Assistant.e de direction H/F

Crédit Agricole Immobilier; La Réunion; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services immobiliers recherche un(e) alternant(e) pour des activités d'accueil, de gestion et de support administratif. Vous serez responsable de l'accueil physique et téléphonique, de la gestion des prestataires, et de la mise à jour des bases de données. Une formation bac+2/+3 en assistanat de direction ou gestion des entreprises est requise. Ce poste est basé en Nouvelle-Aquitaine.

Qualifications

• Bac+2/+3 en assistanat de direction ou gestion des entreprises requis.
• Compétences requises en organisation et gestion administrative.
• Expérience relationnelle adaptée au cadre de l'alternance.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et prestataires.
• Gestion de la relation avec les prestataires et transmission des demandes.
• Mise à jour des bases de données et classement de documents.
• Suivi des interventions techniques et mise à jour des supports d'information.

Connaissances

Organisation

Gestion administrative

Relationnel

Formation

Formation bac+2/+3 en assistanat de direction ou gestion des entreprises

Outils

Altaix

Esker

Description du poste

New 15 septembre Aquitaine, La Réunion Alternance

Overview

Accueil & relationnel, support administratif, suivi opérationnel, communication externe, comptabilité & gestion basique, et reporting & suivi d’activité. Formation bac+2/+3 en assistanat de direction, gestion des entreprises, ou équivalent.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique: réceptionner les visiteurs, prestataires ou partenaires.
• Gestion de la relation des prestataires: recueillir leurs demandes, signalements ou besoins, puis transmettre au responsable et/ou aux services concernés.
• Gestion des badges d’accès.
• Mise à jour des bases de données (contacts prestataires et dossiers administratifs).
• Rédaction de mails et notes internes.
• Suivi du planning: autorisation d’accès (avec le RS dans le cas où nous n’avons pas reçu le mail).
• Création et suivi des contrats et documents liés aux prestataires.
• Classement et archivage papier et numérique.
• Coordination avec les prestataires (sécurité, nettoyage, maintenance, paysagistes, etc.).
• Traitement des signalements (pannes, incidents, anomalies dans le centre): demande d’intervention/demande de devis par mail ou téléphonique.
• Suivi des interventions techniques et contrôle de leur bonne exécution (en soutien avec le responsable de site et le responsable technique).
• Mise à jour des supports d’information (affichages internes parties communes et panneaux signalétiques).
• Gestion des factures (envoie, contrôle, validation et suivi) – Utilisation des logiciels Altaix, Esker, etc.
• Création des bons de commande, vérification d’intervention et livraisons.
• Correction d’écriture comptable (exemple OD dans ALTAIX).
• Préparation d’éléments pour la comptabilité annuelle (rééditions).
• Compete-rendu lors des tours de site (mensuelle).
• Compétences requises en organisation, gestion administrative et relationnelle adaptées au cadre de l’alternance.

Qualifications

• Formation bac+2/+3 en assistanat de direction, gestion des entreprises, ou équivalent.