Assistant(e) de Coordination centre esthétique en alternance - H / F

Pigier Dijon; Dijon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école de business alternative recherche un(e) assistant(e) de coordination pour gérer le parcours patient au sein d'un centre esthétique dynamique à Dijon. Les candidats doivent être en formation BAC+2 en alternance et posséder des compétences avérées en service à la clientèle et en outils numériques. Un démarrage est prévu en juillet 2025, avec un rythme de 2 jours de formation et 3 jours en entreprise par semaine dans une ambiance professionnelle et exigeante.

Qualifications

• Préparer un BAC+2 en alternance à Pigier Dijon.
• Compétences en gestion des priorités et organisation requises.
• Maîtrise des outils digitaux et capacité d’adaptation à un environnement médical exigent.

Responsabilités

• Gérer l'organisation du parcours patient et les rendez-vous.
• Assurer le soutien administratif et digital au sein du centre.
• Préparer et organiser les salles pour les actes médicaux.
• Accompagner les patient(e)s dès leur arrivée et gérer leur parcours.

Connaissances

Sens du service et de l’accueil

Rigueur

Organisation

Gestion des priorités

Maîtrise des outils digitaux

Capacité d’adaptation

Goût du contact humain

Confidentialité

Posture professionnelle

Formation

BAC+2 Assistant de direction

Outils

Doctolib

Tablettes

TPE

Logiciels internes

Alma

Iloderma

Description du poste

Notre école Pigier Dijon, la Business School de l'alternance , collabore avec un centre esthétique, reconnu pour son expertise médicale en soins esthétiques innovants (laser, LED, injections, peelings…). Dans le cadre d’un BAC+2 Assistanat de direction en alternance, nous proposons une opportunité unique au sein de ce centre dynamique et exigeant, basé à Dijon, avec un démarrage prévu en juillet 2025.

Description du poste

En tant qu’ assistant(e) de coordination , vous jouerez un rôle central dans l'organisation du parcours patient, la gestion des rendez-vous et l’appui logistique des praticiens. Vous serez formé(e) aux protocoles spécifiques aux actes esthétiques, aux outils numériques (Doctolib, TPE, Drive, logiciels internes) ainsi qu’à l’ensemble des tâches quotidiennes garantissant un fonctionnement fluide et de qualité du centre.

Missions principales

Encadré(e) par une skin manager et en lien direct avec les médecins esthétiques, vos missions incluront notamment :

Gestion des rendez-vous et accueil

• Gérer le listing médical par médecin (fixe et volant)
• Positionner et déplacer les rendez-vous sur Doctolib
• Statuer et confirmer les rendez-vous (notamment nouveaux patients ou RDV de + de 45 min par téléphone entre 12h et 14h)
• Ouvrir et fermer les vacations en fonction des spécialités des médecins
• Mettre à jour les absences (avec validation)
• Prioriser les consultations épilation laser sur l’infirmière
• Suivre et mettre à jour les règlements : vérifier l’intitulé de l’acte + bon usage du TPE CB
• Gérer les éditions de caisse, impayés et vérification des règlements (CB / chèques / espèces)

Soutien administratif et digital

• Modifier les identités patients si erreur sur Doctolib
• Scanner et classer les documents dans le Drive ou Tamm (régie)
• Expliquer le fonctionnement du Drive aux nouvelles recrues
• Suivre les facturations mensuelles (médecins, consommables esthétiques, historiques)
• Utiliser les outils Alma, Iloderma et tablette tactile pour ventes de cosmétiques

Support aux actes médicaux et organisation des salles

• Préparer, ranger et désinfecter les salles selon l’acte prévu : laser, LED, injections, peelings…
• Expliquer l’usage et le fonctionnement des équipements : laser, cryo, LED, lentilles, plateau médical
• Mettre en place les consommables : rouleaux, cotons, crèmes post-actes, alcool, matériel stérile
• Vérifier les niveaux d’eau, le bon fonctionnement et l’entretien des équipements
• Suivre les stocks de consommables et remplir le tableau de facturation
• Réaliser des photos protocolaires (avant / après) en respectant les consignes esthétiques

Parcours patient et relation client

• Accompagner les patient(e)s dès leur arrivée : accueil, enregistrement, gestion de la tablette
• Suivre la trame patient (du 1er RDV à la sortie complète du soin)
• Participer à l’animation de l’expérience client : relance d’avis Google, assistance en studio d’expertise
• Participer à l'ouverture et fermeture du centre (alarme, organisation, sécurité)

Profil recherché

• Vous préparez un BAC+2 Assistant de direction option RH en alternance à Pigier Dijon.
• Compétences et qualités attendues : Sens du service et de l’accueil
• Rigueur, organisation et gestion des priorités
• Maîtrise des outils digitaux (TPE, tablettes, logiciels, Doctolib)
• Capacité d’adaptation à un environnement médical exigeant
• Goût du contact humain, confidentialité et posture professionnelle

Modalités de l’alternance

• Entreprise : Centre médical esthétique – Dijon
• Poste : Assistant(e) de coordination / front office
• Formation : BAC+2 Assistant(e) de direction – Pigier Dijon
• Démarrage : Juillet 2025 Durée : 2 ans

Rythme :

2 jours par semaine en formation à Pigier Dijon

• 3 jours par semaine en entreprise