Assistant(e) de direction en alternance

CAISSE DE RETRAITE RATP; Fontenay-sous-Bois; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une caisse de retraite publique à Fontenay-sous-Bois recherche un alternant pour assurer le secrétariat du directeur et organiser les conseils d'administration. Le candidat idéal est étudiant en préparation BAC + 3 et maîtrise les outils bureautiques. Une bonne organisation et la capacité à travailler en équipe sont également requises. Ce poste offre une rémunération selon les dispositions réglementaires et des avantages tels qu'une mutuelle d'entreprise.

Prestations

Mutuelle d'entreprise

Prime d'intéressement

Remboursement du titre de transport

Restauration collective

Qualifications

• Maitrise des outils bureautiques.
• Capacité à synthétiser l'information.
• Rigueur dans l'organisation des activités.

Responsabilités

• Gérer les relations internes et externes.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Rédiger des courriers et des comptes rendus.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Synthèse de l'information

Organisation rigoureuse

Anticipation des besoins

Collaboration

Discrétion

Formation

Étudiant en préparation BAC + 3

Description du poste

Description du poste

Sous l'autorité de la Secrétaire générale, vos principales missions seront les suivantes :

Assurer le secrétariat du directeur :

• Gérer les relations externes (Ministères de tutelle, RATP, prestataires…) et internes (services de la caisse)
• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Mettre en forme et rédiger les courriers, les comptes rendus de réunion, les notes de service et procédures émis par la direction
• Gérer l'agenda du directeur, organiser les rendez-vous, les déplacements et réunions
• Réaliser la préparation et le suivi des dossiers

Organiser et s'assurer du bon déroulement des conseils d'administration et des diverses commissions :

• Préparer le conseil d'administration et les différentes commissions
• Participer au conseil d'administration et aux commissions
• Rédiger les procès-verbaux
• Procéder à la diffusion des procès-verbaux aux administrateurs de la Caisse

Assurer ponctuellement le secrétariat du président, du directeur comptable et financier, de la secrétaire générale :

• Gérer les agendas et organiser les rendez-vous
• Rédiger les courriers liés à l'activité de la caisse
• Réaliser le suivi des dossiers en cours

Assurer des tâches administratives diverses :

• Assurer l'organisation et le suivi administratif des formations (inscription des salariés, gestion des conventions de formation, gestion des convocations, réservation de salles, …)
• Gérer les convocations des candidats sélectionnés pour des entretiens de recrutement
• Gérer les réponses négatives aux candidats non sélectionnés pour des entretiens de recrutement
• Mettre sous pli des bulletins de paie
• Gérer les convocations des affiliés aux réunions d'information (RIA), suivi et traitement des demandes du dispositif des œuvres sociales
• Gérer le courrier entrant (scan des courriers entrants)

Les moyens à votre disposition :

• Un parcours de découverte de notre organisation
• L'accès au système d'information et à toute base documentaire utile à la mission
• Des échanges réguliers avec votre responsable

Les activités confiées devront être exercées dans le respect des règles relatives à la sécurité des systèmes d'information et du secret professionnel en vigueur au sein de l'organisme.

Profil recherché

Vos compétences

Cette alternance vous permettra de mettre en pratique vos connaissances acquises lors de votre enseignement supérieur.

Savoir-faire :

• Maîtriser les fonctionnalités des outils bureautiques
• Synthétiser l'information reçue et en retranscrire l'essentiel
• Réaliser des documents destinés à faire l'objet d'une communication
• Savoir préparer les dossiers, rechercher et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision
• Organiser son activité de manière rigoureuse afin de respecter les contraintes et les échéances
• Rechercher efficacement l'information et la mettre à disposition de la Direction
• Capacité à anticiper les besoins de la Direction

Savoir être :

• Faire preuve de discrétion et de diplomatie
• Respecter la confidentialité des informations traitées par la direction
• Être force de proposition
• Travailler en collaboration avec l'ensemble des services de la caisse

Votre formation

Étudiant en préparation BAC / 3

Informations complémentaires

Date de prise de fonction : au plus tôt

• Durée souhaitée : 1 à 2 ans (selon le diplôme en cours et la situation de l'étudiant)
• Contrat en alternance : apprentissage
• Rémunération selon les dispositions réglementaires

Vous bénéficiez également des avantages suivants :

• Une mutuelle d'entreprise avec une participation de l'employeur à hauteur de 55%
• Un contrat de prévoyance incapacité et invalidité pris en charge par l'employeur à hauteur de 90% pour la tranche A et à hauteur de 60% pour la tranche B
• Une prime d'intéressement versée en fonction des objectifs atteints sur l'année N-1
• Le remboursement à hauteur de 60% du titre de transport
• Le remboursement sur factures des frais engagés à l'occasion des vacances ou des loisirs (remboursement maximum de euros) dans le cadre des œuvres sociales
• Un mode de restauration collective avec une participation de l'employeur aux frais de repas