Assistant.e administratif.ve - Faculté Sc. et Technologie

Campus des Métiers et des Qualifications; Créteil; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution éducative basée à Créteil recherche un professionnel pour traiter des informations administratives et pédagogiques, gérer les communications, et suivre les conventions de stage. Les candidats doivent avoir des compétences solides en secrétariat, une connaissance des logiciels bureautiques, et un bon niveau d'anglais. Ce poste est soumis à un contrat de CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement, avec une rémunération net mensuelle comprise entre 1650 € et 1960 € selon expérience.

Qualifications

• Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Capacité à interagir avec le public et les usagers.
• Compétence dans la planification des activités.

Responsabilités

• Traiter des informations administratives et pédagogiques.
• Gérer la messagerie électronique et téléphonique.
• Organiser et suivre les conventions de stage.

Connaissances

Techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative

Anglais

Sens de l’organisation et de la méthode

Sens du contact et du service public

Outils

APOGEE

EXCEL

WORD

POWERPOINT

NetYpareo

Focalyz

Description du poste

Activités principales

• Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif, pédagogique et en vérifier la conformité
• Accueillir et informer les personnels et usagers
• Gérer la messagerie électronique et téléphonique, le courrier
• Mettre en oeuvre des procédures de gestion pédagogique relatives au contrôle de connaissances, inscriptions, emplois du temps, organisation des examens, jurys (saisie des notes, relevés de notes, attestations de réussite), en lien avec la scolarité et l’UGE pour les masters co-accrédités
• Suivre les conventions de stage et organisation des soutenances
• Saisir les présences/absences des apprentis dans le logiciel du CFA (YPAREO)
• Gérer les intervenants extérieurs de la formation par apprentissage (accueil, programmation des interventions, collecte des fiches d’évaluation)
• Renseigner des tableaux de bord
• Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures, salles
• Procéder à l’archivage des pièces administratives

Il peut y avoir des contraintes horaires en périodes d’examen.

Environnement professionnel

• Collaboration avec la gestionnaire en charge de la gestion des publics de formation initiale et continue du Master Chimie et du Master Energie
• Interaction forte avec le service de la scolarité et le pôle communication, formation et insertion professionnelle, partenariats

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire techniciens de recherche et de formation (entre 1650 € et 1960 € nets mensuels pour les agents contractuels expérimentés en fin de carrière)

Connaissances souhaitées

• Techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
• Fonctionnement et activité de l’établissement, contrôles des connaissances
• Fonctionnement de l’apprentissage et des CFA
• Anglais

Savoir-faire

• Utiliser les logiciels pédagogiques et de bureautique (APOGEE, EXCEL, WORD, POWERPOINT, NetYpareo, Focalyz...) et mettre en partage de documents
• Planifier son activité

Savoir être

• Sens de l’organisation et de la méthode
• Sens du contact et du service public