ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

CENTRE HOSPITALIER DU PAYS D AIX - CENTR; Aix-en-Provence; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital public en France recherche un secrétaire pour assurer l'accueil, gérer les agendas de la Direction Générale, organiser des réunions et rédiger des comptes rendus. Les candidats doivent avoir une bonne maîtrise des outils informatiques comme le Pack Office et faire preuve de discrétion et d'autonomie. Ce poste requiert 39 heures de travail par semaine avec diverses modalités de contrat, y compris CDD et CDI.

Qualifications

• Bonne maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Capacité à gérer des agendas et organiser des réunions.
• Discrétion, autonomie et bonnes qualités relationnelles.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer les agendas de la Direction Générale.
• Organiser des réunions et rédiger des comptes rendus.

Connaissances

Maîtrise de l'outil informatique – Pack Office

Accueillir physiquement et par téléphone

Rapidité d'exécution (frappe)

Formation

Qualification : Employé qualifié

Description du poste

Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits). Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cœur de la ville d'Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron. Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l'établissement de référence d'un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.

Missions principales

• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Gérer les agendas de la Direction Générale
• Organiser les réunions, RDV (envoi ordre du jour, convocations, invitations), évènements ponctuels et en réaliser les comptes rendus le cas échéant
• Réceptionner, traiter le courrier et ses réponses
• Mise en forme des courriers et dossiers et des décisions émanant de la Direction Générale
• Gérer et diffuser l'information émanant de la Direction Générale ou des services demandeurs (décisions, notes d'information et notes de service)
• Assurer le classement et l'archivage des documents traités
• Assurer la collecte, la mise en forme et l'envoi des permanences hebdomadaires
• Préparation de dossiers pour les Directeurs

Gestion des instances

• Participation à l'organisation des instances (Conseil de surveillance, Directoire, CSE, CME, F3ST)
• Constitution des dossiers des instances pour la Direction
• Réalisation des comptes rendus et procès-verbaux des instances gérées par la Direction Générale (Conseil de surveillance, Directoire)
• Assistanat à la gestion de projets

Communication

• Actualisation régulière des contacts institutionnels
• Réalisation de supports de présentation

Compétences attendues

• Bonne maîtrise de l'outil informatique – Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook – Intranet – Internet
• Acquisition des modalités de fonctionnement du nouveau logiciel de gestion de l'information déployé à la Direction Générale
• Maîtrise de l'accueil physique et téléphonique

Qualités requises

• Discrétion absolue
• Qualités relationnelles
• Autonomie et dynamisme
• Organisation et méthode
• Disponibilité
• Gestion de l'urgence
• Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
• Bonne présentation

Conditions d'accès au poste

• Pratique du secrétariat
• Rapidité d'exécution (frappe)
• Prise de notes rapide

Quotité de travail

100 %

Régime horaire/organisation du temps de travail

• Poste de jour
• Postes en 7h30
• 14 RTT ou 19 RTT selon le grade de l'agent

Amplitude horaire entre 8h30 et 18h00 en fonction du roulement avec le binôme.

Type(s) de contrat

CDD, CDI, Mutation, Détachement

Processus de Recrutement

CV et lettre de motivation

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités hospitalières

Type de contrat CDD - 3 Mois

Contrat travail

Durée du travail 39H/semaine

Travail en journée

Salaire

• selon grille FPH

Profil souhaité

Débutant accepté

Expérience

Débutant accepté

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