Assistant de Direction (h/f)

ADECCO FRANCE; Auffargis; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de recrutement recherche un Assistant de Direction à Auffargis. Vous serez rattaché aux Directeurs Financier et Commercial, avec des responsabilités en gestion d'agenda, logistique d'évènements et contrôle des factures. Vous devez avoir une formation Bac+2 et 5 ans d'expérience au sein d'une direction financière, ainsi que maîtrise des outils bureautiques et bonnes notions en comptabilité. La maîtrise de l'anglais est demandée.

Qualifications

• Expérience de 5 ans dans un poste similaire au sein d'une direction financière.
• Utilisation d'outils collaboratifs et de communication.
• Connaissances en normes rédactionnelles.

Responsabilités

• Mettre à jour l'agenda des Directeurs.
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Préparer et organiser la logistique des évènements professionnels.
• Contrôler et valider les factures liées à son activité.
• Assurer le suivi ciblé des dépenses.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques bureautiques

Gestion administrative

Organisation d'évènements

Niveau d'anglais courant

Notions en comptabilité

Maîtrise des outils de reporting

Formation

Bac+2, type BTS Support à l'Action Managériale

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

35H/semaine
Travail en journée

LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, intérim spécialisé, management de transition, et évaluation d'expert(e)s, cadres et dirigeant(e)s, recherche pour son client basé à Auffargis (78) un :

Assistant de Direction H/F

Rattaché(e) aux Directeurs Financier et Commercial de la société, vous aurez pour mission de :

Responsabilités

• Mettre à jour l'agenda et l'emploi du temps quotidien des Directeurs (prise de RDV, courriers, e-mails, congés, etc.)
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous,
• Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels liés à l'activité,
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission des Directeurs (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc.),
• Elaborer le planning hebdomadaire des N-1 du Directeur Général Adjoint,
• Etablir les courriers officiels destinés aux clients,
• Emettre les réservations des déplacements de la force de vente et organiser les plannings des réunions régionales,
• Organiser les visites individuelles des clients,
• Contrôler les habilitations bancaires, être garant(e) des opérations de paiement,
• Contrôler et valider sur l'ERP les factures liées à son activité, notamment les voyages, location voitures, taxis, hôtels, abonnements, etc.,
• Assurer la négociation et le suivi des contrats avec les différents prestataires,
• Réaliser les reportings en termes de chiffre d'affaires, d'investissements, et suivre les KPI financiers,
• Assurer le suivi ciblé de certaines dépenses et du processus de demandes d'investissements,
• Participer aux missions de clôture financière (suivre les interventions des auditeurs externes, suivre le calendrier des clôtures, consolider le rapport de gestion)
• Réaliser le reporting trimestriel du groupe,
• Assurer l'interface avec les cabinets externes et avec le groupe,
• Mettre à jour et organiser la documentation, les sites intranet et internet
• Assister le Directeur Financier dans le déploiement des règles de gouvernance Groupe.
• Assurer ponctuellement le back-up de l'Assistante de Direction Générale lors de ses congés.

Qualifications

• De formation Bac+2, type BTS Support à l'Action Managériale, vous justifiez d'une expérience sur un poste similaire d'au moins 5 ans au sein d'une direction financière.
• Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques bureautiques (Word, Excel, Powerpoint).
• Vous maîtrisez l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, etc.).
• Vous avez de bonnes connaissances en gestion administrative ainsi qu'en normes rédactionnelles.
• Vous maîtrisez l'organisation d'évènements.
• Vous avez de bonnes notions en comptabilité, et vous maîtrisez la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord.
• Votre niveau d'anglais est courant, et vous parlez idéalement l'allemand.