Assistant(e) de direction (H/F)

DREAL; Besançon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une agence gouvernementale en Bourgogne-Franche-Comté recherche un(e) Assistant(e) de direction pour gérer les tâches administratives et la coordination des services. Ce poste exige 12 mois d'expérience, une maîtrise des outils bureautiques, ainsi que des compétences en gestion des priorités et travail d'équipe. Vous serez responsable de la gestion des agendas, des réunions et des relations internes, contribuant à un environnement dynamique autour des enjeux de transition écologique. Contrat CDD de 6 mois, salaire brut entre 1802 et 1803 euros mensuels, avec complémentaire santé et restauration.

Prestations

Complémentaire santé

Restauration

Qualifications

• 12 mois d'expérience indispensable en tant qu'assistant(e).
• Capacité à planifier et organiser le travail selon les priorités.
• Faire preuve de réactivité et d'initiative.

Responsabilités

• Gérer secrétariat : agendas, réunions, déplacements et courriers.
• Coordination des agendas et procédures administratives.
• Assurer la liaison avec le chef de pôle et les services de la DREAL.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Qualités rédactionnelles

Agilité dans la gestion des priorités

Capacité à travailler en équipe

Réactivité

Description du poste

Offre n° 201HCBJ
Assistant(e) de direction (H/F)

Contexte professionnel : Vous êtes sensible aux enjeux environnementaux et avez le sens du service public, vous souhaitez que votre travail y contribue. Vous recherchez un travail diversifié et vivant, en relation avec de multiples interlocuteurs. Le poste d'assistant auprès de la direction de la Dreal Bourgogne Franche Comté peut répondre à ces aspirations. Dans un environnement porté par les politiques publiques de transition écologique et énergétique, le cabinet est un service d'appui au pilotage de la DREAL pour le directeur régional et ses 3 adjoints, en interface avec les services et partenaires. Le secrétariat de direction joue un rôle primordial dans le fonctionnement quotidien de l'équipe de direction et des relations qu'elle entretient avec ses interlocuteurs internes et externes. Les principaux enjeux auxquels vous devrez répondre dans les différents volets de vos fonctions sont la réactivité et l'adaptabilité, la régulation des sollicitations et la coordination des réponses, la fluidité dans les échanges d'information et la complémentarité entre collègues.

Missions

• Secrétariat : gestion des agendas, programmation de réunions et entretiens, organisation de déplacements, préparation de dossiers et courriers, relations avec les services et partenaires; programmation et préparation des bilatérales avec le préfet de région et les partenaires; planification des réunions en lien avec le pilotage et le fonctionnement de la DREAL.
• Coordination : sécurisation collective des agendas, suivi des délégations de signature et outils du secrétariat de direction, gestion de boîtes mail, traitement du courrier, veille sur les commandes internes et les circuits de signature, publications intranet du pôle; référent charte bureautique et rédaction administrative avec élaboration et actualisation des modèles, diffusion et conseil aux utilisateurs, contribution aux réunions des assistantes.
• Liaison hiérarchique : sous l'autorité hiérarchique du chef de pôle coordination, travail en synergie avec les membres du cabinet et en relation avec les services de la DREAL, directions départementales des territoires, préfectures, collectivités territoriales, partenaires professionnels, directions d'administration centrale.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques et numériques.
• Qualités rédactionnelles et d'expression orale, capacité de rédaction de courriers simples.
• Connaissance des missions de la DREAL, son organisation, son environnement et du fonctionnement des organisations.

Compétences transversales

• Réagir avec discernement dans un environnement complexe ou en situation d'urgence.
• Gérer des demandes multiples et hiérarchiser les priorités.
• Planifier son travail et l'organiser dans un cadre collectif.
• Respect des échéances, rendre compte.
• Prendre des initiatives, proposer des solutions adaptées.

Compétences relationnelles

• Faire preuve de disponibilité et de discrétion.
• Sens de la réactivité adaptée aux circonstances.
• Savoir clarifier les demandes avec tact.

Profil souhaité

• 12 Mois d'expérience indispensable.
• Avoir l'esprit d'équipe.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Faire preuve de réactivité.

Type de contrat : CDD - 6 mois. Durée du travail : 35 heures/semaine. Travail en journée.

• Salaire brut mensuel : 1802 à 1803 euros sur 12 mois.
• Complémentaire santé.
• Restauration.

Déplacements ponctuels.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié.
• Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques.