Assistant-e administratif.ve et financier.e

Université Paris 8; Saint-Denis; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en Île-de-France recherche un assistant administratif financier pour contribuer à l'élaboration et au suivi budgétaire, assurer l'accueil des étudiants et participer aux tâches logistiques. Le candidat idéal doit maîtriser Excel et avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur. Des compétences en rédaction et une capacité d'autonomie sont essentielles.

Qualifications

• Connaissance des principes et processus de gestion financière.
• Capacité à travailler en équipe et entretenir des relations avec diverses structures.
• Faire preuve de rigueur, méthode et organisation.

Responsabilités

• Contribuer à l’élaboration et au suivi budgétaires.
• Assurer l’accueil des étudiants et faire l’interface avec la direction.
• Classer et archiver les pièces justificatives d’opérations financières.

Connaissances

Connaissance de l’enseignement supérieur

Capacités rédactionnelles

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité d’anticipation

Autonomie dans l’organisation

Outils

Excel

Description du poste

À propos de nous

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres

• environ 23.000 étudiant.es
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques

Mission

Sous l’autorité du directeur de la Vie de Campus, l’assistant.e administratif.ve et financière a pour mission de participer aux tâches administratives et transverses de la direction et d’être en appui des différents pôles de la direction.

Missions Principales

• Budget
  • Contribuer à l’élaboration et au suivi budgétaires
  • Saisir les demandes de paiement (remboursement frais de scolarité sur critères sociaux, aides financières)
  • Créer des RIB sur le logiciel Agrhum
  • Établir des devis chez les prestataires et effectuer le suivi de facturation
  • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière)
• Accueil Internes et externes
  • Assurer l’accueil des étudiants et faire l’interface avec le pôle de la direction
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs
  • Organiser les pré-rentrées et les Journées Portes ouvertes : contacts avec les UFR, planning, coordination avec les services, mise à jour de la documentation et des PowerPoint
  • Organiser des présences dans les IUT : réservation de véhicule, contact avec les IUT, planning, coordination avec les services, communication
  • Assurer le bureau d’accueil de la Maison de l’étudiant en cas d’absence des emplois étudiants
• Administratif- Logistique
  • Classer et archiver les pièces justificatives d’opérations financières
  • Participer à l’inventaire physique du matériel : étiqueter le matériel, remplir la fiche d’inventaire de rentrée et/ou de sortie
  • Commander les fournitures de la DVC
  • Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion / relances par téléphone
  • Recharger les serviettes hygiéniques + tampons
  • Vérifier l’état des micro-ondes tous les 15 jours
  • Veiller à la bonne logistique des salles : rangement
  • Contribuer aux évènements types grand 8 : aide à la décoration, préparation, relationnel, distribution des repas etc.
  • Afficher les offres d’emploi à l’accueil et mettre en valeur la communication au niveau de l’accueil, s’assurer de leur bonne visibilité auprès des étudiants
  • Réceptionner les colis, et livraisons : transmettre les bons de livraison à la gestionnaire administrative et financière, vérifier les colis etc.
  • Participer aux distributions alimentaires les lundi et jeudi
  • Gérer les parapheurs avec la Présidence
  • Gérer le courrier de la DVC : récupérer le courrier au bâtiment G, le dispatcher dans les bannettes des associations, les transmettre aux agents concernés

Profil

Connaissance Et Savoir-faire (connaissances Et Compétences Techniques)

• Connaissance de l’enseignement supérieur, de son fonctionnement institutionnel
• Connaissance des principes et des processus de gestion financière
• Capacité d’anticipation et de programmation
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise des outils bureautiques et notamment Excel
• Connaissances budgétaires
• Connaitre les outils informatiques

Savoir-être

• Capacité à travailler en équipe et avec des acteurs d’autres structures ; savoir entretenir les relations avec les services/partenaires
• Avoir un bon relationnel
• Sens du service public et de la confidentialité
• Faire preuve de rigueur, de méthode et d’organisation
• Autonomie dans l’organisation du travail
• Capacité à faire des reportings réguliers et de qualité
• Avoir le sens des priorités et respecter les échéances