoriale avérée et d’une maitrise parfaite du pack Office (Word, Excel, Outlook, Power Point).
• Nous recherchons une personne dotée d’un excellent sens du contact et animée par le goût du service.
• Rigoureux(se) dans l’organisation de votre travail, vous savez faire preuve de réactivité face aux demandes précises et proposer des solutions adaptées grâce à votre force de proposition.
• Votre sens du service et votre capacité à travailler en équipe sont des atouts essentiels pour contribuer efficacement à la réussite des missions.

Conditions de travail

Lieu de travail : Hôtel de Ville – 9 rue du Général Leclerc à Épinal

Temps complet 37 h / semaine + ARTT

Titres restaurant avec participation de la collectivité à hauteur de 60% Prise en charge à 75% des abonnements de transports en commun Protocole télétravail / 1 jour par semaine Comité d’Action Sociale (billetterie, remises, événements, …)

Date de clôture

Le 30/01/2026