Assistant de direction F / H

Universcience; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution culturelle à Paris recherche un assistant de direction pour assurer la gestion administrative et l'organisation d'informations stratégiques. Vous serez responsable de l'accueil, de la gestion des agendas, et de la rédaction de documents. Le candidat idéal aura une expérience similaire, une excellente maîtrise du français, et des compétences organisationnelles éprouvées. Rejoignez notre équipe et contribuez au bon fonctionnement de notre direction.

Qualifications

• Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en environnement BTP et/ou culturel.
• Connaissance des procédures administratives en établissement public.
• Diplomatie, sens du service, excellent relationnel.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer les agendas et organiser les réunions.
• Rédiger et mettre en forme les courriers et documents administratifs.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Gestion des priorités

Qualités rédactionnelles

Excellente maîtrise du français

Formation

Bac / 3 en assistanat de direction ou équivalent

Outils

Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Outils collaboratifs (Teams, SharePoint)

Description du poste

Overview

Description de la mission

Sous l'autorité de la directrice de la DMTS, vous assurez son secrétariat et celui de son directeur adjoint. Vous apportez une assistance dans la gestion administrative et l'organisation des informations internes et externes liées au fonctionnement de la direction. Vous assurez le rôle de correspondant annuaire et correspondant informatique pour la direction.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique (filtrage des appels, transmission des messages, prise de rendez-vous).
• Gérer les agendas, planifier, organiser et suivre les réunions (conception et mise en forme de supports de réunion, constitution des documents préparatoires et diffusion aux participants et participantes, gestion et organisation logistique, rédaction et diffusion des comptes rendus et des relevés de décisions).
• Rédiger et mettre en forme les courriers et les documents administratifs.
• Mettre au point un tableau de bord et assurer le suivi RH des effectifs de la direction (départs, arrivées, évolutions, mobilités, demandes de remplacement, suivi des arbitrages, formations).
• Administrer et mettre à jour le fichier des contacts (personnalités extérieures, prestataires, etc.), gérer l'annuaire de la direction (correspondant annuaire).
• Assurer le suivi des matériels et logiciels nécessaires aux personnels de la direction, assurer le suivi des demandes auprès de la direction informatique (correspondant informatique).
• Proposer et rédiger, en autonomie ou en appui des responsables concernés, des communications concernant les opérations conduites par la direction à destination des personnels et/ou des visiteurs. En assurer la diffusion directement ou via la communication interne.
• Administrer, assurer le suivi, archiver et classer l'ensemble des documents de travail de la direction sur le serveur en lien avec l'ensemble des équipes opérationnelles et assistants administratifs des départements, assurer une veille et un classement thématique dématérialisé sur les dossiers stratégiques. S'assurer auprès des assistants administratifs des départements de la connaissance des procédés en place et de leur application.
• Assurer la gestion des abonnements des revues et du fonds documentaire techniques de la direction (papier et numérique).
• Établir des commandes via la plateforme dédiée pour les activités directement rattachées à la direction et en assurer le suivi.
• Gérer l'approvisionnement en fournitures de bureau, de badges, de cartes, etc.
• Assurer l'administration RH, en lien avec la DRH, des personnels de la direction (gestion des absences planifiées et congés, assistance à la planification des personnels PPH le cas échéant).

Profil

Votre profil :

• Bac / 3 en assistanat de direction ou équivalent.
• Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en environnement BTP et / ou culturel.
• Excellente maîtrise du français (écrit et oral), très bon niveau d'orthographe. Excellentes qualités rédactionnelles et aisance à l'oral.
• Connaissance des procédures administratives en établissement public.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Expérience avec les outils collaboratifs (Teams, SharePoint).
• Organisation, rigueur, autonomie et gestion des priorités.
• Diplomatie, sens du service, excellent relationnel et capacité à travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs.
• Réactivité, adaptabilité, et capacité à appréhender des sujets variés.
• Discrétion, confidentialité et devoir de réserve.
• Curiosité intellectuelle, intérêt pour le monde de la culture et des musées.

Vous avez le sens de l'organisation, un excellent relationnel et aimez être au cœur de l'action ? Rejoignez notre équipe en tant qu'assistant de direction et contribuez au bon fonctionnement de la direction en assurant une coordination efficace et un appui administratif de qualité.