Assistant de direction H.F H / F (CDI)

ROBERT WALTERS CONTRACT PARIS; Meudon; Sur place; EUR 37 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société spécialisée dans le secteur de la défense à Meudon recherche un(e) Assistant(e) de direction. Vous serez chargé(e) d'accueillir les visiteurs, d'organiser des réunions et de gérer les documents administratifs. Ce poste exige au moins 5 ans d'expérience dans un secrétariat de Direction, une formation de Bac+2/3, ainsi qu'une communication fluide en français et en anglais. Vous devez également avoir une maîtrise avancée de Microsoft Office et faire preuve d'une grande rigueur dans votre travail.

Qualifications

• Expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans un secrétariat de Direction.
• Être à l'aise avec les outils informatiques et numériques.
• Posséder d'excellentes capacités de communication.

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs au téléphone et physiquement.
• Organiser des réunions et gérer les réservations.
• Suivre et mettre à jour le planning des déplacements.

Connaissances

Accueillir les visiteurs

Organisation de réunions

Communication en français et anglais

Maîtrise de Microsoft Office

Sens de la discrétion

Capacité d'anticipation et d'organisation

Gestion des priorités

Formation

Formation universitaire Bac+2/3

Description du poste

En qualité d'Assistant(e) de direction H / F, vous serez rattaché(e) à la direction générale.

La fourchette de rémunération est comprise entre 37 000 et 45 000 euros.

Le poste est basé à Meudon.

Nous recrutons un(e) Assistant(e) de direction H / F pour une société spécialisée dans le secteur de la défense.

Vos missions sont :

• Accueil physique et téléphonique
• Organisation de réunions internes avec réservations, configurations des salles en étroite collaboration avec la direction du site, commandes pauses, envoi liste visiteurs à l'accueil
• Impression et présentation des supports au Directeur
• Mise en forme, enregistrement, suivi, envoi, classement courrier interne / externe
• Suivi et mise à jour hebdomadaire du planning des déplacements
• Demandes d'achats, suivi jusqu'à la facturation (SAP / Process Director)
• Organisation et maintien du système de classement confidentiel
• Communication des points de vigilance vers les officiers de sécurité
• Communication des prestations à prévoir par le Club Restauration
• Suivi et mise à jour des demandes de visas, validité passeports, …
• Coordination permanente de l'agenda du Directeur et de son chauffeur
• Préparation des fiches voyages du Directeur
• Gestion fournitures, cartes de visite, …
• Vous êtes issu(e) d'une formation universitaire Bac+2 / 3
• Vous justifiez d'une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans un secrétariat de Direction
• Vous parlez français et anglais couramment
• Vous savez travailler avec une grande rigueur dans un environnement exigeant
• Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et numériques, maîtrisant Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint etc.) à un niveau avancé et d'autres outils collaboratifs
• A l'écoute et empathique, vous savez travailler en coopération avec autrui vers des objectifs communs, dans le respect, la reconnaissance et l'apprentissage de chacun.
• Vous faites preuve d'une grande discrétion et êtes en capacité de maintenir des normes élevées de confidentialité en toute situation
• Vous avez une bonne orthographe et êtes reconnu(e) pour vos capacités de communication à l'oral comme à l'écrit, ainsi que pour votre excellent relationnel qui vous permet d'établir des relations avec des parties prenantes internes / externes variées
• Doté(e) de grandes qualités d'anticipation, d'organisation et de planification, vous savez gérer les priorités
• Vous êtes ponctuel(le) et réactif(ve) et savez-vous rendre disponible en cas de situation imprévue